コンプライアンス体制の強化で経費削減と、安心・安全な経営を実現

株式会社ミストラルサービス（直営店13事業所運営）

渡辺哲也さん（代表取締役）

課題

法人全体でコンプライアンスを遵守するコストが大きかった
M&Aゆえに事業所ごとに帳票と運用ルールが異なっていた
本部側で全事業所の情報を把握しきれなかった

結果

全国巡回していたコンプラ人員の工数を大幅削減
全事業所の運営体制の標準化に成功
各事業所の状況をもとに、本部から適切な支援が可能に

社名・事業所名：株式会社ミストラルサービス（直営店13事業所運営）　
所在地：京都府、東京都、神奈川県
定員数：
専門職：理学療法士、作業療法士、言語聴覚士、看護師在籍

全国各地でデイサービス、訪問介護、グループホームなど、40拠点以上を展開する株式会社ミストラルサービス。同社は創業以来、きめ細かなサービスの提供を通じて、誰もが安心して暮らせる「やさしい社会」の実現を目指し、地域に笑顔があふれるコミュニティづくりを使命としています。

また、全従業員が「笑顔・身だしなみ・あいさつ」などの行動基準を明文化した「GOLD STANDARD」を実践し、利用者に心のこもった支援を届けることを徹底しています。

一方で、M&Aによる事業拡大に伴い、通所介護部門では計画書のフォーマットや業務フローの統一が進まず、コンプライアンス面に課題を抱えていました。そこで同社は、通所介護部門における介護ソフトを「Rehab Cloud」に一本化し、安心・安全な経営体制の構築に乗り出しました。

全事業所への一斉導入により、業務フローとマニュアルの標準化、さらには年間約600万円のコスト削減を実現。今回は、代表取締役社長・渡辺哲也さんに、導入前の課題と導入後の成果についてお話を伺いました。

M&Aによる統合で計画書がバラバラ、コンプラ面に不安

ーーもともと会社として抱えていた課題について聞かせてください。

渡辺さん：M&Aによる統合の影響で、コンプライアンス面に不安があり、安心・安定した経営が難しかったことが大きな課題でした。

具体的には、拠点ごとに計画書のフォーマットが異なっていたことが要因です。そのほかにも、LIFE提出や計画書作成にかかる職員の業務負担、機能訓練内容のマンネリ化、それに伴う利用者様のモチベーション低下なども課題として挙げられます。

ーー計画書のフォーマットが統一されていなかった理由は、複数のグループが統合されたからですか？

渡辺さん：はい、それぞれのグループの事業所が異なるシステムを使用していたため、フォーマットにもばらつきがありました。さらに、都道府県によって求められる書式や要件に違いがあることも、統一を難しくしていた一因です。

加えて、職員が慣れたシステムを使い続けていたこともあり、システムの一本化は容易ではありませんでした。その結果、全社的なフォーマットや業務フローの標準化が進まず、マニュアル整備や運用体制の構築にも支障が出ていました。

とはいえ、コンプライアンスの確保は非常に重要です。そのため本部では専門のチームを編成し、全国の事業所を巡回して個別対応を行っていました。ただ、1エリアを確認するのに2名体制でも数日から1週間ほどかかる場合もあり、非常に大きな負担となっていました。

連座リスクへの危機感からコンプラ部門が全国を巡回

ーーコンプライアンス対応が経営に直結するからこそ、本部のコンプラ部門が全国を巡回していたのですね。

渡辺さん：そのとおりです。経営上最も懸念していたのは、連座制によるリスクです。コンプライアンス上の不備が発覚した場合、運営指導により事業所の停止や指定の取消を受けることがあります。悪質と判断されれば、問題があった一事業所にとどまらず、グループ全体が影響を受ける可能性もあるため、企業経営にとっては致命的なリスクになります。

私たちは日頃から職員に対する教育や訓練には力を入れており、十分に対策しているつもりです。しかし、教育だけには頼れません。だからこそ、本部によるセルフチェック機能として、コンプライアンス部門が全国の事業所を巡回しているのです。

ーー計画書の作成そのものにも、かなりの時間と手間がかかっていたのですね。

渡辺さん：はい、計画書の作成に以前は1件あたりで30分程度かかっていました。半日型デイサービスだと、1つの事業所登録人数は100人程に上ります。そのため、1ヵ月で50時間から60時間は計画書の作成に時間をかけていました。デイサービスの施設は直営店のみで13ヵ所ありますので、会社全体で考えても大きな負担です。

ーーそれはなかなか大変でしたね。機能訓練のマンネリ化についても具体的にどのような状況だったか聞かせてください。

渡辺さん：わかりやすい例として、10年間同じ体操を提供していたリハビリ特化型のデイサービスがあります。作業療法士や理学療法士が利用者様のために考案した質の高い体操ではありましたが、長期間同じ内容だと利用者様も飽きてしまい、モチベーションが下がってしまいます。稼働率も50%を下回り、赤字が続いたことで閉鎖も検討せざるを得ませんでした。

