紙・エクセルに分散した帳票を統一！160人分の管理が簡単に

新潟県新潟市にある「悠悠いきいき倶楽部 新潟」は、定員数50名、半日型2回転で運営している通所介護事業所です。同施設は、2017年に開業後、2020年に現在の所在地に移転し、リハビリ特化型のサービスを開始しました。「笑顔で運動ができる安心・安全な事業所づくり」をモットーに、利用者が楽しく通所できるような環境を整えています。

要支援から要介護1程度の比較的自立度の高い方が中心に利用されており、外出のきっかけや介護予防、地域の方同士の交流を楽しむ場としても選ばれています。

同事業所では、2020年7月にRehab Cloud リハプランを導入していただきました。その後の変化として、「書類業務が一元化されたことで、期日までに余裕を持って書類提出ができるようになった」、「データを元に適切なご案内ができるようになった」と、喜びの声をいただきました。

さらに、リハプラン導入をきっかけに、個別機能訓練加算（Ⅰ）イ、個別機能訓練加算（Ⅱ）、ADL維持等加算、科学的介護推進体制加算が取れるようになり、7月からは口腔機能向上加算にも挑戦されているそうです。

今回は、生活相談員で、施設長を務める金子晃一郎さんにサービスを導入していただいたきっかけやその後の効果について、詳しくお話を伺いました。

エクセル、ワードなど様々なツールでの帳票対応に苦労

以前は、フェイスシートやアセスメントシートなどの帳票を作成する際、エクセルやワードの雛形に直接入力していました。月末にはモニタリングシートの作成も必要で、内容を照らし合わせるために、様々なツールを活用し、複数のフォルダを開いては閉じを繰り返していましたね。

また、帳票の進捗度の確認は紙管理で、アナログな作業が多く、残業することも少なくない状況でした。特に40代以上では、パソコンが苦手な職員も多く、そもそもどのフォルダに何の書類が仕分けされているのかがわからないというケースもあり、最終的に私や事務員が修正することもしばしば……。

専門職は看護師が3名在籍しているのですが、全員パートで短時間勤務や夕方まで勤務できる人などバラバラで、業務負担に偏りが生じていることも課題でした。

運動器機能向上計画書は紙で作成、抜け漏れが発生

実は、運動器機能向上計画書は紙管理でした。リハプラン導入以前には、すでに120名のご利用があり、名簿を作って随時確認する作業に苦労していました。ここでもアナログな対応が原因で、記入漏れや更新忘れなどのミスが目立っており、コンプライアンスに抵触するおそれがありました。

ゼロから書面を作るのにも時間が必要で、一人につき30分程度はかかっていましたね。当施設はリハビリ特化型のデイサービスで、体力測定やマシンを使ったトレーニングのほか、運動指導員によるサポートもしているので、個別機能訓練加算などを算定したいと思っていましたが、とても挑戦できる状態ではなかったのです。

ツールの一元化で業務がスムーズになった

リハプラン導入のきっかけは、会社本部の方針です。帳票の様式が統一されておらず、事業所独自に管理していたので、一元化したいという目的がありました。

当施設では、2020年7月からリハプランを導入しました。これまでアナログで対応していた業務がなくなり、書類業務が格段にスムーズになっています。リハプランのフォーマットに沿って、順番に記入すれば簡単に書面を作成できるので、複数のツールを起動し、度々フォルダを探す必要もなくなりました。

以前は、通所介護計画書においても、評価とモニタリングのどちらが必要な月に当たるのか、十分に把握できていませんでした。そのため、リハプランのアラート機能が大活躍で、画面をパッと見て、利用者様ごとに提出が必要な項目を随時知らせてくれるので、とても助かりました。手作業での確認がなくなり、残業がほとんどなくなりました。

また、前回コピー機能のおかげで、変化した項目だけを微修正するだけで済むのもありがたい点です。提案文章を活用し、今では日々のアセスメントデータをもとに、付け足したい項目を入れてアレンジしています。利用者様の改善点など、より詳しい説明につながり、利活用できています。

