実施記録・連絡帳作成時間が1/2に短縮！職員の負担が大幅減

兵庫県朝来市にある「レッツ倶楽部朝来」は、定員数30名、3回転型の通所介護事業所です。自立支援をモットーに掲げ、ADLの維持・向上を目的とした数多くの運動プログラムを提供しています。主に要支援の方の利用が多く、マシンを使ったパワーリハビリを中心に、高齢者が安心して自分のペースで運動に取り組めるようなサポートに力を注いでいます。

同事業所では、実施記録や連絡帳を手書きで記入しており、その上3回転型の運営であるため、記録業務が大きな負担になっていました。まずは記録業務を改善し、職員が働きやすい環境を整えたいとの想いから、2023年5月にRehab Cloud デイリーを導入いただきました。今回は、施設長の吉井正己さん、リハビリトレーナーの小山智弘さん、山田美紀さん、生活相談委員の垣田さよりさんにデイリー導入のきっかけやその後の変化について詳しく伺いました。

45名分の連絡帳を手書き、残業が恒常化

当事業所は午前・午後・1日の3回転で運営しており、それぞれ15名ずつご利用いただいている状況です。デイリー導入前は、毎日45名分を手書きで記録しており、膨大な時間がかかっていました。利用前日は、担当職員が連絡帳の利用者名と日付、利用時間をチェックしていましたが、準備のために毎日1.5時間ほど残業が発生していたのです。

また、利用者数が多いので、実施記録においてもそれぞれの退所時間までにできるだけ終わらせておく必要があります。利用者様が運動している間にバイタルやプログラム内容、その日の様子を約2時間かけて記録しており、いつも必死でしたね。

特に個別の文章を全員分記入するのが特に大変でした。利用者様毎にその日気になったことやよかったことなどを2〜3行の文章にまとめるのですが、文章作成が苦手な職員がいたり、間違えたら初めから書き直したりと、なかなかにストレスを感じていたのです。記入内容が被らないように注意を払っていましたが、その配慮に時間を割かれることも悩みの種でした。

常に記録業務に追われていたので、誰か1名でも職員が休むとさらに余裕がなく、職員一人ひとりに大きな負担がかかっていたと思います。3回転の運営だからこそ、残業の多さや効率の悪さが余計に目立っていました。

実施記録も手書き、抜け漏れが発生

実施記録も手書きで管理していました。バイタルや出欠、来所退所時間、持参薬のチェック、送迎時間の管理など、メモ用紙が複数存在していて、後から転記する手間が発生していたのです。度々チェックしても、抜け漏れがあり、とても安心できない状況でしたね。業務時間は、利用者様対応や連絡帳の記録のほうを優先しなければならないので、実施記録はいつも後回しになり、残業することもしばしば。

エクセルと介護ソフトの二重管理、非効率さが課題になっていた

さらに、利用者管理や請求書の作成には、エクセルと介護ソフトの両方を使っており、二重管理の非効率さが課題に挙げられていました。この状況を会社本部に相談したところ、他事業所からデイリーの紹介を受けたのです。

デイリーは、転記の手間やダブルチェックの時間を削減でき、記録を楽にするさまざまな機能が充実しています。請求機能は引き続き必要なため、介護ソフトを併用するものの、確実に書類作成を助けてくれるだろうと、導入を決めました。さらに、LIFE関連加算の対応を検討していたので、新規加算算定にチャレンジしやすいシステムであることも決め手の一つです。

効率化を望む一方で、当事業所はパソコンが苦手な職員が多いため、タブレットを利用するデイリーも扱えるかどうか当初は不安でした。しかし、スマホは比較的使えている様子だったので、タブレットにもいずれは慣れてくれるだろうと期待を込めたのです。むしろ、記録業務を効率化させるには、慣れてもらうしかないという心持ちでした。

デイリー導入で実施記録・連絡帳の作成時間が半減

デイリーの導入によって、期待どおり、記録時間が大幅に削減しました。転記していたバイタルや機能訓練の実施記録は自動反映され、手書きで対応していたときに比べ、約2.5時間短縮。今までのおよそ半分の時間で全ての記録が終わってしまうほどです。タブレット内で全て管理できるので、前日の連絡帳の用意は必要なくなり、定時で帰れるようになりました。

さらに、別の業務にゆとりを持って対応できるようになったのも大きな変化です。空いた時間で、翌日の配車準備や急なお休みへの振替対応が可能となり、よい循環が生まれています。

