口コミで利用者が10倍に！個々と向き合える環境ができた

静岡県静岡市にある株式会社深井シーリング「ココトレ」は、定員数18名の地域密着型の通所介護事業所です。半日型の2回転で1回3時間の利用のなかで、15分のマッサージと15分の個別機能訓練を提供している手厚いサービス内容が特徴の施設です。また、職員の年齢層は20〜30代と非常に若く、賑やかで活気があり、利用者からは「知人にも紹介したい」という声を多数いただいているようです。

同事業所では、2022年8月に開業したタイミングで、Rehab Cloud リハプランを導入いただきました。現在は個別機能訓練加算（Ⅰ）（Ⅱ）、口腔機能向上加算（Ⅱ）、科学的介護推進体制加算に取り組まれています。導入後は、毎月の提出業務に追われることなく、しっかりと利用者に向き合うことができているようです。

今回は、同事業所・施設長の深井亮さんと介護職員・深井有美さんに、サービスを導入いただいたきっかけやその後の効果について、お話を伺いました。

開業に伴い、業務効率化ができる介護ソフトを探していた

私たちは、昨年の2022年8月に開業したばかりの通所介護事業所です。20〜30代の若手職員が多く、比較的デイサービスでの経験が浅いメンバーで運営しています。そのため開業当初から、事務作業はできるだけ効率化をして、利用者1人に対して職員1人を配置できるような手厚いサービスを提供したいと考えていました。

しかし、介護現場の事務作業は複雑でアナログなものが多く、業務効率化は一筋縄では行きません。とくにLIFEへのデータ提出では、手書きの書類内容をパソコンに転記する工程が発生してしまいます。このようなアナログな作業は職員の精神的な負担につながり、結果としてサービスの品質低下を招いてしまうものです。そのため、できるだけ簡単にLIFE提出ができる介護ソフトを探していました。

導入の決め手は、LIFEを提出できるイメージが湧くかどうか

管理者である夫はもともと介護経験がありましたが、妻である私は経験が浅く、LIFEについては右も左もわらかないという状況でした。いくつかの会社から、介護ソフトについての説明を受けたのですが、基本的にはLIFEについての知識が一定ある前提で、私のような素人に向けた説明はまったくありませんでした。

しかし、唯一丁寧に説明してくれたのがリハプランです。営業担当者は「どこからわからないですか？」と丁寧に話を聞いてくれました。「そもそもLIFEとは何か」という基本的な説明からしていただき、疑問点や懸念点をひとつずつ解消していただきました。

当初はLIFEについて不安で一杯だったのですが、リハプランのお話を聞いた後は「このサービスならLIFE提出ができそう」と思うことができました。営業担当者が気さくな方でしたので、導入後に不明点が発生しても、相談をすればすぐにサポートをしていただけそうという安心感もありました。

デイサービスの運営にリハプランは欠かせない存在

開業当初からリハプランを導入しているため、施設の運営はリハプランをベースに構築されています。介護経験が比較的浅いメンバーが中心ではありますが、大きな問題もなく取り組むことができています。

他の事業所では「LIFE提出ボタンを押したタイミングでエラーが出てきた」「どの項目が必須内容なのかわからない」という声をよく伺いますが、私たちはリハプランの指示通りに入力するだけで良いので、戸惑うことなくLIFE提出ができています。

新人教育や業務の引き継ぎで時間がかからない

紙の書類で管理をしていると、引き継ぎのときに「どこに何が書いてあるのかわからない」という問題が発生してしまいがちです。しかし、リハプランの場合は入力内容が一目瞭然のため、引き継ぎをする際にミスや時間がかかるといった心配がありません。

また、個別機能訓練計画書を0から作成するのはとても大変な作業です。作成するのはもちろんですが、それ以上に教えることにも時間がかかってしまいます。その点、リハプランでは自動提案、簡単クリックで個別機能訓練計画書を作成できるため、若手職員への教育負担を最小限に抑えることができています。

とくにココトレの場合は、リハプランのサポートスタッフから直接やり方を教えていただきました。実際に計画書を作成する職員にも同席をしていただき、私たちが教えるというよりは、サポートスタッフの方から直接教えていただくというかたちでした。開業当初の忙しい時期でしたので、新人教育の時間を省けて随分と助けられたのを覚えています。

