請求担当者の負担軽減で、営業活動と新規受け入れが実現

神奈川県横浜市にある若武者ケアグループ「リハビリテーション都筑の樹」は、定員18名のリハビリデイサービスです。「自分らしい生活をあきらめない。家庭や地域での活躍を目指して」という理念のもと、住み慣れた自宅での生活をできるだけ長く続けられるよう地域に根差した活動を行っています。また、理学療法士を中心に機能改善をサポートし、デイサービスを卒業できるよう、個々の心身の状況に合わせた支援に取り組んでいます。

リハビリテーション都筑の樹では、月末の請求業務による負担が大きく、新規利用者の受け入れが滞ることが悩みでした。そこで、この課題を解決するため、Rehab Cloudを導入しました。その結果、残業時間を10時間削減し、月末でも新規利用者の対応が可能になっておられます。

今回は、導入前の課題と導入後の変化について、管理者の筆脇希美さんにお話を伺いました。

月末の請求業務で、新規受入を止めざるを得なかった

リハビリテーション都筑の樹では、月末に請求業務が立て込むため、新規利用者の受け入れが難しくなるという課題がありました。新規申し込みは毎月いただいていますが、請求業務で忙しい月末に連絡を受けた場合、スタッフの負担を考慮して、翌月に対応をずらすよう指示せざるを得ませんでした。

請求業務は分担が難しく、生活相談員に一任していました。毎日の実績の入力は原則でしたが、利用者様の対応が入るとパソコンに向き合う時間がどうしても取れない場合が多かったです。月末は請求業務だけでなく、翌月の提供票の準備なども必要になるので業務が重なります。そのため、新規の利用者見学や申込みといった対応を行うのは難しい状態でした。

さらに、新規の受け入れを月末に止めることで、スタッフの月初1週目の予定が空いてしまったり、利用者様との契約が先延ばしになったりと、業務のバランスも崩れていました。利用を希望する方々には大変申し訳ない気持ちでした。

毎月20時間の残業が恒常化、ケアレスミスで返戻も度々発生

生活相談員は請求業務のため、毎月20時間程度の残業をしており、さらにケアレスミスによる返戻も度々起きていました。

請求業務の負担が大きく、そして余裕がなく、書類を作成するだけで精一杯。提出前の確認が単なる作業になってしまっていました。その結果、ミスに気が付くのは返戻後になることが多かったです。都度、ケアマネジャーに頭を下げて修正し、出し直しが必要でした。

操作ミスやサービスコードの入力誤り、加算の付け忘れなどが多かったです。「なぜこんなミスを繰り返してしまうのか」と悩んでいました。

「仕組みを変えないことには変わらない」と導入を決意

現状を変えるためには、仕組みを変えることが必要だと考え、Rehab Cloudの導入を決意しました。

リハビリテーション都筑の樹は、現在登録者が95名で、まだまだ伸びしろのある事業所です。ありがたいことに、見学や契約の問い合わせを毎月いただいていますが、それらの対応が月末に集中してしまい、負担が大きくなっていました。これを解決するためには、人ではなく、仕組み自体を変えて業務負担と残業時間を減らす必要があると感じました。

介護ソフトを切り替えるためには、どのような成果が得られるかを明確に会社に示す必要がありました。そこで、具体的な導入効果を計算してみると、ソフトを一本化することで、今と同じ費用で10時間の残業時間の削減が見込めることが分かりました。残業が完全になくなるわけではありませんが、10時間の削減ができれば、その分のコストと負担は大幅に軽減されます。この改善は、会社の理念であるワークライフバランスの実現にも合致しており、導入が決まりました。

請求業務は月末の1日のみで終わる

導入後、月末に時間をかけていた請求業務が、最終日の1日だけで終わるようになりました。担当者からは「仕事がなくなったので、何をすればいいのでしょうか」という声が上がるほどの成果です。

日々の実績登録が介護記録と連動しているため、月末にまとめて入力する必要がなくなり、タブレットでどこでもすぐに入力できるようになりました。パソコンが不慣れなスタッフでも問題なく使用できるようになり、手作業による入力ミスや記録と実績の間違いもなくなりました。スタッフのストレスも軽減され、実績入力を他のスタッフが毎日行ってくれるようになったことで、役割分担もスムーズに進んでいます。

請求業務の担当者の負担は軽減され、月末の忙しくピリピリした雰囲気もなくなりました。削減できた時間は、ケアマネジャーへの対面営業や新規利用者の見学対応、契約対応などに充てられています。

月末でも新規見学や、利用者受け入れが可能になった

請求業務の負担が減った結果、月末でも新規見学や利用者の受け入れが可能になりました。月末に対応できるようになったことで、月初から利用を始められる方がいたり、見学対応を1週目に行えたりします。1週目、2週目の予定が空くこともなくなり、1ヵ月の業務のバランスが整いました。

ケアマネが多忙になる月初前に営業ができるようになった

ケアマネジャーが多忙になる月初前に営業を行えるようになったことも、導入の大きなメリットです。これまで月初はケアマネジャーが忙しく、営業に行っても「今は勘弁してください」と断られることが多かったのですが、現在はケアマネジャーの余裕があるタイミングで訪問し、利用者情報を丁寧に伝えることができるようになりました。

これまで忙しくて電話だけだったことが、訪問して直接相談できるようになったことで、「入ってからの対応が手厚い」と好評です。

ケアマネから評価される見やすいサービス提供票

文字が大きくて見やすいサービス提供表なので、ケアマネジャーから好評です。以前使用していたソフトで出力された提供票は、「文字が小さくてどこに何が書かれているかわかりづらい」と言われることがよくありました。Rehab Cloudは、単位数などの大切な情報が真ん中にあるのでわかりやすいと評判です。

また、実績には合計単位数が記載され、欠席があった場合は予定単位数より実績単位数が少なく表示されるので、問題ないことが一目でわかる工夫があるのは嬉しいです。出力前にしっかりと確認できるようになった点も、非常に良かったと感じています。

利用者とスタッフがその人らしく過ごせる事業所でありたい

人に変化を求めるのではなく、誰でも実行できる仕組みを作ることで、業務の負担が軽減され、結果的にワークライフバランスが実現できました。Rehab Cloudの導入は、業務改善を目指す事業所にとって、良いきっかけとなるのではないでしょうか。

リハビリテーション都筑の樹では、利用者がその人らしく過ごせることを大切にしています。これと同じように、スタッフにも自分らしい働き方を実現できる仕組みを整えています。だからこそ、利用者にもスタッフにも寄り添ったサービスを提供し続けることができているのです。

私が入社したばかりの頃、利用者様から「あなたに会えて良かった」と言われたことが、今でも最も嬉しく、感動した出来事として心に残っています。そのように思っていただけるよう、今後もスタッフと協力し、より一層地域に根差したサービスを提供していきます。