まさかの「5分」で、機能訓練計画書ができる！

リハプラン導入前の悩み

1人あたりの計画書作成に時間がかかっていた

どのような特徴のあるデイサービスですか？

簡単に言うと、フィットネスジムのようなリハビリ特化型のデイサービスで、リハビリ専門職が管理する運動メニューのほか、口腔ケアやお口のトレーニングにも力を入れています。

比較的介護度の低い方が多く、いつも和気あいあいとした雰囲気ですね。私は介護事業部のエリアマネージャーとして3店舗の管理を任されています。

導入前に抱えていた悩みを教えてください。

3店舗のマネージャーとして店舗を回りながら個別機能訓練加算を算定していたため、計画書作成業務の作成に時間がとてもかかっていました。

私たちの施設では、利用者さまの在宅生活を真剣に考えて、機能訓練の時間を十分に取ったプログラムを提供しています。

利用者さまと関わる時間を増やしたい。だけど、計画書作成には時間がかかる。結果的に時間の捻出が難しい…。そんな悩みを抱えていました。

リハプラン導入後の効果

計画書作成の大幅な時短と業務効率化につながった

実際にリハプランを導入して、どのような効果がありましたか？

まずは大幅な時短につながりました。これまでエクセルで作成していた計画書づくりの時間が、1枚あたり20分から5分ほどになったのは驚きましたね。

さらに、日常生活動作や身体機能評価を見える化でき、毎月作成するモニタリング報告書の内容も具体的なものに変わりました。おかげで業務効率がよくなり生産性も上がったと感じています。

利用者さまとの時間は増えましたか？

はい、おかげさまで無理なく利用者さまとの時間ができています。私たちの施設の利用者総数は120名ほど。これまでは計画書作成だけで、ひと月あたり約13時間かかっていたんです。

それがリハプランの導入で、約10時間ほどの時短につながり、そこで捻出できた時間を利用者さまと関わる時間に充てることができています。

成功の秘訣

キックオフミーティングで導入目的を共有する

現場レベルに定着するために、何か工夫したことはありますか？

リハプラン導入時に、全スタッフでキックオフミーティングを行いました。新しくやることが増えるという不安を払拭したかったんです。

「書類作成に時間がかかる」という現状の課題を、リハプランを導入することでどのように解決できるのか。それを全員で共有することを心がけましたね。その後は、担当スタッフごとに役割分担をしながら現場に定着していったという感じです。

具体的にどのような業務分担をしたのでしょうか？

個別機能訓練加算については、機能訓練指導員だけの負担にしないで、他の職種の方にも入力作業を振り分けました。

具体的には、基本情報の入力を「相談員」、計画書入力作成を「機能訓練指導員」、書類管理を「介護スタッフ」といった流れです。

こうした工夫は、単なる効率化というだけでなく「すべてのスタッフが利用者さま一人ひとりの機能訓練に関わっている」という実感にもつながっていると思います。

こんなデイサービスにおすすめ

書類作成や管理業務を一人でしているデイサービスに

リハプランはどんなデイサービスにおすすめですか？

機能訓練指導員が一人で評価、書類作成、管理業務を行なっているデイサービスにおすすめですね。リハプランを活用すれば、計画書の作成時間の短縮のほか、書類業務が見える化できるので管理業務も短縮できます。

また、基本情報や評価などの入力作業の分担もしやすいので、一人で抱えていた負担も軽減できると思います。