まとめて入力と定型文の組み合わせがあれば連絡帳でもう悩まない

以前、ストレスになっていた連絡帳の個別の文章作成もデイリーのおかげで悩まなくなりました。季節にあった定型文を選び、まとめて入力機能を活用すれば、後から一言添えるくらいのアレンジで済み、職員がゼロから文章を作成する必要がありません。

例えば先日は、「今日は敬老の日でしたね」という定型文を「敬老の日に〇〇してもらえてよかったです」と、個別性のある文章に変えてみました。便利な定型文とまとめて入力機能の合わせ技で、それぞれに合った文章を滞りなく記入できるようになり、利用時間内に連絡帳作成が終わるようになったのです。

実施記録の記入時間を利用者と向き合う時間にシフトできた

3回転の運営では、午後の利用は16:40まで、1日利用は16:10までと、終了時間が30分しか変わりません。その間にトイレ介助が発生すると、さらに記録業務が後回しになり、残業になるケースがみられました。その影響もあり、以前は「早く記録しなければ」と思いながら、利用者様と接したり、マシンの利用状況や身体介助に気を配ったりと、慌ただしい状況でしたが、もうそんな心配は払拭されたといえるでしょう。実施記録に費やしていた時間は利用者様と雑談する時間に変化し、「一人ひとりに丁寧に向き合えるようになった」と、職員全員が実感しています。

また、手書きのときはどうしても手元に集中しがちで、職員が下を向いて作業していることが多く、利用者様から声をかけづらい雰囲気だったと思います。タブレットを使用するデイリーなら隙間時間にササっと記録できるので、自然に視線が上がり、周りの様子をよく観察しやすくなりました。コミュニケーションを取りやすい体制に変えられたことが、とても嬉しいです。

送迎前の30分間にゆとりを持てるようになった

先ほどもお話ししたとおり、午後の利用の方と1日利用の方の終了時間が30分しか変わらないため、その間に連絡帳や実施記録のほか、トイレ介助や帰り支度のサポートを終わらせなければなりません。

デイリーによって記録業務がテキパキ終わるようになったため、送迎前の対応にゆとりを持てるようになりました。帰り支度を焦らないで済むようになったおかげで、以前と比べて格段に利用者様のペースに寄り添えていると感じます。

3回転でも時間帯絞り込み機能があれば記録・印刷もスムーズ

デイリーを気に入っている理由の一つに、絞り込み機能の便利さがあります。時間帯ごとに来所予定の利用者様を絞り込めるので、当日記録する人が一目でわかりますし、記録状況も確認でき、抜け漏れを防げます。仮に絞り込み機能がなかったら、管理が煩雑なまま記録の効率化を実現できなかったでしょうね。3回転の事業所にとって、とてもありがたい機能でした。一括コピー機能も併用することで、よりスムーズな作業につながっています。

また、絞り込み機能は書類の印刷や整理における事務負担も軽減してくれました。手書きのときは連絡帳と実施記録をどちらも印刷し、事業所用に控えを保存していたのですが、毎日45名分の90枚を印刷するため、コピー機の前で待機する時間はなかなかにかかります。その後、個人ファイルに書類整理していたのですが、時間の都合上たまりがちになり、とても大変でした。

デイリーを導入してからは、実施記録はタブレット上でデータ管理できるようになったので、印刷は利用者様にお渡しする連絡帳のみで事足ります。紙のコストも削減でき、ファイル分けの手間もなくなりました。

デイリーは職員の働きやすさ向上、利用者満足度に寄与できる

デイリーによって、当初の期待どおり、職員が働きやすい環境が構築できるようになりました。エクセルと介護ソフトの二重管理の手間や、記録業務自体の労力の低減、そして残業時間の削減に着手でき、大きな一歩が踏み出せたと思います。職員がストレスなく働ければ、事業所の運営そのものに大きく影響すると考えています。

当事業所では、職員一人ひとりがゆとりを持てるようになったからこそ、利用者様と何気ない会話を楽しめる環境に変化しました。利用者様が楽しくデイサービスに通っていただくことが一番大切ですし、いずれはこのよい影響が稼働率のアップにもつながるでしょう。まだ手書きで記録している事業所様には、ぜひデイリーの導入をおすすめします。

今後は、記録時間の削減によって生まれた余白を利用し、利用者様ができるだけ長く元気に過ごしていただけるようなパワーリハビリのプログラムを一層強化していきたいです。