利用者一人ひとりの生活環境は異なります。在宅生活を支えるためには、個々のニーズに合った機能訓練の提供が不可欠です。

ーーLIFE提出が始まった2021年以降、現場の業務負担がさらに増えてしまったともお聞きしましたが詳しく教えていただけますか？

渡辺さん：はい、LIFEの提出に時間がかかるだけでなく、エラーが発生した際の修正にも時間がかかるので負担はさらに増えました。修正が頻繁にあったうえに、ミスがどこなのか確認するのも一苦労でした。現場からは「加算算定に要する手間と得られる効果が釣り合わない」という声も出ていました。

とはいえ、経営者の立場としては、収益向上と利用者満足の両立という観点から、加算取得は必要です。「できない」で終わらせず、「なぜできないのか」「どうすればできるか」を考える姿勢が重要だと思っています。

M&A後の事業承継も盤石。Rehab Cloudで組織基盤を確固たるものに。

ーー複数の介護ソフトやExcelでの運用を一本化しようと考えた背景には、どのような課題や思いがあったのでしょうか？

渡辺さん：介護ソフトを一本化できれば、グループ全体の運営がよりスムーズになると考えました。

ミストラルサービスは、M&Aを積極的に進めている企業です。国内では、経営が立ち行かなくなり閉鎖を迫られる事業所も少なくありません。そうした事業所を引き受けることで、地域に介護難民を出さず、そこで働く人々の雇用を守ることも、私たちの使命だと考えています。

新たな事業所を受け入れるためには、運営体制の標準化が不可欠です。そのため、統一された介護ソフトの導入は急務でした。

ーー訪問看護や、訪問介護など複数サービスあるなかで通所介護のみソフトを統一された理由について教えてください。

渡辺さん：業種ごとの専門性を活かすには、特化型の介護ソフトの導入が望ましいと考えたからです。

理想を言えば、1つのソフトですべてのサービスに対応できればよいのですが、実際には各ソフトに得意・不得意があります。たとえば、あるソフトは訪問介護には適していても、デイサービスには向かないというケースもある。ですので、通所介護に特化したソフトを選定しました。

ーーなるほど。だからこそ、業態に合った介護ソフトを選ぶべきだと考えたのですね。

渡辺さん：はい。業態に適したソフトを使うことで職員の負担が減り、サービス品質の維持にもつながります。グループ全体のデータ集計については、他のITツールを組み合わせれば十分にカバーできます。

また、将来的な人材育成や多店舗展開、さらなるM&Aを見据えた場合、「安心・安全の担保」は絶対に欠かせません。導入した介護ソフトが信頼できるものであれば、利用者・職員・経営者すべてにとってメリットがあると考えました。

ーーRehab Cloudを導入しようと決断されたきっかけは何だったのでしょうか？

渡辺さん：きっかけは郵送で届いた製品案内でした。ちょうどデイサービスのソフト一本化を検討していたタイミングで、「これはよさそうだ」と直感的に思ったのを覚えています。

その後、担当の方に話を伺ったところ、非常に丁寧に説明してくれて、好印象でした。デモンストレーションでも、わからないことは何度でも繰り返し説明してくれたのが印象的でした。

実際に現場職員と一緒にデモを体験した際、「これなら課題が解決できる」と確信できたため、導入を決断しました。

導入後の明確なメリット提示で、全店舗への一斉導入を実現

ーーRehab Cloudの導入はどのようなステップで進められたのでしょうか？

渡辺さん：私の性格的にも「やるなら一気にやる」と決めていたので、全事業所に一斉導入しました。現場への負担が大きくなる分、サポート体制を徹底的に整えたのが導入時のポイントです。

まずは導入前に職員向けの説明を行い、「働き方が変わる」「ワークライフバランスの実現につながる」といった導入の目的を明確に伝えました。計画書の作成が数分で完了し、ミスも防げるなど、具体的なメリットを伝えたことで、職員たちには導入に前向きになってもらえました。

ーー全店舗へ一斉導入されたとのことですが、現場でのスムーズな運用のために工夫された点はありますか？

渡辺さん：ITスキルが高い社員を、社内の「Rehab Cloud担当者」として配置しました。もちろん、Rehab Cloudのサポートセンターにも頼れますが、業務時間外だったり、頻繁な問い合わせを遠慮してしまうケースもあります。

そうした時に「すぐに相談できる人」が社内にいることで、現場の安心感が格段に高まりました。

ーーRehab Cloudを導入してから効果を実感するまで、どれくらいの期間がかかりましたか？

渡辺さん：現場の職員は、導入から3ヵ月ほどで明確な効果を実感できたと思います。もともと「慣れるまで3ヵ月」と見込んでいたので、想定通りのスピードでした。

ただ、私自身は1ヵ月目から「これは成功した」と感じていました。というのも、職員たちが自ら前向きに導入に取り組んでくれて、否定的な声がほとんどなかったんです。全員が「入れてよかった」と言ってくれているのは、本当にありがたいことですね。