利用者が増えても手厚く向き合える

開業時から基本的には残業をすることなく定時に帰ることができています。利用者数が増えても、事務的な面では業務に追われることはありません。また、その分だけ利用者様に手厚く向き合うことができています。

機能訓練の時間は、基本的にはマンツーマンで対応することができる状態です。今月からは新しく「スラックレール（体幹トレーニングの一種）」の導入を検討しているのですが、そのためには事故が発生しないように利用者1人につき職員1人を配置する必要があります。仮に職員が事務作業に追われていた場合、おそらく導入することは難しかったと思いますが、私たちはリハプランで事務作業の負担を最小限に抑えているため、現場に人員を割くことができます。

車椅子の利用者が半年で歩行練習ができるようになった

以前、腰の圧迫骨折から車椅子で過ごすことになった80代後半の方がいらっしゃったのですが、なんと半年で杖での歩行練習を始めることができました。下肢の運動や痛みを軽減するためのマッサージ、電気マシーンの利用など、さまざまなことを試しましたが、一番効果的だったのが声がけです。「足を伸ばして」とか「曲げて」とか、ときには写真を撮って一緒に確認をしながら、マンツーマンでサポートをすることができました。

こちらの真剣な姿勢が伝わるのか、利用者様にはいつも真剣に取り組んでいただいています。機能訓練には多少の痛みはつきものですが「痛いから辞めたい」と言う方はおらず、「一生懸命教えてくれるから頑張ろう」と思ってくださる利用者様が多いです。

利用者様が「機能訓練の効果を最大限に実感したい」と期待してくださっているので、私たちもその期待に応えられるように努めています。

職員の働くモチベーションを高められている

事務作業の負担軽減は、職員の働くモチベーションを高めることにもつながっています。

たとえばミーティングのときには、利用者様についての情報共有のみならず「利用者様のためにやってあげたいこと」まで議題として自然に挙がってきます。「利用者様のために◯◯をしよう」と決まれば、すぐに具体的なやり方まで職員が主体的にタブレットで調べてくれます。当初は1時間の会議だったはずが、議論が盛り上がり、気がついたら延長されているケースもありますね。

リハプランを導入したことで、事務作業の負担が少ないため、利用者様のことを考える余裕ができたのではないかと思います。職員一人ひとりが利用者様のことを考えて行動してくれるため、事業所全体として良い雰囲気づくりができていると感じています。

利用者の数は3名から、口コミの効果で31名まで拡大

開業当初は利用者様は3名でしたが、一人ひとりに向き合って手厚いサポートを続けていたところ、口コミのおかげで31名にまで拡大することができました。利用者の方から「知り合いに紹介したいからパンフレットがほしい」と言っていただけるのは、とても嬉しいことです。ご近所同士の方が増えることで、とても楽しく賑やかな雰囲気になっています。

ケアマネジャーからも好評の声をいただく

リハプランで作成したモニタリングシートは職員全員が担当しています。利用者様と触れ合う時間が増えたことにより、ケアマネジャーからも毎月丁寧に書いてもらえて嬉しいとお声を頂戴する事ができました。

また、個別機能訓練計画書に関しても、作成時間をたっぷり取る事が出来ておりスムーズに入力する事が可能です。担当の職員がご利用者様全員分の計画書を作成することができております。

自立支援を“当たり前”にしていきたい

今後、施設としては運動メニューを増やしていきたいと考えています。同じメニューだけでは利用者様を飽きさせてしまうため、メニュー内容を充実させていきたいです。しかし、そのためには現場に向き合う時間がさらに必要になります。リハプランのようなサービスを積極的に活用して、業務効率化を進めていきたいです。

また、怪我や病気をしてからデイサービスを利用していただくのではなく、予防として利用していただけるような仕組みづくりをしていきたいです。「もっと早くから来ておけばよかった」と後悔される方が今よりも少なくなるように、自立支援としてのデイサービスをより当たり前のものにしていきたいと考えています。

そのためには、施設として高齢者に対する理解をより深めていく必要がありますので、科学的介護推進体制加算のフィードバックデータを活用したりなど、積極的な取り組みをしていきたいです。