タブレット世代でない50代職員もスムーズに扱える！利用者との会話も増加

東京都町田市にある「デイリハ煌 ツルカワ」は、定員数10名、半日型2回転で運営している通所介護事業所です。在宅生活が煌（きら）めくようにと、理学療法士による個別リハビリや小集団体操のほか、レッドコードなどを利用したトレーニングを提供しており、楽しく通ってもらえる環境を整えています。

同施設では、Rehab Cloud リハプランを2022年秋に導入し、運営指導で指摘されていた帳票類の見直しが可能となりました。科学的介護推進体制加算、ADL維持等加算のほか、2023年5月からは、個別機能訓練加算（Ⅱ）を新たに開始し、業績も上昇しています。しかし、日々の記録に課題があり、タブレットで操作できるRehab Cloud デイリーを同年8月から利用開始。誰でも簡単に操作でき、「思わぬ効果も発揮してくれた」と喜びの声をいただきました。

今回は、施設長であり、生活相談員、ケアワーカーとして働く、松田悠さんにデイリー導入のきっかけやその後の変化について詳しくお聞きしました。

サービス提供の実施記録に抜け漏れ、運営指導で指摘

私が施設長に就任する前、2022年8月の運営指導で帳票類の抜け漏れや、実施記録の不備を指摘され、見直しが必要でした。ケアプランの更新に合わせて、必要な書類が揃っていなかったり、介護保険自体のルールの理解も曖昧な状況だったりと、施設運営上の課題が山積みだったのです。そこで同年秋ごろ、リハプランを導入した結果、計画書は改善、新規加算も取れるようになりました。しかし、日々の記録業務にはまだ課題があったのです。

ツルカワでは、エクセルで独自に作ったフォーマットを印刷し、実施記録を作成していました。手書きでバイタルの数値を記録したり、該当項目にはまるを付けたりするくらいで、具体性に欠ける内容だったと思います。「通所・退所はいつだったのか」、「どのようなトレーニングをどれくらいの時間提供したのか」を記載できておらず、改善する必要があったのです。また、メモを転記するパソコンが1台しかありませんでした。そのため、いつも誰かが利用してる状態で、すき間時間の記録が難しい状況でした。

「作業の滞りがない」バイタル出欠対応もバタバタしない

１台のパソコンで介護記録だけでなく、送迎記録も管理していました。本当は、出欠やバイタルの記録をトレーニングが始まる前に終えたかったのですが、来所時は常にバタバタとしていたため時間が割けず、難しい状況でしたね。

しかし、デイリーを導入し、タブレットで記録が可能となったため、業務効率は激変。リアルタイムに記録・共有でき、パソコンにも反映されるので、午前・午後の記録時間がそれぞれ15分程度削減しました。現在は、トレーニング前に出欠やバイタルの記録が終了しています。

ボタンを1タップするだけで、来所・退所時間を記録できるので、わざわざ数値を入力せずに済む操作性も気に入っています。何より、職員全員がいつでも記録業務に当たれるところは嬉しいです。利用者様がお茶休憩をしているほんの10分の間にサクッと記録が終わってしまうので、作業の滞りがなく、かなり楽になりました。

適切な書類作成が可能、パソコンが苦手な50代職員も扱えた

リハプランの導入により、通所介護計画書は適切な内容に改善しましたが、当施設は職員の年齢層に幅があり、パソコンが苦手な職員へのフォローが必要だったのです。私自身が直接指導したり、オンラインサポートを受けたりと、パソコン上ではリハプランを次第に扱えるようになりました。とはいえ、50代職員はパソコンへの苦手意識からか、操作に手間取っていました。

しかし、デイリーならパソコンやタブレットに不慣れな50代の職員も難なく扱えます！簡単に操作できる細かな配慮があり、記録業務が捗るようになりました。

実施記録記入時のミス、抜け漏れもなくなった

運営指導で指摘されていた実施記録の不備もなくなりました。以前は、来所・退所時間の入力ミスが多く、致命的な状況でした。前回の記録をコピーする場合があるのですが、一度どこかで打ち間違えると、次回もその次もミスが続きます。しかし、先ほども話したようにデイリーなら、1タップでタイムリーにサービス提供時間が入力されますし、修正もボタンが大きく簡単です。

欠席者をグレースケールで表示してくれる機能も便利で、職員共有に役立っています。何人欠席したのか一目でわかるので、後から誰が休んでいたのかを確認せずに済み、ミスを防いでくれる安心感がありますね。

