記録時間が1/3に軽減！運営体制を見直すゆとりができた

千葉県東金市にある「マーチン介護サービス東金」は、地域に密着したリハビリ特化型の通所介護事業所です。半日型２回転で運営しており、利用者数は約90名と幅広い介護度の方が通っています。「いつまでも自分の足で歩き続けられるように」と、マシンやレッドコード、ケアトランポリンなどのリハビリ機器を使用した体操や個別機能訓練を実施し、運動時間を充実させています。

しかし、同事業所では一時期、機能訓練指導員が不在だったために、運動時間を設けていても加算算定できていない状況でした。機能訓練指導員として柔道整復師の関彩加さんが入社し、運動器機能向上加算を再び算定することをきっかけに2023年5月からRehab Cloud リハプランを導入。翌月から新規加算として個別機能訓練（Ⅰ）（Ⅱ）、科学的介護推進体制加算、ADL維持等加算、口腔機能向上加算（Ⅱ）など、続々と算定されています。

さらに、現場のICT化の推進を図るため、タブレットを使用する介護記録システム、Rehab Cloud デイリーも同時期に導入していただきました。書類業務の効率化だけでなく、運営体制や職員教育にも役立っているとのことで、さまざまな変化がみられています。

今回は、柔道整復師である関彩加さんにデイリーを導入したきっかけと、その後の変化について詳しく伺いました。

非効率な実施記録業務で現場業務に滞り

私が入社したのは、2023年2月でした。当時は他社の介護ソフトを使用し、2台のパソコンで実施記録を入力していたのですが、パソコンの型版は古く、ソフトの使いづらさもあり、業務効率の悪さに課題を感じていたのです。パソコンを管理職や相談員が使用している時間もあるので、作業に滞りも生じていました。

そもそも会社全体として、パソコンが苦手な職員が多く、特に50代の職員は紙記入に慣れているので、なかなかソフトに馴染めずにいたようです。バイタルの数値を入力するだけでも30分くらいかかっていましたし、紙の記録をパソコンにも記入しているので「2度手間になっているな」と感じていました。

会社の方針としても、今後、ICT化の推進を図ろうとしていました。Rehab Cloudなら効率の良い記録と計画書作成時などの自動提案により、誰がやっても質の高い書類作成ができると考え私から導入を申し出たのです。LIFE関連加算への対応も考慮し、リハプランの導入後、デイリーもすぐに使うことが決まりました。

パソコン不得意でも「タッチ」だけのデイリーなら扱える

ICT化を進めるため、もっとタブレットを活用したいと考えていました。そこで、元々使用していたソフトをタブレットで使い始めたのですが、パソコン画面がそのままタブレットに表示されるだけで、使用感はかなり非効率でした。文字が小さいため、老眼の職員は拡大表示しながら作業していて、煩わしかったようです。また、画面に表示された小さいキーボードだと入力にかなり時間がかかっていましたね。

紙の記録から抜け出せない状況をなんとかするために、タブレット対応ができる扱いやすいソフトの導入を検討していました。デイリーは決して安くないシステムですが、新規加算の取得を後押ししてくれたリハプランと同様に、現場に確実によい影響をもたらしてくれる自信がありました。デイリーは、視覚的に理解しやすい画面表示で、操作に迷うことがありません。作業効率が上がれば、現場により向き合えるし、職員も残業が減って、プライベートも充実できると思ったのです。リハプランを導入したばかりで金銭的な負担に迷いはありましたが、タップ操作の手軽さに感動し、「絶対にデイリーを使おう」と、即決しました。

思ったとおり、操作が簡単で、パソコンやタブレットに慣れていない50代の職員も喜んで使っています。細かい説明が不要で、文字の大きさも問題なく、老眼の職員も扱いやすいです。最初は新しいシステム導入に抵抗感を示していた職員も「こんな簡単に記録できるの！」と感動していました。今では残業せずとも記録業務が終了し、ICT化の成果を実感しています。私自身も現場の作業効率をアップを実現でき、肩の荷が降りた心持ちです。

記録業務がサクッと、バイタル記録は1/3 に時間短縮

30分も要していたバイタル記録は10分程度に削減。入力の進捗度や再検査の実施状況も確認しやすくなりました。以前は、例えば血圧が正常範囲を逸脱していれば、メモ用紙に「再検査」と入力しており、その後、抜け漏れなく実施されたのかどうか定かではないケースがありました。

デイリーでは、再検査が必要な人は赤くアラート表示されるので、その場ですぐに把握できますし、タブレットのため携帯でき、入力が後回しになることがありません。以前、他社のソフトの使用で発生していた出欠記録の抜け漏れや修正も心配なくなりました。ワンタップでサクッと記録できてしまうので効率化につながっています。

