難しいと考えていた請求業務が未経験者に引き継げた！

青森県北津軽郡にある「ワイズ・パーク青森中泊店」は、定員19名のリハビリ特化型デイサービスです。在宅生活を継続するために通われる利用者が多く、一人ひとりの身体状況に合わせたリハビリプログラムを提供し、機能訓練に力を入れた支援を行っています。施設は中泊町総合福祉健康センター「湯らぱーく」内にあり、地域と連携して利用者の社会参加を促す環境づくりにも積極的に取り組んでいます。

ワイズ・パーク青森では、2店舗において複雑かつ負担の大きい請求業務に課題を抱えており、職員間の引き継ぎもスムーズに進まない状況でした。そうした中で、新たに開設された中泊店では、これらの課題を未然に防ぐため、開業当初から「Rehab Cloud」を導入。その結果、請求業務の効率化を実現し、未経験の職員への引き継ぎもスムーズに行える体制が整いました。

今回は、導入前の課題と導入後の変化について、管理者の工藤恵美さんと、管理補佐の五十嵐遼さんにお話を伺いました。

請求業務を誰かに引き継ぐのは無理だと思っていた

以前は請求業務の負担が非常に大きく、他の職員に引き継ぐのは無理だと感じていました。

2024年2月の開業以来、管理者としての業務を担いながら、請求業務もすべて一人で対応してきました。本来は管理者業務に専念したかったのですが、紙での確認作業や実績入力が複雑で時間もかかるため、他の職員に任せるのは困難でした。

本来であれば、月末の締め日にケアマネジャーへ実績を提出したいところでしたが、実際には月初の1日や2日になってしまうことがほとんど。さらに手作業でのデータ入力も多く、返戻や過誤が頻発していました。

実績提出を間違えないために、独自のチェック表を作成

実績提出時のミスを防ぐため、紙に印刷した独自のチェック表を作成して運用していました。以前から介護ソフトは使用していましたが、仕様上の理由で予定と実績を前月に入力しており、利用者様がお休みした場合に実績を消し込むほうが効率的だったためです。

しかし、この方法では、どれだけ注意していても、実際にはお休みだったにもかかわらずキャンセル処理がされていなかった、というミスが発生してしまいます。また、出欠確認のために職員同士でやりとりする必要もあり、業務効率を損ねていました。

ミスを起こさないための予防策として考えたのが、紙のチェック表で記録を残すという方法だったのです。しかし、利用者全員を毎日確認するのは大変な作業でした。それでもチェックの抜け漏れは避けられず、「どちらが正しいのか」と職員の記憶に頼らざるを得ないことも多々ありました。

難しいと考えていた請求業務が未経験者に引き継げた

Rehab Cloud を導入したことで、未経験の職員でも請求業務をスムーズに引き継ぐことができるようになりました。以前から計画書の作成で使用しており、その際に業務効率化を実感していたため、請求業務でも同様の効果を期待していました。

実際に使ってみると、操作画面が非常にわかりやすく、次に何をすべきかが視覚的に理解できます。画面間の移動が最小限のため作業がスムーズに進み、アラート機能により入力ミスにもすぐ気付くことができます。急きょ請求業務を担当することになった管理補佐も、サポートを受けながら問題なく業務を遂行できました。

画面の案内に沿って進めていけば業務が終わる

従来の介護ソフトは、マニュアルを読み込まなければ使いこなせないものが多いですが、Rehab Cloudは画面の案内に従って操作を進めていくだけで業務が完了します。

現在では、実績作成が2時間程度で終了し、締め日にはケアマネジャーへ実績を送付できるようになりました。サポートに問い合わせると些細なことでも丁寧に教えてもらえたので、問題があってもすぐに解決できています。

利用者ごとに週次の利用パターンをあらかじめ設定しておけば、全利用者分の予定を一括で作成することが可能です。さらに、タブレットで入力された日々の記録データがあることで、提供票の実績作成もワンボタンで完了し、請求業務がすべて完結します。

長年の課題だった間接業務の簡素化が実現できたことは、導入の大きな成果だと感じています。

日々の記録が実績に反映されるため、紙でのチェックも不要

タブレットに入力した日々の記録がそのまま実績に反映されるため、独自のチェック表は今は使用していません。

利用者がお休みされた場合も、その情報がリアルタイムで実績に反映されます。職員が現場でタブレットを使って記録することで、チェック表の確認や職員同士の確認作業といった手間がなくなりました。システムの不備による返戻や過誤も発生していません。ケアマネジャーからも「実績の送付が早くて助かる」と好評をいただいています。

タブレットの不便さ解消、タップ一つで記録が可能になった

実は以前もタブレットを使った記録ソフトを導入していましたが、タップする回数が多かったり操作が煩雑だったりして、不便さを感じていました。そのため、Rehab Cloudの導入に反対する職員もいました。

しかし、Rehab Cloudのタブレット記録では、文字や数字が大きく表示され、画面もシンプルでわかりやすく設計されています。タップ一つで記録が完了するような直感的な操作性で、マニュアルを見なくても使いこなせます。定型文や一括入力といった補助機能も充実しており、音声入力の精度も高く、とても便利です。記録業務に対する考え方が大きく変わりました。

タブレットに苦手意識を持っていた職員も、今ではしっかりと使いこなしています。以前は記録の抜けや漏れによって他業務にも影響が出ることがありましたが、今ではそれぞれが本来の業務に集中できる環境が整っています。

体力維持・向上の先にある利用者のより豊かな暮らしをサポート

これまで介護保険サービスに携わる中で、記録や計画書の作成といった間接業務に追われる状況に、常に疑問を感じてきました。本来注力すべきは、利用者様へのサービス提供であると考えていたからです。

Rehab Cloudの導入により、職員が即時に記録を入力できるようになり、紙でのチェック作業も不要になりました。さらに、記録が実績に自動で反映されることで、請求業務の負担が大きく軽減しました。引き継ぎが難しいと思われていた請求業務も、シンプルでわかりやすい操作性のおかげで、今では他の職員が対応できるようになっています。

間接業務の負担が減ったことで、職員が利用者としっかり向き合える時間が増えました。今後は、施設の運営方針である「利用者の自立支援」や「体力の維持・向上」に一層力を入れ、仕事や買い物、旅行など、利用者がより豊かに暮らせるサービス提供を目指していきます。