リハ職や看護師の不安が解決！職員の教育に有用！

長野県長野市にある公益財団法人倉石地域振興財団「リハビリ＆フィットネス　リサーラ松岡」は、定員18名の半日型デイサービスです。現在職員は理学療法士、看護師、介護職員の７名が在籍しており、全員が個別または集団の機能訓練指導を可能としています。職種の隔たりなく協力し、情報共有を大切にしている理由は、「機能不全の改善を目指すデイサービス」としてリハビリに全力を注ぐためです。

当施設は、「健康体操や一般的なマシーンを使ったフィットネス的な運動だけでなく、個々の身体機能に合わせた運動の提供を」と、2022年8月に開業しました。施設長の町田幸城さんは大手スポーツクラブに20年以上勤務し、その中でリハビリ型デイサービス事業に約10年携わりました。その後、地元の長野市にUターンし、育った街に貢献したいという想いを胸に日々、介護の仕事と向き合っておられます。

前職時代から、「リハビリに特化したシニア世代へのサービスを提供したい」と、ポリシーを持っていましたが、計画書などの帳票作成や情報共有で課題を抱えていたそうです。今回は、施設長と管理者を兼任されている町田さんにRehab Cloud リハプランを導入しようと思った経緯や導入後の変化などを詳しくお聞きしました。

リハビリ特化型だからこそ専門性の高い計画書にハードル

前職では理学療法士などが立ち上げた直営店のデイサービス7店舗のエリアマネージャーとして働いていました。理学療法士が常駐するデイサービスは、10年前はまだ珍しく、機能不全を改善できることに意味を感じていました。しかし、理学療法士が作成した個別機能訓練計画書は専門用語ばかりで職員への共有が大変だったのです。

そのため、「リハビリ＆フィットネス　リサーラ松岡」を始める際は、利用者様、ご家族、ケアマネジャーなど介護に関わる全ての人たちへの伝達をスムーズにしたいと考えていました。デイサービスの経験の浅い職員もいたので、とにかくわかりやすい書面の作成が必要でした。

当施設は、利用者様一人ひとりに対して専門性の高い機能訓練を提供することをモットーとして掲げています。さらに、利用者様の自立支援と事業の継続に向けて複数の加算を取ることも大切にしています。

前職では加算算定ごとに帳票が増え、作成や対応に時間がかかりました。そのため自社や他社のシステムを組み合わせて効率化を図ろうとしました。しかし、現場共有は困難を極めました。さらに、LIFE提出時にエラーが多発していたため費用も時間もかけているのに、効果が伴わないことが悩みでした。リサーラ松岡を開業するにあたり、前職時の二の舞は避けたいという思いがありました。

格段な書類業務の効率化。 LIFE提出時に一度もエラーなし

前職で書類業務のシステム化を進めていたころ、リハプランを知りました。他社システムと比較して、圧倒的にシンプルな操作性と機能訓練に特化した管理や計画書作成がスムーズな点が魅力で、当施設の開業当初から導入しました。

現在は、個別機能訓練加算(Ⅰ)（Ⅱ）、運動器機能向上加算、口腔機能向上加算(Ⅱ)、科学的介護推進体制加算を算定しています。今後はADL維持等加算にも対応していく予定です。

LIFE連携に感動！リハプランはソフトとして優しい

他社のソフトは、請求ソフトとの一体型のものが多く、機能訓練に特化した施設からすると管理や計画書作成が実務と合わない、もしくは精度が低いと感じていました。

一方でリハプランは、アセスメントさえしっかりできていれば、すぐに書類作成が可能です。目標やプログラムに対するコメントも優しい言葉で自動提案され、経験の浅い職員にも親切な機能が搭載されています。

さらに、リハビリ特化のソフトだからこそ、半日型サービスの特徴にも配慮したシステムで、以前は直接入力していた項目も適切な文章を提示してくれるのも良かった点です。

特に感動したのは、LIFE提出時のサポートです。前職時代は科学的介護推進体制加算でエラーが多発していたのですが、当施設では一度もエラーが発生していません。入力内容に漏れや誤りがある場合は、CSVに出力する前にアラートで教えてくれたり、クエスチョンマークを押すと厚生労働省の情報を確認できたりと、率直に素晴らしいと思いました。

サポートセンターへの問い合わせも減らせるので、業務効率化につながっていると実感しています。さらにサポートセンターの対応もとても親切で、丁寧でした。

職員の教育にも役立つ。機能訓練計画書の作成時間は1/3に短縮

リハプランの導入は職員の教育にも役立っています。職員にリハプランに沿って書類作成をしてもらうと、ゼロから指導する必要がありません。わかりやすい言葉で書類のベースができているので、私からは「アプローチの部位を補足して」など、専門性の高い文面に修正するだけで済みます。

