複数ソフトを一本化！計画・記録・請求業務の一元管理を実現

千葉県千葉市にある「機能回復訓練＆健康増進りはるーむ」は、定員10名のリハビリ特化型デイサービスです。

もともと接骨院でしたが、高齢になり通院しづらくなった患者様をサポートするため、リハビリに特化したデイサービスの運営を開始されました。幅広い介護度の方に対応しており「ここに来ればしっかり運動できる」と思っていただくことを目標にされています。

Rehab Cloudを導入されたのは、複数の介護ソフトを使用することで生じる業務負担を解決するためです。今回は導入時の状況や、導入後の事業所の変化を代表の鈴木雅さんに伺いました。

計画書・記録・請求で異なるソフトを使用し、手間とミスが発生

当事業所では、もともと開業時から請求業務に介護ソフトを使用していました。

また、紙ベースで行っていた利用者様の基本情報やバイタルサインなどの業務日誌への転記作業の負担軽減のため、記録関連ソフトの活用も進めていました。

機能訓練計画書作成については業務効率化を図るため、さらに別の介護ソフトも導入していたのです。その結果、請求業務、記録管理、機能訓練計画書作成の3つの業務で異なるソフトを使用している状態になっていました。

各業務で使用するソフトは独立しており、それぞれのソフトに手動で情報を入力する必要があったのです。新しい利用者様の基本情報や、区分変更などを3つのソフトに都度入力するのは手間でした。

入力に時間がかかるうえ、利用者情報の入力漏れや、区分変更の見落としといったミスが頻繁に起こるようになり、かなり深刻な状態でしたね。　　　

恒常的な残業、ソフト会社に問い合わせるも不通で八方塞がり

複数のソフトを使うことで業務全体の流れが理解しづらく、業務が滞りがちになっていました。

利用者様ごとのサービス利用開始時期や、要介護度の更新タイミングを把握するのも一苦労といった状態。エクセルで管理シートを作成して情報をまとめていましたが、当然ですが次に「何をやるか」を知らせるアラート機能はありません。

管理シート作成だけでも多くの時間を取られ、引き継ぎも困難でした。結果として残業が常態化し、帰宅は21時を過ぎることも。

さらに、当時導入していたソフトの担当者と連絡が取りづらく、問い合わせに対するレスポンスも遅いため、問題解決まで時間がかかり、不安感も募っていました。

丁寧かつ具体的なサポートがRehab Cloud導入の決め手

業務の煩雑さを解消するためにRehab Cloudを導入しました。当初は使用していたソフトと併用していましたが、迅速かつ丁寧なサポートに好感を持ち、本格的に切り替えました。

問い合わせに対しては、早ければ数十分で回答があります。必要に応じてオンライン上で画面共有しながら進められるため、安心感をもって利用できています。わかるまでしっかり教えてくれる家庭教師がいるようなイメージですね。

業務の一元管理を実現！仕事は送迎後1時間以内に終われる

2024年からは、請求業務もRehab Cloudに統一。記録や、機能訓練計画書を含む全ての業務が一つのソフトで管理できるようになりました。利用者様の基本情報や記録を転記する必要がなくなり業務時間を大幅に削減できました。

平均2時間前後あった残業もなくなり、ほぼ定時で帰れるようになっています。送迎後、1時間以内には業務が終わるようになりましたね。

スタッフ全体で効率化意識も高まり、業務改善に関する意見がスタッフから出るようになりました。管理者が思い浮かばない提案もあり、私自身勉強になっています。

計画・LIFE・記録・請求、全業務の流れがスムーズ

Rehab Cloud導入後、機能訓練計画書、LIFE、記録、請求業務が連動するようになりました。時系列かつ一目で「次に何をすべきか」がわかりやすく、アラート機能もあるため安心して業務に取り組めています。

複数のソフトを使用していると、情報を転記する作業などの負担が生じます。Rehab Cloudは自動で情報を連携してくれるため、全体の業務がスムーズに進むようになりました。

