実施記録は同じ情報を何度も手書き、非効率さに課題

以前から実施記録の非効率さに課題を感じていました。当事業所は、併設のサービス付き高齢者住宅（以下、サ高住）の利用者様がほぼ毎日通所されていますが、全員分の実施記録を手書きしていたのです。記入項目を細かく挙げると、利用時間、バイタル、SpO2のほか、排泄管理や食事量、服薬状況。さらに、運動面では機能訓練やレクリエーションの実施など、記入項目がたくさんあり、少人数のスタッフ運営ではなかなかに大変な状況でした。

また、記録業務が非効率な原因には、スタッフの個別メモを介護記録用紙へ転記していたことが挙げられます。ファイルのなかから利用者様の記録用紙を探して転記するので、介護記録業務だけでも40〜50分程度と、とても時間がかかっていました。さらに、医師が往診時にバイタル確認するための看護記録も別途、作成しており、同じ情報を何度も手書きする手間も悩みどころでした。トータルの記録業務は1時間半にもおよび、どうにか時間短縮できないかと検討していたのです。

現場のICT化と機能訓練の充実を目指してデイリーを導入

デイリー導入のきっかけは、社長が現場の非効率さを懸念し、法人全体のICT化を進める目的で決定しました。デイリーは、実施記録の一括管理ができる上、操作がとても簡単です。タブレットをレンタルでき、ランニングコストがよいことも大きな決め手でした。

また、もっと機能訓練を充実させ、事業所の特色として発展させたいという強い想いにも合致しました。デイリーと一緒に、個別機能訓練に関連するアセスメントシートや計画書を取り扱えるリハプランを併用することで、科学的データに基づいた機能訓練と記録業務の効率化に期待したのです。

一画面で記録が完結、30分程度の時間削減が実現

デイリー導入によって、メモと記録用紙の二重記載が削減でき、介護記録の時間は大幅に短縮しました。以前は40〜50分ほどかかっていましたが、30分ほど短縮し、今ではたったの15分で完了します。サービス案内時に説明があったとおりの期待値で、その効果にとても喜んでいます。

デイリーは利用者を一覧表示してくれるため、介護記録を一画面で操作できます。手書きの書類管理では、毎回個人の記録用紙を探すわずらわしさがありましたが、その手間が減り、記録時間を楽にしてくれました。さらに、レクリエーションの実施や入浴の記録もまとめて入力できるので、一瞬で終わります。

以前は、すき間時間に慌ただしく記録していましたが、デイリーならタイムリーに入力できますし、入力漏れをチェックする必要なく、時間にゆとりが生まれましたね。利用者様がゆっくり過ごされている隣で、会話しながらデイリーでバイタルや特記事項を入力することも可能で、利用者様に寄り添える時間が増えつつあることが嬉しいです。

看護記録は紙記録のままなので、まだまだアナログな部分は残っていますが、デイリー導入から約3ヵ月の短期間でも、ICT化による成果が目に見えてわかり、よい方向に変わってきていますね。

新規の加算を算定しても業務負担が増えなかった

リハプランも活用し、新規に個別機能訓練加算の取得にチャレンジしているので、記録業務量は増えているのですが、デイリーで日々の実施記録を作成しているおかげで、業務負担の増加は感じていません。むしろ、時間短縮しているので驚いています。

当事業所では、看護師や介護スタッフが実施している運動プログラムが4種類あるのですが、デイリーにプログラム内容を登録していれば、前回分コピー機能を反映するだけで機能訓練記録が可能です。また、体調や介護度に合わせて、プログラムの実施有無を項目ごとに選択できるので、臨機応変な対応にも役立っています。

現在、リハビリ専門職は理学療法士の私だけなので、個別機能訓練があるなか、25名分の機能訓練記録を全て担当することはできなかったと思います。しかし、デイリーなら迷わず記録ができるので、ベースのプログラムを実施した際は、看護師に機能訓練記録を任せられます。特記事項に追記する場合はありますが、記録業務を分担できたことで、新規加算取得に難なくチャレンジできました。

音声入力によって紙世代の人でもデジタル化できる

デイリーはタップ操作が簡単なことに加え、音声入力できる点も気に入っています。

50代以上のスタッフのなかには、パソコンやスマホ操作に不慣れで、タイピングはおろかタップ操作も「無理、できない」と難色を示す人が全体の2割程度います。若いスタッフはICT化に柔軟な一方で、ベテランになるほど紙記録に慣れているので、なかなか受け入れ難く感じてしまうのです。また、タップ操作を覚えられたとしても、特記事項の文章のタイピングがおぼつかず、タブレット記録が進まないという課題がありました。

