脱エクセル！書類の一括管理でスタッフ共有がスムーズに

2004年に開業された宮城県富谷市の有限会社ケアオフィス「デイサービスけあふる」は、今年で19年目を迎える地域密着型の通所介護事業所です。定員数35名で、日常生活動作の維持向上を重視し、柔軟にショートコースとロングコースを選べる個々に寄り添ったサービスが特徴です。個別機能訓練や季節のレクリエーションのほか、畑で野菜を育てるなど利用者が楽しんで過ごせるような環境を整えています。

同事業所では、2022年12月からRehab Cloud リハプランを導入いただき、導入翌月には、個別機能訓練加算（Ⅱ）、さらにその後、口腔機能向上加算の算定に取り組まれています。以前は、エクセルで書類管理していたため、スタッフ共有や毎月の提出業務が大変で、残業することも多かったそうです。導入後は、書類の一括管理が可能となり、利用者に関わる時間が増えたと前向きな変化が伺えます。今回は、同事業所の柔道整復師で機能訓練指導員として務める阿部秀徳さんにサービスを導入いただいたきっかけやその後の効果について、お話を伺いました。

エクセルで計画書作成、書類管理に課題があった

以前はエクセルで興味関心、生活機能チェックシートや個別機能訓練計画書、管理シートなどを作成していました。大きな課題だったのは、常に書類業務に追われていたことです。利用者様毎に一から情報を入力していたため、ベースの作成には2時間ほどかかっていました。遅い時は20時くらいまで残業することもあり、次月以降の更新においても、一人あたり15分程度はかかっていたと思います。各書類に転記する手間も悩みの種でした。１つのデスクトップPCで見比べながらの作業は非常にやりづらいため、一旦印刷してから確認作業をしていたのです。入力漏れを防ぐための対策でもありましたが、効率は悪く、紙代もかかっていましたね。

スタッフ共有していても更新の抜け漏れや管理に不安があった

書類管理は、逐一スタッフと共有しながら行なっていました。しかし、口頭だとついうっかり更新し忘れてしまったり、入力の抜け漏れがあったりと、なかなか大変でした。スタッフ同士で気をつけていても、カバーしきれていませんでしたね。

また、データの管理にも不安がありました。PC内で利用者様毎にファイル分けをして管理し、常にバックアップを取ってはいましたが、データを上書きしてしまわないかなどという不安は拭いきれない状況でした。

課題あぶり出し、目標を明確化する書類作りに時間を要した

最も時間がかかっていたのは、個別機能訓練計画書の目標設定です。私たちは、日常生活の支援を一番に考えているので、利用者様の生活の悩みをしっかりヒヤリングして、課題をあぶり出し、目標を検討すること。そして、いかに相手に伝わりやすい文面にするかを大切にしています。

だからこそ、どのように書面に記せば理解してもらえるのか、試行錯誤していました。例えば、「トイレが難しい」という利用者様のケースでは課題となるのは、トイレまでの移動なのか、トイレ内での動作なのかということになります。それをきちんと検討した上で、利用者様とご家族に同意を得られる目標を説明しなければなりません。

新しい加算の申請方法もわからず戸惑い

実は、リハプラン導入前に、簡単なものではありますが、口腔機能改善のため全体で、食事前の口腔体操や希望者への口腔ケアを提供していました。だからこそ、口腔機能向上加算を申請したいと考えていましたが、どのような書類を作成するべきなのか全くわからなかったのです。

算定要件が多いし、LIFEにも提出する必要があるため、どれくらい算定に時間がかかるのか未知数で戸惑っていました。行政に問い合わせてみましたが、なかなか理解が進まず、難しさを感じていました。

また、算定する加算が増えるたびに書類管理が大変になり、どこに必要な書類やデータがあるのかわからなくなる懸念もありました。

書類管理を一括に、抜け漏れもない点が魅力だった

リハプラン導入の決め手は、書類管理が一括でできることと、アラート機能による記入項目の抜け漏れや更新忘れを防げることです。エクセル管理の際に都度、転記していた時間は削減され、全利用者様の書類の進捗状況を一目で確認できるようになり、抱えていた悩みを払拭してくれました。

おかげで、導入翌月の2023年1月から個別機能訓練加算（Ⅱ）を実際に取れるようになりました。さらに、LIFE提出時に懸念していた疾病やICFコードの入力間違いについても、リハプランなら対応できるとイメージが湧き、2月からは新たに口腔機能向上加算にも挑戦できました。

残業削減、より良い現場づくりのための時間ができた　

何より、書類業務に追われなくなったことで、利用者様と関わる時間を増やせたのは、とても喜ばしいことです。現場に十分な人員配置ができ、以前より職場全体が明るくなったように思います。

限られた時間の中で準備していたレクリエーションや機能訓練の道具作りにも、以前よりも時間を当てられるようになり、より良い現場づくりのために時間を有効活用できています。

書類業務に関する残業はほぼなくなりました。もうエクセルでの作業には戻れません。

スタッフ間でのコミュニケーションも取りやすくなった

現場の明るさは、スタッフ間のコミュニケーションにも現れています。目標設定や管理シートをはじめ、各書類作成に悩む時間が減ったことで、スタッフの表情も豊かになりました。

元々コミュニケーションは活発でしたが、さらに気軽に話をする場面が増えました。リハプランの画面を見ながら話をすると、自然にお互いの理解がスムーズに進むのです。

要望があった口腔機能向上加算の算定をすぐに実現

利用者様のご家族から、「飲み込みや言葉の聞き取りが難しくなってきた」とのご相談があったため、リハプランを導入したタイミングで口腔機能向上加算の算定に向けて動き出すことにしました。

以前から、簡単な口腔体操や口腔ケアを行なっていたと話しましたが、リハプランで専門的な口腔機能訓練の資料を確認できることが、指導の自信につながったのです。他の項目に比べて加算点数は低いけれど、リハプランなら書類業務の負担を感じず、確実に算定できるだろうと考え、導入2ヵ月目には開始してました。

説明資料やテストの分析結果がわかりやすくまとめられていたので、口腔機能の改善の必要性を感じていた利用者様のご家族にも料金が増えることを納得していただけました。算定者数は少しずつ増えつつあります。リハプランを導入して半年。新しい加算を取れるようになり、収益化につながったことも含め、リハプランがあって素直に良かったと思います。

家族と過ごす時間が長くなるお手伝いを継続

私たちはやはり、利用者様がご自分でできることが増える、または続けられるようにお手伝いしたいと考えています。住み慣れたご自宅で少しでも長くご家族と一緒に暮らせるように、そのご希望を支援することが私たちの務めです。

さまざまな状況の利用者様がいらっしゃいますが、これからも一個人を尊重し、寄り添った訓練を提供していきたいと思います。リハプランによって時間ができた分、利用者様が「もうちょっと頑張ろうか」と、楽しく訓練に向き合ってもらえるような関係づくりをより一層続けていきます。