LIFE提出作業を脱属人化！「驚くほど簡単に引き継げた」

埼玉県久喜市栗橋にある「栗橋翔裕園デイサービスセンター」は、職員数15名、定員数35名の通所介護事業所です。1995年に開設されて以降、栗橋エリア近隣にお住まいの方々を中心にご利用されています。地域に根ざした事業所なので、利用者のなかには「数十年ぶりに再会した」という、お知り合い同士の方々も珍しくないようです。また、Instagramでの積極的な情報発信に取り組まれており、「温かい雰囲気の事業所」として高い評判を集めています。

同事業所では個別機能訓練加算（Ⅰ）（Ⅱ）、運動器機能向上加算、科学的介護推進体制加算に取り組まれています。一方で、LIFEの提出内容や提出方法が複雑なことから、業務の増加や属人化などの課題を感じられていたようです。

今回は、そのような課題意識からRehab Cloud リハプランの導入を決められた栗橋翔裕園デイサービスセンター前生活相談員である佐藤善昭さんに、サービスを導入したきっかけやその後の効果について、お話を伺いました。

LIFE関連加算の算定に取り組むなかで業務量が増加

私たちの事業所では、個別機能訓練加算（Ⅰ）（Ⅱ）、運動器機能向上加算、科学的介護推進体制加算に取り組んでいます。科学的介護推進体制加算は開始当初（2021年4月）から取り組んでいます。「今後、科学的介護が当たり前の時代になる」という意識があったので、早いタイミングから取り組み始めました。

また、ADL維持等加算にも以前チャレンジをしましたが、こちらは提出方法やタイミングがわからず挫折しています。当事業所では、ほとんどの利用者に対して個別機能訓練を実施していたため、算定要件を満たせるイメージはあったのですが、肝心なデータの提出方法がわからず、算定には至りませんでした。

請求ソフトだけでは手間がかかり、一人でのLIFE対応に限界

当初、私一人でLIFE提出に取り組んでいたのですが、右も左もわからず、ヘルプページを確認しても理解が追いつきませんでした。それまで導入していた介護ソフトのメーカーに相談をしても、介護ソフトの使い方以上のことは回答をいただけず、誰にも相談ができずに困っておりました。

なんとか提出方法を把握できても、実際のデータ入力はもっと大変で、かなり苦労しました。それまで使っていた介護ソフトでは、まず実施記録のページにデータを入力して、そこからLIFE提出データを作成するページを開いて転記をして、また実施記録のページに戻って……と、ページを行き来する必要がありました。ソフトの読み込みも遅く、ページを動かすたびに10秒ほど待つ必要があり、待機時間もかかっていましたね。

また、計画書を作成する段階では「必須項目が全て入力されているか」がわからず、最後に出力ボタンをクリックするタイミングでアラートが表示される仕様でした。アラートの原因を確認するために該当するデータのページにまた戻って、そしてまたLIFE提出用データを作成するページに戻って……と、ここでもまたページを行き来する必要があって、毎月10日のLIFE提出期日には焦りながら取り組んでいました。月初は請求業務もあるので、とても忙しかったですね。

管理職になり業務量過多。属人化したLIFE対応の引き継ぎは困難

私が管理職に昇進したタイミングで、請求業務やLIFE提出などの業務を引き継がなくてはいけなくなりました。しかし、それまでの介護ソフトでは、LIFE提出のプロセスが複雑すぎて「このままでは誰にも引き継ぐことができないな……」とかなり不安を感じていました。

リハプランの導入でLIFEの作業時間は1/2に削減

リハプランについては以前から知っていましたが、どちらかと言えば「個別機能訓練計画書を簡単に作成できるソフト」というイメージでした。しかし、「LIFEの提出作業も簡単にできるソフト」でもあるということを知り、興味を持ち始めました。

実際に導入してからは、LIFEの提出作業をかなり効率化できていると感じます。とくにリアルタイムで表示されるアラート機能はとても便利です。入力のミスや抜け漏れがあればすぐに気がつけるため、提出直前に修正や再入力をする手間がほぼなくなりました。