機能訓練記録も効率化、本来の仕事ができるように

デイリーによってバイタル記録はもちろん、機能訓練メニューの記録も楽になりました。一括コピー機能を使えば、何度も同じ内容を入力する必要がなく、実施時間変更や特記事項を追加するのみで終了します。記録業務が効率化したおかげで、利用者様に向き合う時間が増え、本来の仕事に集中できるようになったのです。

今まで、柔道整復師や鍼灸師が機能訓練指導員として運動指導を行なっていましたが、時間に余裕が生まれたことで、身体機能への知識が豊富な看護師にも機能訓練に取り組んでもらえるようになりました。それぞれの専門職の目線で新たな気づきを得られるようになったので、利用者様にフィードバックする機会も増えました。

人材育成の時間ができた、基礎固めの資料としても活用できる

デイリーは人材教育にも活躍しています。記録業務の効率化によって私自身の時間にも余裕ができ、介護業界未経験の管理者や新人職員の指導に乗り出せました。デイリーでは、特記事項・申し送りの欄に定型文を選択して入力できるので、まだ経験の浅い職員にとってはこのテンプレートがとても役立ちます。どのような情報を記入する必要があるのか学びやすく、基礎固めの資料としても活用できるのです。

さらに、普段デイリーで実施記録をとっていると、情報が整理されているので、相談員が計画書を作成する際にもわかりやすい書面に仕上げられます。利用者様の日々の変化が把握しやすく、納得感のある計画書を作成できるようになりました。

実施記録や計画書が丁寧に記入されていれば、家族や他職種連携においても信頼を得られると考えています。今後、デイリーとリハプランをフル活用すれば、些細な気づきさえも家族やケアマネジャーに報告できるような体制へと変えられる自信があります。

利用者様の振替が簡単にできる「稼働率改善に寄与」

デイリーは利用者様が欠席した際の振替日の調整に一役買ってくれています。振替当日は、使用する書類の準備と送迎ルートの追加、ソフトへの振替登録が必要です。また、以前のソフトだと振替日の実施記録が漏れてしまうといったトラブルも発生していました。記録業務に時間を費やしていた当事業所にとって、振替によって新たな業務の追加やトラブルへの対応は、とても負担が大きく、欠席者への振替がままならないこともあったのです。

しかし、デイリーはタッチ操作ですぐにスケジュール変更が可能で、振替当日も支障なく実施記録を反映してくれるので、なんの心配もありません。送迎などの追加業務は発生するものの、記録操作が簡単なことは、急な対応への心理的なハードルを下げてくれます。利用者様に必要なサービスを安定して提供できる体制づくりを強化してくれ、稼働率改善につながりました。

書類業務に追われない「利用者様に時間が使える」

デイリーを中心とした運営体制に変わってから、デイサービス全体の雰囲気にも変化が現れました。空いた時間で、利用者様を楽しませようと率先して動いてくれる職員が増えたり、利用者様とともに作業活動の一環として壁の装飾品を創作したりと、前向きな姿勢が伺えます。

何より記録業務に追われなくなったことで、会話が弾むようになりました。気軽に悩みを相談できる環境に変わり、利用者様同士の会話も活発になりました。お互いの成果報告をしてモチベーションのアップにもつながっているようです。そんな温かい雰囲気のおかげか、私たちも「次はこんな運動にチャレンジしましょう」と、声をかけやすくもなりました。本来の仕事である利用者様との関わりが増え、よい方向へ向かっています。

デイリーを他事業所にも導入していきたい

まずは、リハビリを中心にサービス全体の質をアップさせていきたいです。デイリーを導入して約半年が経ちますが、利用者様との向き合い方を大きく変化させてくれました。運動メニューや提案文を利用しながら、質の高い記録を日々とれるようになれば、さまざまな視点が養えると思います。

当事業所は、長く通所いただく利用者様が多いので、「その人に必要な機能訓練は何なのか」、都度見直せる人材育成を強化したいです。近隣にリハビリ特化型の事業所はまだまだ少ないので、「ここにくれば安心してリハビリができる」と思ってもらえることを目指しています。スタッフの能力を均一化させ、いつでも質の高いサービスを提供できるよう、基盤づくりを続けていきます。

また、私たちはデイリーとリハプランによって利用者様と向き合う時間を増やすことができました。今後は、社内の他事業所でもシステム導入を進めていき、地域で信頼してもらえる事業としてさらに成長して参ります。