契約者160人の書類業務も簡潔、個別機能訓練加算の算定も開始

リハプランのシステム利用でわからない点は随時、サポートしてもらえたので、次第に書類の一元管理が可能になりました。2022年8月からは個別機能訓練加算を算定できるようになり、徐々に新規の加算にもチャレンジしています。もし、リハプランがなかったら、紙管理が続いていたと思いますし、そもそも新規算定できるかも難しい状態だったので、大きな変化ですよね。

個別機能訓練は、類似の目標を持っている対象者に対し、5人程度以下の小集団をつくり、同様の訓練項目を提供することになっています。加算を取る前は、紙の機能訓練記録に運動指導員が直接記入していましたが、ミスが多く、結局事務員が修正する必要がありました。リハプランでは開始時間と終了時間を入れるだけで難なく記録が取れるので、ミスがなくなり、新規加算に積極的に挑戦できる自信がつきました。

現在、契約者は160名にまで増えていますが、リハプランの導入のおかげで、看護師の業務負担も均等に割り振れるようになり、効率的な業務が可能となっています。パソコンが苦手で、書類作成に時間がかかっていた職員も隙間時間を活用して記録できています。

LIFE関連加算の対応は余裕を持って一人でもできる

現在、科学的介護推進加算などのLIFE関連加算は私一人で対応しています。しかし、更新の対象月が一覧で確認できるので、一目瞭然。月によって対応人数に違いはありますが、スケジュール管理に問題はなく、慣れれば一人ででも対応できます。

今のところ、エラーもなく、遅くとも提出日の3日前には仕上げられており、期日をしっかり守れていますね。

稼働率も伸び、営業が不要な状態になった

モニタリングシートがグラフや図表で可視化されている点も、施設運営に好循環をもたらしました。以前は、体力測定などの結果が、文字と数字だけで記録されており、わかりにくい書面だったと思います。

リハプランを活用し、書面を作成すると、具体的に「どのような機能や能力の向上が見られたのか」「同世代の方と比較して状態はどうなのか」「栄養面の変化は見られているのか」など、理にかなった説明ができるようになりました。その結果、担当者会議でのご家族やケアマネからの反応も好ましく、感想までいただけるようになりました。データを元にケアや運動指導に取り組んでいると実感してもらえているようです。

こうしたプラスの変化は稼働率の向上にもつながっています。2年前のリハプラン導入前は年間平均120人だったのが、今年になって160人にまで増えています。以前は、積極的に営業することもありましたが、口コミやケアマネからの紹介でご利用が増え、自然に稼働率がアップしています。

新規の利用者の契約から開始までも迅速に対応できる

新規の契約でも、リハプランを活用することで迅速な対応ができるようになりました。基本的に当施設では、利用体験の際に、ケアマネからの基本情報や当日にヒアリングした内容をまとめるようにしています。リハプランのアセスメントシートに予め情報を入力していれば、いざ本契約が決まった際にすぐさまご利用につながるので、とても重宝しています。

通所介護計画書、運動器機能向上計画書、個別機能訓練計画書も全て初回利用時に合わせてお出しできるので、書類の作成がもう後回しになることはありません。時には、一気にご利用人数が増える場合があるので、早めに対策できるのが嬉しいですね。人によっては、契約翌日に利用開始される方もいるんですよ。

たとえ、契約するかわからなくてもリハプランなら柔軟に対応できる。そんな余裕を生み出してくれました。体験時にマンツーマンで丁寧にサポートできるようにもなり、当日中に前向きなご回答をいただく機会も増えました。

いつまでも元気で過ごせるように地域の皆様を支え続ける

事業所としては、利用者様同士が高め合って、機能訓練や交流を楽しんでもらえるような環境づくりや、個々の特性に寄り添ったサービス提供を続けていきたいです。

それと同時に、地域の皆様の健康を支えていきたいと考えています。私たちは年に1回、自治会に赴き、健康体操を提供する機会があります。腰痛予防や膝痛予防につながる運動を指導し、皆様が今のお住まいで長く過ごせるようにと願っています。

デイサービスを検討されるのもありがたいのですが、できるだけ今の状態を保っていただき、デイサービス利用や施設入所をしなくても済むように、ご案内しています。また、当事業所の魅力は、ふらっと立ち寄られた方のご相談に乗れるような親しみやすさにあります。デイサービスを利用される、されないに関わらず、地域にひらけた拠点として、皆様に元気で過ごしていただけるようにサポートしていきたいです。