実績送付時の書類仕分け不要！記録と請求の連動でミスもゼロ

東京都荒川区にある「リハビリセンターあしすと」は、機能訓練や介護予防に特化したリハビリ型デイサービスです。理学療法士と作業療法士が常駐し、利用者一人ひとりに寄り添った医療・介護サービスを提供しています。利用者の介護度は1から4まで幅広く、難病の方も受け入れており、病気や障害を持ちながらも生活や趣味を楽しみ、やりたいことを実現できるよう支援しています。

リハビリセンターあしすとでは、100名以上の書類仕分けや重複した情報の入力といった請求業務の負担に悩まされていました。そこで、介護ソフトを一本化し業務負担を減らすために、「Rehab Cloud」を導入。現在は、利用者ごとの基本情報の入力作業が40分短縮されるなど、業務効率化が実現しました。

今回は、導入前の課題と導入後の成果について、生活相談員で作業療法士の藤井杏さんにお話を伺いました。

100名以上の利用者実績の仕分け作業で残業続き

Rehab Cloudを導入する前は、書類整理が非常に大変でした。100名以上の利用者様の実績を居宅介護支援事業所ごとに手作業で並び替える必要があり、作業に3時間以上かかることもありました。テーブルに書類を広げ、神経衰弱のように1つずつ書類を整える作業を想像していただければ、その大変さが伝わるかと思います。

また、ケアマネジャーの請求業務もあるため、月末の最終日までに書類を必ず送る必要がありました。月末は請求作業で夜9時頃まで残業することも多く、その負担は非常に大きかったです。さらに、実績と記録に差異が生じることもあり、2ヵ月に1度は返戻や過誤、保留などのミスが発生していました。

利用者の基本情報を最低3回は入力していた

「何度入力すればいいのか」と感じるほど、介護ソフトに同じ情報を入力することが多かったです。複数のソフトを使っていたため、基本情報は最低でも3回は入力していました。

新規登録や介護度の変更があるたびにその対応が必要で、メモで書き残してからソフトに入力し、そのメモをファイリングする時間もかかり、非常に手間がかかっていました。現場の見守りもこなしつつだったため、1件の入力には少なくとも30-40分かかっていたと記憶しています。

事業所ごとに実績が印刷されるため仕分け作業が不要に

Rehab Cloudは、加算算定や計画書、記録作成に加え、2024年4月にレセプト機能が実装されたことで、導入を決定しました。

居宅介護支援事業所ごとに実績とモニタリングシートが出力できるため、100名以上の利用者様の書類を手作業で仕分けする必要がなくなりました。もともと現場では利用者様のケアに集中したかったので、書類作業が軽減されただけでなく、精神的な負担も大幅に減りました。

利用者あたり40分の時短、事務所での仕事が大幅に減った

Rehab Cloudを導入して最も大きな変化は、ソフトの一本化により重複した基本情報の入力がなくなったことです。これにより、1件あたりの作業時間が約40分短縮されました。

タブレットを使えばどこでも迅速に利用者様の情報を登録できるため、事務所に戻ってメモを見ながら作業をする必要がなくなったのです。おかげで、入力作業の負担は大幅に軽減されました。

記録と請求の連動で実績ミスがゼロ。送付時は目視確認のみ

記録と請求が連携しているため、実績に誤りがなくなった点も大きな改善点です。それまでは、利用者様がお休みだったのに間違えて1を立て、それが原因でケアマネジャーとの間に認識のズレが生じることがありました。現在は、日々の記録と紐づいているため、ミスが一切なくなりました。

さらに、予定と実績が自動で連動するので、請求に関する作業はサービス提供票の送付時に目視で確認するだけで済みます。

人件費も削減。コスト削減にも繋がっている

Rehab Cloudの導入により、業務効率が大幅に改善された結果、人件費の削減にも繋がっています。以前は、請求業務の1立てや実績作成を、グループの訪問看護ステーションの事務員にお願いしていました。

しかし、現在ではその作業をお願いする必要がなくなり、事務員分のコストを浮かすことができました。これにより、実質的なコスト削減も実現し、業務もこれまで以上にスムーズに進むようになっています。

60代のシニア職員でも扱える。請求業務の役割分担もできる

60代のパソコンが苦手な職員から「画面が見やすく、使いやすい」と好評です。初めは介護記録は手書きが良いと言っていた職員も、今ではすっかり慣れて抵抗なく使っています。大きめの文字なので読みやすく、入力もしやすいのでスマホを扱うような感覚です。

さらに、請求業務を役割分担できるようになった点も大きなメリットです。日々のバイタルチェックや体温、出欠席の記録を現場の職員が入力するため、それがリアルタイムで全て請求に反映されるようになったのです。

私は最終的なチェックをするだけで済み、請求業務が非常に楽になりました。何よりも、事務作業の負担が減り、利用者様と接する時間が増えたことが嬉しいポイントです。

「寄り添う支援」を充実させていく

Rehab Cloudの導入により、重複入力や仕分け作業がなくなり、請求業務の負担が大きく減少しました。パソコンが苦手な職員でも使いやすく、サポート体制がしっかりしていたため、スムーズに定着しました。

事務所でのパソコン作業が減ったおかげで、リハビリや作業レクリエーションなどの運営内容を充実させるための時間を確保できるようになりました。職員同士のコミュニケーションや、利用者一人ひとりと向き合う時間が増え、施設の雰囲気も以前より良くなったと感じています。

今後は、リハビリセンターあしすとの理念である「寄り添う支援」をさらに充実させ、より多くの方々のニーズに応えていきたいと考えています。