しかし、音声入力の活用によって、その課題は改善しつつあります。デイリーの音声感知は精度が高く、雑音が少なければ話したとおりに入力してくれます。介護の専門用語にもしっかり対応してくれるので、紙世代の50代のスタッフは「デイリーの音声入力なら使いやすく、時短になる」と、タブレット記録への抵抗感が減ってきました。年代や向き不向きによって、操作を使い分けられるデイリーを導入したことで、現場にICT機器浸透の兆しが伺え、よい傾向だなと感じています。

当事業所は、パートのスタッフも多いので、週1〜2回の勤務の人だと、操作を忘れてしまうケースもありますが、その都度、私や操作を習得したスタッフがサポートし、少しずつ慣れてもらっています。完全にタブレットへ移行するにはまだ時間がかかると思いますが、操作が易しいデイリーならさらなる効率化を目指せるだろうと期待が高まりますね。

職員が休んでも利用者のケアに時間があてられる

繰り返しますが、記録業務の効率化により、利用者様の見守り時間を増やせたことがとても嬉しい成果です。周囲へよく目が届き、スタッフがすぐに動ける体制に変わったことで、転倒予防にもつながっています。

また、子育て中のパートスタッフが多いため、どうしても急きょの休みが発生してしまうのですが、少人数でも対応できる基盤ができました。記録時間にとらわれなくなったことで、スタッフ同士でカバーし、臨機応変に現場を運営できるようになってきたのです。利用者様はもちろん、スタッフにとっても過ごしやすい環境に変化していることがありがたいですね。

非効率な実施記録業務で現場業務に滞り

私が入社したのは、2023年2月でした。当時は他社の介護ソフトを使用し、2台のパソコンで実施記録を入力していたのですが、パソコンの型版は古く、ソフトの使いづらさもあり、業務効率の悪さに課題を感じていたのです。パソコンを管理職や相談員が使用している時間もあるので、作業に滞りも生じていました。

そもそも会社全体として、パソコンが苦手な職員が多く、特に50代の職員は紙記入に慣れているので、なかなかソフトに馴染めずにいたようです。バイタルの数値を入力するだけでも30分くらいかかっていましたし、紙の記録をパソコンにも記入しているので「2度手間になっているな」と感じていました。

会社の方針としても、今後、ICT化の推進を図ろうとしていました。Rehab Cloudなら効率の良い記録と計画書作成時などの自動提案により、誰がやっても質の高い書類作成ができると考え私から導入を申し出たのです。LIFE関連加算への対応も考慮し、リハプランの導入後、デイリーもすぐに使うことが決まりました。

パソコン不得意でも「タッチ」だけのデイリーなら扱える

ICT化を進めるため、もっとタブレットを活用したいと考えていました。そこで、元々使用していたソフトをタブレットで使い始めたのですが、パソコン画面がそのままタブレットに表示されるだけで、使用感はかなり非効率でした。文字が小さいため、老眼の職員は拡大表示しながら作業していて、煩わしかったようです。また、画面に表示された小さいキーボードだと入力にかなり時間がかかっていましたね。

紙の記録から抜け出せない状況をなんとかするために、タブレット対応ができる扱いやすいソフトの導入を検討していました。デイリーは決して安くないシステムですが、新規加算の取得を後押ししてくれたリハプランと同様に、現場に確実によい影響をもたらしてくれる自信がありました。デイリーは、視覚的に理解しやすい画面表示で、操作に迷うことがありません。作業効率が上がれば、現場により向き合えるし、職員も残業が減って、プライベートも充実できると思ったのです。リハプランを導入したばかりで金銭的な負担に迷いはありましたが、タップ操作の手軽さに感動し、「絶対にデイリーを使おう」と、即決しました。

思ったとおり、操作が簡単で、パソコンやタブレットに慣れていない50代の職員も喜んで使っています。細かい説明が不要で、文字の大きさも問題なく、老眼の職員も扱いやすいです。最初は新しいシステム導入に抵抗感を示していた職員も「こんな簡単に記録できるの！」と感動していました。今では残業せずとも記録業務が終了し、ICT化の成果を実感しています。私自身も現場の作業効率をアップを実現でき、肩の荷が降りた心持ちです。

記録業務がサクッと、バイタル記録は1/3 に時間短縮

30分も要していたバイタル記録は10分程度に削減。入力の進捗度や再検査の実施状況も確認しやすくなりました。以前は、例えば血圧が正常範囲を逸脱していれば、メモ用紙に「再検査」と入力しており、その後、抜け漏れなく実施されたのかどうか定かではないケースがありました。

