請求業務の無駄なルーティンを解消!他の業務に時間を使える

まっすぐ介護合同会社

秋田谷聖子さん(副所長、機能訓練指導員)

課題
  • サービス提供票と請求ソフトへの二重入力が手間
  • 他業務と重なり請求業務が溜まりがちになっていた
  • サービス項目ごとの単位数を出すのが手間だった
結果
  • 日々のサービス提供記録が反映できるため、一度の入力で完結
  • 請求業務が1日の午前中のみで終わり大幅な時間短縮を実現
  • サービス項目ごとの単位数が実績に記載されるようになった
  • 社名・事業所名:まっすぐ介護合同会社 デイサービスずぐり通泊サロン
  • 所在地:青森県つがる市
  • 定員数:10名
  • 専門職:柔道整復師、看護師

青森県つがる市にある「デイサービスずぐり通泊サロン」は、定員10名の地域密着型のデイサービスです。利用者の個別の過ごし方や主体性を尊重し、一人ひとりと丁寧に関わることでモチベーションを高める支援を行っています。小規模で目が行き届く家庭的な雰囲気の環境が魅力で、まるで家族と過ごすような気持ちでサービスを利用することが可能です。

Rehab Cloud レセプトを導入したのは、請求に関わる無駄なルーティン業務を解消するためです。今では、二重の実績入力、手書きのメモ、日々の利用状況の確認といった不要な業務がなくなり、請求業務にかかる時間の削減を実現しました。

今回は、導入前の課題と導入後の変化について、副所長を務める秋田谷聖子さんに伺いました。

サービス提供票と請求ソフトへの二重の実績入力が手間

今までの請求作業では、サービス提供票と請求ソフトに二重で実績の入力を行っていたため、毎月多くの時間がかかっていました。

ケアマネジャーからいただくサービス提供表に実績を直接記入し、請求ソフトにも別で入力していました。ソフトだけに頼らず、手で記入するとミスがあった場合に発見しやすいと考えていたからです。もともと使っていた請求ソフトの操作はそこまで難しくなく、請求業務自体は1、2日で終わっていました。ただし、私の確認のみだと不安が残るので、ミスが発生しないように所長にダブルチェックをお願いしていました。

また、請求を担当している私が休みの際は、翌日以降に利用者の状態をスタッフにヒアリングして手書きで記録をしていました。

結果として、返戻や過誤の発生はほとんど発生していませんでしたが、二重で実績の入力を行ったり、手書きで実績の記録をしたりといったことは業務の負担になっていました。

他業務もあるため、請求業務を溜め込むことが多々あった

機能訓練指導員や副所長としての業務もあるため、請求業務に関連した作業をどうしても溜め込んでしまうことが多かったです。他の業務が忙しいときには、請求に関する業務に月末まで手がつけられないという場合もありました。

実績の記入は、一つひとつは簡単な業務です。ですが、その日その日に対応することの継続が難しかったです。「今月こそは、溜め込まないように毎日やろう」と意気込むのですが、どうしてもできずに実績の記入を溜めてしまうことがよくありました。

後回しにしてしまったのは、個別機能訓練の評価や計画の更新、ケアマネジャーへの情報提供といった他の業務を並行して行っていたからです。また、通所介護計画書もそれぞれの利用者に応じて別々のタイミングで作成し、再アセスメントしてから計画を立てるので時間がかかります。

請求業務は月末に集中して作業する必要があるのですが、他の業務の対応はもちろん行わなければなりません。月末に業務の負荷が集中してしまって、スタッフが帰ってから請求業務を行うこともありました。

請求業務自体が難しいと感じたことはあまりなかったです。しかし、別の業務も並行して行っていると、請求作業に時間が取られることに対して煩わしさを感じることがありました。

無駄なルーティン業務が解消!他の業務に時間を使える

Rehab Cloud レセプトを導入したことで、ルーティン業務にかかっていた無駄な時間を減らすことができました。今では、その時間を他の業務に当てることができています。

ソフトの一本化を決断した理由は、業務効率を大幅に改善できると考えたからです。Rehab Cloudは、もともと請求業務以外で使用しており、請求業務だけ別のソフトを使っていることが面倒に感じていました。

