返戻・過誤がゼロ！5日かかった請求業務が1日で終わる

千葉県千葉市にある「デイサービスちゃお」は、今年で開業12年目を迎えた事業所です。これまで「楽しむこと」をテーマにヨガや花アレンジなどさまざまなサービスを提供してきました。稼働率98％の人気デイサービスであり、平均介護度1.5と比較的元気な利用者が多いのが特徴です。

「Rehab Cloud レセプト」は、請求業務の課題を解決するために導入していただきました。今回は、導入に至った経緯と、導入後の変化を代表である荒巻明美さんに伺いました。

2ヵ月に1度の返戻・過誤で請求業務は憂鬱だった

これまで使用していた請求ソフトは、操作が複雑で、2ヵ月ごとに返戻や過誤が発生していました。利用者ごとに加算をひとつずつ選択する必要があったため「〇〇加算（Ⅰ）」「〇〇加算（II）」など、似た項目での入力ミスにつながっていたのです。

返戻の対応をはじめ、請求業務には多くの時間がかかり、スタッフが帰宅した後や営業日以外にひとりで残業することもありました。孤独で憂鬱な作業でしたが、業務が煩雑になっていることもあり、ほかの職員へ引き継ぐこともできなかったのです。

請求ソフトの操作が複雑でとにかく面倒臭かった

導入していた請求ソフトと記録ソフトが紐付けられていなかったのも問題です。介護保険情報や、利用者様の個人情報など、それぞれのソフトに入力する必要があり作業に時間がかかっていました。

また、請求ソフトは利便性に欠けており「次に何をすべきか」が把握しきれず、業務全体の流れが滞っていました。画面上で情報が確認しづらく、実績入力時にはわざわざ経過記録をプリントアウトして作業していたのです。ほかにも2度手間になる作業が多く、今考えると本当に非効率的でした。

そのため、請求業務には少なくとも5日間かかっており、月末になるとケアマネから頻繁に催促の連絡をいただく状況になっていました。

5日間かかっていた請求業務が1日で終わる

Rehab Cloudは、もともと請求業務以外で利用していたため、レセプトの資料をみたとき、作業を簡略化できるというイメージがわきましたね。実際に導入してみると「え、これで終わり？」と驚くほど作業時間が短縮され、45人分の請求業務は1日で完了するようになっています。実績を早めに送ることでケアマネから感謝される機会も増えました。

請求に関するすべてのデータにアラートが出ることもあり、ミスが大幅に減り返戻や過誤はゼロになりました。早い段階でミスに気づき、ゆとりをもって対応できるようになったのも返戻と過誤を減らすことに寄与していると思います。これまでは期限ギリギリで間違いに気づいて焦って修正することもあったので、本当に助かっています。

返戻・過誤ゼロに！ミスがある場合はアラートで事前に教えてくれるので助かる

アラート機能があるおかげで「介護保険期間の打ち間違え」「介護度と異なるサービス登録」など、手入力によるミスに気づきやすくなりました。また、利用者情報の更新漏れや請求漏れを防ぐ管理機能があるのも嬉しいです。

フォローアップ体制が手厚いのも魅力的です。アラートの内容が分からないときは、サポートへ問い合わせると当日中に返信をいただけます。すぐに修正できるため業務全体の流れもスムーズに進められるようになりました。必要に応じて画面共有しながら一緒に作業してくれるのも安心感があります。

請求業務が劇的に簡素化！今なら誰かに引き継げる

これまで請求業務は「週次パターン作成」「月次予定作成」「記録・実績への変換」など、6つ以上の工程があり、ストレスを感じていました。しかし、Rehab Cloudに変更してから「利用パターンの作成」「日々の記録」「提供票作成」の3つに簡素化されて、利用しやすくなっています。

シンプルで見やすいデザインも気に入っています。月ごとの進捗状況に応じて対応件数が一覧表示され、利用者ごとに進捗管理しやすくなりました。お茶代やお菓子代などの実費分が漏れなく請求できる機能も助かっています。

これまでは難しかったですが、シンプルな操作により業務が進めやすいため引き継ぎも簡単にできると感じていますね。

手書きで対応していた口座振替の無駄業務もなくせた

当事業所では、支払いに口座振替を利用していましたが、請求書や領収書については「金額」「振替日」を手書きで記載していました。また、月遅れの利用料も手入力で記載する必要があり、請求漏れにつながる可能性があったのです。

お金に関する間違いは事業所の信頼に関わります。慎重に作業するため残業にもつながっていました。

Rehab Cloudは、利用者ごとに振替日や金額が記載された請求書を一気に出せます。月遅れの請求もまとめて引き落としてくれるため、作業負担が大幅に削減できました。当然、請求書作成による残業もなくなりました。

浮いた時間で振替と新たなサービス提供開始

請求業務の改善は収入アップにもつながっています。これまでは、お休みされた利用者様へ連絡する時間がなく振替利用の案内はあきらめていました。しかし、請求業務が簡略化されたことで、利用者様やご家族へ連絡するゆとりが出てきたのです。

新しいサービスを考案するため外部講師への依頼や打ち合わせをする時間も生まれました。現在は、新たにヨガとリハビリを組み合わせた「ヨガビリー」を月3〜4回提供しています。女性の利用者が多いため、今後はハンドマッサージをはじめとした美容関連のプログラムも取り入れる予定です。

こうした、アイデアが出てくるのは時間的な余裕があるためでしょう。利用者様の満足度も向上していますし、私自身のやりがいにもつながっています。

地域のニーズに応えて新たな未来を

Rehab Cloudの魅力は、シンプルなデザインやわかりやすい操作性です。業務が効率化されたことで、残業がなくなりプライベートの時間が確保できるようになりました。サポートが充実しているため、問題をひとりで抱え込む必要がないのも良いですね。

周辺の地域では、ありがたいことに当デイサービスを増やして欲しいという声もいただいています。今は請求業務も引き継ぎができるイメージを持てるようになったので、チャンスがあれば誰かに任せる形で新しい店舗を出したいと考えています。皆様の期待に応えられるように、地道に事業を拡大していきたいですね。