デイリーでは、再検査が必要な人は赤くアラート表示されるので、その場ですぐに把握できますし、タブレットのため携帯でき、入力が後回しになることがありません。以前、他社のソフトの使用で発生していた出欠記録の抜け漏れや修正も心配なくなりました。ワンタップでサクッと記録できてしまうので効率化につながっています。

機能訓練記録も効率化、本来の仕事ができるように

デイリーによってバイタル記録はもちろん、機能訓練メニューの記録も楽になりました。一括コピー機能を使えば、何度も同じ内容を入力する必要がなく、実施時間変更や特記事項を追加するのみで終了します。記録業務が効率化したおかげで、利用者様に向き合う時間が増え、本来の仕事に集中できるようになったのです。

今まで、柔道整復師や鍼灸師が機能訓練指導員として運動指導を行なっていましたが、時間に余裕が生まれたことで、身体機能への知識が豊富な看護師にも機能訓練に取り組んでもらえるようになりました。それぞれの専門職の目線で新たな気づきを得られるようになったので、利用者様にフィードバックする機会も増えました。

人材育成の時間ができた、基礎固めの資料としても活用できる

デイリーは人材教育にも活躍しています。記録業務の効率化によって私自身の時間にも余裕ができ、介護業界未経験の管理者や新人職員の指導に乗り出せました。デイリーでは、特記事項・申し送りの欄に定型文を選択して入力できるので、まだ経験の浅い職員にとってはこのテンプレートがとても役立ちます。どのような情報を記入する必要があるのか学びやすく、基礎固めの資料としても活用できるのです。

さらに、普段デイリーで実施記録をとっていると、情報が整理されているので、相談員が計画書を作成する際にもわかりやすい書面に仕上げられます。利用者様の日々の変化が把握しやすく、納得感のある計画書を作成できるようになりました。

実施記録や計画書が丁寧に記入されていれば、家族や他職種連携においても信頼を得られると考えています。今後、デイリーとリハプランをフル活用すれば、些細な気づきさえも家族やケアマネジャーに報告できるような体制へと変えられる自信があります。

利用者様の振替が簡単にできる「稼働率改善に寄与」

デイリーは利用者様が欠席した際の振替日の調整に一役買ってくれています。振替当日は、使用する書類の準備と送迎ルートの追加、ソフトへの振替登録が必要です。また、以前のソフトだと振替日の実施記録が漏れてしまうといったトラブルも発生していました。記録業務に時間を費やしていた当事業所にとって、振替によって新たな業務の追加やトラブルへの対応は、とても負担が大きく、欠席者への振替がままならないこともあったのです。

しかし、デイリーはタッチ操作ですぐにスケジュール変更が可能で、振替当日も支障なく実施記録を反映してくれるので、なんの心配もありません。送迎などの追加業務は発生するものの、記録操作が簡単なことは、急な対応への心理的なハードルを下げてくれます。利用者様に必要なサービスを安定して提供できる体制づくりを強化してくれ、稼働率改善につながりました。

書類業務に追われない「利用者様に時間が使える」

デイリーを中心とした運営体制に変わってから、デイサービス全体の雰囲気にも変化が現れました。空いた時間で、利用者様を楽しませようと率先して動いてくれる職員が増えたり、利用者様とともに作業活動の一環として壁の装飾品を創作したりと、前向きな姿勢が伺えます。

何より記録業務に追われなくなったことで、会話が弾むようになりました。気軽に悩みを相談できる環境に変わり、利用者様同士の会話も活発になりました。お互いの成果報告をしてモチベーションのアップにもつながっているようです。そんな温かい雰囲気のおかげか、私たちも「次はこんな運動にチャレンジしましょう」と、声をかけやすくもなりました。本来の仕事である利用者様との関わりが増え、よい方向へ向かっています。

デイリーを他事業所にも導入していきたい

まずは、リハビリを中心にサービス全体の質をアップさせていきたいです。デイリーを導入して約半年が経ちますが、利用者様との向き合い方を大きく変化させてくれました。運動メニューや提案文を利用しながら、質の高い記録を日々とれるようになれば、さまざまな視点が養えると思います。

当事業所は、長く通所いただく利用者様が多いので、「その人に必要な機能訓練は何なのか」、都度見直せる人材育成を強化したいです。近隣にリハビリ特化型の事業所はまだまだ少ないので、「ここにくれば安心してリハビリができる」と思ってもらえることを目指しています。スタッフの能力を均一化させ、いつでも質の高いサービスを提供できるよう、基盤づくりを続けていきます。

また、私たちはデイリーとリハプランによって利用者様と向き合う時間を増やすことができました。今後は、社内の他事業所でもシステム導入を進めていき、地域で信頼してもらえる事業としてさらに成長して参ります。