また、血中酸素飽和度を入力する欄があることも嬉しいポイントでした。以前は、「特記事項・申し送り」の欄に記載が必要だったので、抜け漏れがどうしてもありました。しかし、肺機能の低下がある利用者様の介護記録には必ず記載しておく必要があります。

体調に係る情報に抜け漏れがあると、正確な情報をご家族様やケアマネジャーに報告することができなくなります。予め、血中酸素飽和度が記入項目に挙げられていれば意識が向くため、もう大丈夫。職員全員がミスなく取り組める状態を確保できたため、私がノータッチでも記録を任せられます。

事業所の機能訓練の実施形態に合わせて柔軟に記録できる

当事業所では、理学療法士による個別機能訓練と介護職員が行う集団体操があります。集団体操においては、8つのメニューを使い分けているので、利用者様によっては前回来所した際の体操とは異なるメニューを実施する場合があります。例えば、火曜日は午前中、木曜日は午後の利用のケースなど。

デイリーでは、「前回分コピー」と「前週分コピー」を使い分けできるので、事業所独自のサービス形態に合わせた効率的な機能が可能となりました。また、定型文を引用すれば、訓練内容を毎回手入力する必要がなくなり、素早く記録できます。

さらに、個別機能訓練と集団体操を別々に記録できる点も運営指導対策として助かっています。「特記事項・申し送り」の欄に集団のメニューを記入すれば、個別機能訓練のメニューと混在せずに済みます。記入欄を分けることで、機能訓練指導員による個別機能訓練と介護職員による集団体操を提供していると明らかにわかるので、運営指導でもサービス全体の状況をきちんと把握してもらいやすく、指摘されることはないでしょう。理学療法士と介護職員の名前をわざわざ書き換える手間もないので、時間削減も可能です。

「タブレット世代じゃなくてもデイリーならできる」

デイリーは記録画面が白と青がベースで、文字は大きいため、視認性が高い点も記録の効率化につながっています。バイタルなど数値を打つ際はキーボードではなく電卓のように表示されるので、細かい操作がなくなり、難色を示していた50代職員もスムーズに記録できています。

保存ボタンはオレンジ色でわかりやすく押し忘れない。そんな細かい配慮が誰にでも業務分担できる事業所へと成長させてくれました。私は見学の問い合わせなど、管理職や相談員の仕事もあるので、現場業務を他の職員に任せなければならないケースがどうしてもあります。しかし、仮に私と誰かの2名体制であったとしても、現場に向き合えますし、記録も滞りなくできる自信がつきました。

利用者との距離感を縮めてくれるという思わぬ効果

当事業所は小規模なので、常駐の職員が2名と少ない体制で運営しています。そのため、利用者様の様子が見渡せるよう、書類業務も同じフロアで行います。しかし、パソコンを操作していると、「忙しいのかな？」と利用者様が遠慮してしまい、シーンとしてしまう時間がありました。

デイリーに変わってからは、タブレット操作だとラフに見えるのか、利用者様のほうから話しかけてくれるようになりました。また、タブレットは携帯できるので、利用者様のそばに近づきやすいですし、以前よりも雑談の幅が広がり、事業所全体が明るくなったように思います。利用者様との距離感が縮まったことで、当事業所が掲げる「無理なく、楽しく運動に取り組んでほしい」という想いの実現につながっています。

売上月130%アップ、介護度高くても受け入れ可のデイへ

実は、昨年秋にRehab Cloudを導入したのを契機に利用者数が増加しています。利用登録人数は70名に増え、最近は介護度4〜5の方もいらっしゃいます。この背景には、適切な計画書の作成や実施記録など、運営の基盤が整ったことが理由に挙げられるでしょうね。「介護度の重い方でも受け入れられるだろう」という期待値をこめて、ケアマネジャーの紹介から客層が広がり、売上は月約130%にもアップしました。パソコンやタブレットの使用に抵抗がある職員にも易しいデイリーだからこそ、実現した成果だと思います。

今後は、リハビリ特化型の事業所として成長できるよう、さらにリハビリメニューの精度を上げていきます。集団の運動メニューのバリエーションを増やしつつ、利用者様同士のコミュニケーションも豊かにし、より楽しく運動に取り組んでいただける環境に変えていきたいです。また、理学療法士による個別機能訓練においても、短時間でそれぞれの生活や状態に合わせた訓練を目指します。デイリーの実施記録やリハプランのアセスメントシートをフル活用して、根拠のあるリハビリを提供し続けます。