請求業務は次に何をやれば良いかわかるのが嬉しい

これまでは、請求業務についてはサービス提供表の作成や、国保連への請求など「次に何をしよう？」と悩みながら作業しなければなりませんでした。

Rehab Cloudはサービス提供票、国保連請求、利用者請求が同一画面に表示されます。そのため「利用実績を送ったら国保連に請求する」「次に利用者請求を行う」といったように「次に何をするか」がイメージしやすいです。画面表記もシンプルなデザインで、視覚的に見やすい字体や色味も好印象です。

記録した内容が各種帳簿に自動で連携されるのも良いですね。利用パターンと記録をもとに、サービス提供票はワンボタンで一括作成できます。もちろん、利用中に帰られたり、体調不良でお休みされる方もいるため最終的に間違いがないかは確認しています。とはいえ、おおまかな入力はできるためこれまでの手間が大幅に削減できました。

ケアマネに実績を送る際の仕分けが不要「もう前には戻れない」

居宅支援事業所ごとに利用者様のサービス提供票を並び替えできる機能も便利ですね。実績を送る際に行っていた仕分け作業も不要になりました。以前は誤送信や間違いが発生していましたが、この機能により間違いを防止できます。

また、名前や生年月日などの個人情報をマスキングできるのも良いです。紙ベースのときはマジックを使って手作業で塗りつぶしていました。負担になる作業だったため、これが当たり前になると「前の状態には戻れない」と感じています。

口座振替がとにかく楽。再請求の場合は翌月に自動対応も助かる

利用料の支払いが口座振替になったのも大きな変化ですね。

これまで、当事業所では利用者様の支払いは現金でやり取りしていました。月末に自己負担分が記載された封筒を渡し、翌月の初回利用日にお金を入れて持参していただくのです。

このやりとりが非常に大変でした。利用者様によっては金額を間違える方もおり、1円でも多ければ返却して、少なければ請求しなければなりません。たとえ少額でも慎重に対応しなければ信用に関わります。なかには、支払いが滞る方もおり事業所としても対応が負担になっていました。

また、やり取り自体の手間もあります。1人1分でお金を受け取り領収書を発行しても、60人いれば60分かかってしまいます。当事業所では、帰り際に支払いをされる方が多く送迎時間に差し支えることもあったのです。

Rehab Cloud導入により口座振替に切り替え、こうした負担は一気に軽減されました。残高不足で未入金の方も把握でき、一括で再請求できる機能もありがたいですね。一般的に口座振替を導入している事業所は多いとは思いますが、個人的には革命的な機能だと思っています。

ゆとりができて利用者様に向き合える時間が増えた

ゆとりができたおかげで、利用者様やご家族のための取り組みに時間を割けるようにできるようになりました。そのひとつがご家族へのLINEです。

当事業所の利用者様は独居の方が多く、ご家族は遠方に住んでいるケースがほとんどです。利用者様の日々の様子を知る機会が少ないため、なかには本人の様子を心配されているご家族もいます。

そういったご家族のため、事前にLINE登録していただいているケースのみ利用者様の様子を写真で送るようにしています。「がんばって運動されています」「素敵なお洋服を着てこられました」といった何気ない内容ですが、ご家族からは非常に好評です。

地震があったときには写真や動画を撮って「〇〇さんは、大丈夫ですよ」と送ったこともありました。こうした取り組みは業務改善により余裕が生まれたからこそできることだと感じています。

これまでは、現場にいればいるほど利用者様やご家族の対応のため、事務作業の時間が取れず自分の首を絞めている感覚がありました。実際、深夜まで残業することがあり自分に余裕がなかったのかもしれません。

利用者様ともゆっくり話をする機会も増えたと思います。当事業所の定員は10名と、多くはありません。とはいえ、時間帯によってはポツンとひとりきりになる方もいます。そういった方の隣でゆっくりお話しできる時間が取れるようになったのは嬉しいですね。

空いた時間を利用者様やご家族への関わりやケアに還元できるように

Rehab Cloudで情報を一元管理するようになって、手間になっていた入力作業が簡略化できるようになりました。

職員の意識も変化して、業務改善を提案してくれるようになったのもありがたいですね。おかげで空いた時間を利用者様やご家族への関わりやケアに還元できるようになりました。

当事業所の利用者様の多くは独居の方です。今後は、オンラインのサービスを利用しながらそうした方の力になりたいと考えています。介護保険の枠に囚われず柔軟にサービスを考えていきたいですね。