OJT研修で、いきなり専門用語やソフトの使い方を覚えるとなると大変だと思いますが、段階的にフィードバックしやすい点が導入して良かった点です。開業当初は、新規利用者様の通所介護計画書・個別機能訓練計画書を作成する際、一人当たり30分ほどかかっていましたが、今では10分程度に短縮しました。

短縮した時間でより職員教育に時間がかけられますし、お客様にゆとりを持って対応できるようになりました。

体験後の成約率90%以上！お客様に伝わりやすいコンテンツ作りに貢献

リハビリ特化のデイサービスとして効果のある施設と認識してもらうために、見学や体験会では、不安を小さくして、期待を大きくする工夫をしています。1時間〜1時間半の体験の中で、姿勢評価、動作評価のコンテンツを実際に体験してもらい、その変化を感じていただきます。

高齢になると、感覚機能の低下により、自身の変化に気がつきにくいのですが、動画や画像でビフォー・アフターをお見せすると、その変化を実感していただけます。現在、見学や体験後の成約率は90％以上獲得している状況です。

実際、成約後も目で見て変化がわかることを意識して訓練や書類を作成しており、ここでもリハプランが活躍しています。画像や動画の記録はもちろんですが、モニタリング機能で数値的に維持・改善が見られたら、ニコちゃんマークが表示されるので、ご本人だけでなくご家族やケアマネジャーからも好評です。

ビフォー・アフターがわかりやすいので、「ニコちゃんマークが減らないよう、次の測定も頑張ろう」と、モチベーションにもつながり、一緒に目標を考えられています。義務があるから帳票を作成するのではなく、利用者様が見て伝わる内容であることが大切です。
こうしたアウトカムを意識したことにより、身体機能測定の維持・向上率も90％以上を実現できています。開業してまだ一年に満たないのですが、利用者様3名が介護度の軽減によってデイサービスを卒業されました。

長野市内で6店舗閉鎖、生き残るデイサービス

私がアウトカムにこだわる理由は、身体機能が改善しないから利用継続しないという事実があるからです。当施設が開業してから今まで、長野市内で運営している他社の施設が相次いで6店舗閉鎖しました。

これは、看護師が機能訓練指導員として機能訓練を提供していて、健康体操や一般的なマシーンを利用した運動をリハビリと位置付けているからだと思います。長野市ではこうしたフランチャイズ店が多く、リハビリの知識に長けた職員がいないことが経営存続の難しさにつながっているのでしょう。

お客様にとって良いものを作れば、利用継続や紹介につながります。当施設は、幸いにも利用者様が右肩上がりに増加して、午前・午後を合わせた１週間で利用可能な枠数でいうと当初の5倍近くにのぼります。アウトカムにこだわって運動指導することが生き残りのカギと言えるでしょう。

看護師だけの機能訓練型デイサービスにおすすめしたい

機能訓練型のデイサービスでは、リハビリの知識をもった職員が必要だと言いましたが、リハプランを導入すれば、看護師メインの施設でも機能訓練の計画が立案しやすくなると思います。大手のフランチャイズ店は収益を上げるための人員構成のため、専門職は看護師に限られる場合が多いようです。

しかし、身体機能評価や生活機能、興味関心のチェックシートを使えば、利用者様ごとに次にやるべき業務が一目でわかり、評価や訓練計画がわからないという看護師さんにもおすすめできます。

理学療法士がいても導入メリットを感じる

繰り返しますが、リハプランはデイサービス未経験の職員にとって、優しいソフトだと思っています。ゼロから評価、訓練計画、運動指導、書類を作成するのは非常にハードルが高く、理解が難しいでしょう。
理学療法士などの専門職もデイサービスでの経験がなければ、不安な点も出てくると思うので、導入のメリットは多いと感じます。

デイサービス卒業後の提案や地域のニーズに貢献していきたい

現在、デイサービス内では、機能不全が起こっている方に向けて運動指導しており、自立支援、つまり卒業のためのコンテンツ作りを頑張っています。新たな店舗を増やしつつ、今後は、長野市の地域貢献を進めるべく、利用者様が卒業後も運動できるような自費事業や予防事業など、地域のニーズに沿ったサービスを展開したいと考えています。

そのためには、システム導入によって業務の効率化や職員教育が重要になります。今後もリハプランの利用を通して、情報交換させてもらえると嬉しいです。