また、リハプランから出力したCSVファイルをLIFEにそのまま取り込み、提出ができる機能も重宝しています。LIFEへの提出データをまとめるのにこれまで1時間以上かかっていたのが、現在は数分で済んでしまうので「本当にこれだけでいいの？」と、今でも拍子抜けしてしまいます（笑）

リハビリ職員から「作成・管理がわかりやすくなった」との声

個別機能訓練計画書の作成は、もともとリハビリ職員が主体で進め、他の職種と確認しあう流れができていました。リハプラン導入で作成時間が短縮したのはもちろんですが、スケジュール管理がしやすくなったこともあり、リハビリ職員からも好評です。

通常、個別機能訓練計画書は3ヵ月毎に更新をしなければならず、私たちの場合は3ヵ月を3グループに分けて更新作業に取り組んでいます。リハプランでは「今月はこの利用者様の分を対応する」というのがひと目でわかりますし、「この利用者様の分は作成したのかどうか」というのをアラート機能で確認できるため、スケジュールを管理しやすいです。

必須項目がわかるので、入力の抜け漏れも起こらない

リハプランでは、個別機能訓練計画書を作成している段階で、LIFE提出の必須項目がわかるため、入力の抜け漏れを防ぐことができています。これがLIFE提出がスムーズになった要因です。

入力ミスがなくなったことで時間的な余裕が生まれて、他の職員にも操作方法を教えられるようになりました。私一人で対応しなくても大丈夫になったのは、リハプランを導入したおかげです。リハプランでは入力項目の付近に「？」マークがあり、そこに記載されている操作説明を見てもらえば誰でもわかりやすく理解できる点も嬉しいポイントですね。

丁寧で具体的なサポートで、不明点をすぐに解消できる

加算のことや入力内容で不明点があった場合には、リハプランのサポートスタッフにすぐに質問をしています。「国からの通知内容はこうなので、こうしてください」など、こちらの疑問点に対して、いつも納得のいく回答をいただいています。

たとえば、区分変更中の利用者のLIFEデータ提出をどうすればいいか伺った際には、「区分変更申請中のため、変更前の要介護度で提出しても、空欄として提出しても、要介護度が確定次第速やかにデータを提出しても、どれでも差し支えない。ただし、データの提出が困難であった理由を明記しておくこと、と厚生労働省のＬＩＦＥの入力方法に関するＱ＆Ａに示されています」と具体的に助言をいただきました。

また、科学的介護推進体制加算について、急きょ利用を終了された方の対処方法を伺った際には、「緊急で月初に入院することとなり、当該利用者について情報の提出ができなかった場合には、情報の提出が困難であった理由について、記録に明記しておくことと示されています」という回答をいただいています。

リハプランはLIFEの必須項目もわかるようになっているので、必要な情報を効率的に入力でき、入力時の迷いや不備が随分と減りました。

脱属人化の実現。挫折したADL維持等加算の算定にも再挑戦

一度挫折したADL維持等加算については、これからリハプランを使って再挑戦していこうと考えています。その他の加算業務については、今年度中には完全に他の職員に引き継ぐことができる見込みです。リハプランのおかげで「LIFE提出はそこまで難しいことではない」という共通認識を事業所全体で持つことができるようになりました。

また、今後はリハプランで表示された体力測定の結果を、営業活動でも積極的に活用していきたいです。「私たちのデイサービスでは、このような体力測定をしながら身体機能を維持向上できますよ」ということをアピールして、より多くの方にご利用いただきたいと考えています。

今後は、利用者の“自立支援”にさらに取り組んでいく

私たちは、利用者の方に楽しんでいただけるようなサービスを心がけています。施設のホームページやInstagramでもご紹介していますが、編み物や絵手紙などの趣味活動をはじめ、変わったところでは大根のお風呂に入っていただいたり、仮装した職員が100歳の誕生日パーティーを開催するなど、皆様に喜んでいただけるような取り組みを、今後も引き続き取り組んでまいります。

また、その先に自立支援を促せるような取り組みができると理想的だと考えています。科学的介護についてはLIFEのフィードバックデータをもっと活用できるように、今後もリハプランさんにご助言をいただければと思っております。