計画書の統一化で管理の質向上！年600万円のコストカット実現

ーー計画書の統一によって、どのような変化があったのでしょうか？

渡辺さん：事業所ごとにバラバラだった計画書の書式が統一されたことで、確認や管理の精度が大きく向上しました。抜け漏れの防止はもちろん、共通フォーマットなのでチェックも非常にスムーズです。

これにより、コンプライアンス部隊の負担も大幅に軽減されました。以前は1エリアあたり数日〜1週間かかっていた確認作業が、現在では日帰り出張で済むようになりました。

ーーコンプラ部隊が日帰り出張になったのはすごい変化ですね。確認作業が短縮された分、コストの削減にも繋がっていますか。

渡辺さん：そうですね。全国巡回を行っていたコンプライアンス部隊は2名体制でしたが、現在は1名で対応できるケースも増えました。その結果、月あたり50万円、年間で600万円ほどのコスト削減につながっています。

削減できたリソースは、別の業務改善や新たな仕組みづくりに再投資できるようになりました。

ーー本部での事業所の管理には、どのような変化がありましたか。

渡辺さん：本部で全事業所のデータを一括管理できるようになったことで、各所の状況をリアルタイムに把握できるようになりました。たとえば、新規利用者が急増した事業所には、すぐに本部からサポートを行うといった対応が可能です。

また、フォーマットやフローが統一されたことで、社内異動時の引き継ぎもスムーズに行えるようになり、業務の属人化を防げています。

コンプライアンスの強化が支えた、経営の安定と現場の安心

ーー改めて管理の質が向上して良かったことはなんでしょうか。

渡辺さん：何より、コンプライアンス面に不安を抱えることなく、安心して経営ができるようになったことが大きいです。計画書作成などの事務作業の時間が短縮されたことで、職員のワークライフバランスも改善されました。現場に安心感が生まれ、より良いケアに集中できるようになったと感じています。

ーー導入によって、業務フローやマニュアルの見直しにもつながったそうですね？

渡辺さん：Rehab Cloudを全事業所で使うようになったことで、統一された業務フローやマニュアルの整備が可能になりました。以前は、事業所ごとに使っているシステムもルールも異なっていたため、統一的なマニュアルをつくることが困難でした。

今では、すべての職員が同じシステム、同じ流れで業務を進められるため、教育や人事異動も本当にスムーズです。結果として、どの事業所でも変わらないサービス品質を保てるようになりました。

ーー計画書作成の所要時間にはどのような変化がありましたか。

渡辺さん：導入前は、計画書1件あたり30分以上かかっていたのが、今では5分もかからず作成できるようになっています。最大のネックだったのは、目標やプログラムを考える際の0から1への産みの苦しみです。それが、Rehab Cloudの自動提案機能によって大幅に軽減されたのです。

興味関心チェックシートや生活機能チェックシート、計画書なども順序立てて作成でき、進捗も可視化されるので、確認する側の負担も減りました。エラーがあると自動的に指摘されるのも安心要素ですね。

機能訓練のパターン増で売上140％・稼働率30％分の増加を実現！

ーー機能訓練のマンネリ化にはどのように対応できたのかお聞きしたいです。

渡辺さん：Rehab Cloudには、2,200種類以上の運動プログラムが用意されているため、訓練の選択肢が非常に豊富です。これによって、利用者様一人ひとりの状態やニーズに合った、個別性の高い訓練が提供できるようになりました。

プログラムにはイラストや写真が付いていて、自宅でも実践できる内容が多く、職員から利用者様への提案もしやすいです。その結果、利用者様のモチベーションも向上し、「もっと通いたい」と思っていただけるようになりました。

ーー実際に、稼働率や売上にも効果が表れていますか？

渡辺さん：はい。以前は10年以上同じ体操を行っていた事業所が、利用者様に飽きられて稼働率が50％を切り、閉鎖の危機にありました。Rehab Cloudを導入したことで、プログラムの多様化が進み、利用者様のリピート率が向上しています。

結果として、稼働率は80％まで改善し、売上は前年比140％に伸びました。赤字だった事業所が黒字転換できたことは、職員にとっても大きな励みになっています。

ーーLIFE提出の業務もスムーズに行えるようになったと伺いましたが、具体的にはどのように改善されましたか。

渡辺さん：LIFE提出の業務も画面の指示に従って、必須項目だけ入力すればよいのでとても楽になりました。エラーが表示されるので、どこが問題なのかもすぐにわかるため、修正が非常にスムーズになりました。

ーーレセプト機能の導入によって、一元管理が実現したと伺いました。業務上の変化を教えてください。

渡辺さん：はい。記録からレセプト請求までを一元管理できるようになった点は大きな進化です。記録と請求が連携しているため、実績作成もワンクリックで済みます。手入力の手間がなくなったことで、ヒューマンエラーの防止にもつながっています。

私自身、経営者として一番大切にしているのは「従業員が安心して働ける環境を整えること」です。Rehab Cloudの導入により、業務が効率化され、利用者一人ひとりにじっくり向き合える時間が増えました。職員の笑顔が増えることは、利用者様の満足度にも直結しますし、会社にとって何よりの財産だと感じています。