請求ソフトの切り替えに対しては特に抵抗はなく、サポート体制が充実していることも大きな安心材料でした。わからないことがあれば、迅速にサポートを受けられるため、非常に印象も良かったです。

ソフトを一本化したことによる最も大きな変化は、ルーティン作業の時間が大幅に短縮されたことです。以前は1日かかることもあった請求作業が、今では2時間程度で完了するようになりました。また、スタッフがその日の実績をタブレットで入力できるようになったため、私が休んでいる際のヒアリングや手書きの記録も不要となり、とても効率的になりました。

今までのやり方は返戻や過誤を少なくするという観点では、間違っていなかったと思います。ただ、ソフトを切り替えてからも、返戻や過誤は一度も発生していません。サポート担当者からアドバイスをいただいて、二重の手間をかけていることに気づき、手書きの実績入力をやめてよかったです。二重の入力や手書きのメモなど、振り返ると自分で自分の仕事を増やしてしていたのだなと思っています。

ルーティン作業にかかる時間が減ったことで、勤務時間内にすべての業務が終わるようになりました。そして、その時間を利用者のケアを始めとする現場作業に費やせています。

請求ソフトへの二重入力が不要に!確認作業のみで業務が完了

サービス提供票と請求ソフトへの二重の実績入力がなくなり、確認作業のみで業務が完了するようになりました。これにより、請求作業が格段にスムーズになりました。

Rehab Cloudでは、すべての記録や計画書が管理され、それが請求業務に反映されるため、二重入力は不要です。

また、利用者ごとの実績作成が不要になり、月末の最終確認だけで済むようになりました。週次の利用パターン設定で、予定作成の手間も省け、予定と実績のデータを一括で作成できるため、大変助かっています。

保険外サービスの記録をメモで残さなくても良くなった

おやつやパッドなどの保険外サービスの記録については、メモを残す必要がなくなりました。

私が勤務していれば、すぐに記録に残すのですが、休みの際はスタッフが書いた「おむつ2枚使いました」といったメモをもとに都度確認していました。今はスタッフがRehab Cloudに直接入力すれば記録が残ります。そのため、手書きのメモが必要なくなりました。

例え少額であっても、大切なお金ですので、雑に扱うことはできません。このような細やかな配慮の行き届いたシステムであることがとても有り難いです。

サービス項目ごとの単位数が出るので計算が不要になった

サービス提供票の実績の一つひとつのサービス項目に対して単位数が記入されているので、電卓を使った計算も不要になりました。

今まで使っていた介護ソフトは、実績に合計での単位数は記入されていましたが、それぞれのサービス項目に対する単位数は記入されていませんでした。

ケアマネジャーは「合計単位がわかればいいだろう」と思う方もいるかもしれません。ですが、私は間違いがあった場合にすぐに気付けるようにと考え、一つひとつのサービス項目ごとに単位数を記入して実績を送っていました。その際に、単位数を電卓で計算していたのですが、Rehab Cloudはサービス項目ごとに単位数が記入されているので、その手間が省けるようになりました。

請求書・領収書・領収書(控)が1枚ずつ出てくるのも嬉しい

請求書・領収書・領収書の控えが、それぞれ1枚ずつに分かれた状態で出力できることも有り難いです。

以前の介護ソフトは、請求書と控えが1枚で出力され、それを切り離す作業が発生していました。当たり前のように切り離していましたが、別々に出力されればその作業は必要なくなります。このような小さいけれど積み重なると時間がかかる無駄をなくすことができたことに、導入したメリットを感じています。

Rehab Cloudで削減できた時間でサービスの品質向上を目指す

Rehab Cloud レセプトの導入後は、過誤や返戻のない確実な請求業務が短時間で行えるようになりました。操作がわかりやすいので、スタッフ全員が入力できる環境も整いました。今では、二重の入力、手書きのメモ、電卓での計算といった無駄が発生しない効率的で正確な請求業務が実現できています。

今後は、事業をさらに安定させるために、より専門的な知識やスキルが必要なサービスの提供を目指していきたいです。まず、口腔機能向上加算の算定に取り組んでいます。算定のためには計画書・評価・モニタリングなどの作業が必要となりますが、Rehab Cloudの充実したサポートがあれば安心して取り組めます。

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