失敗しない介護ソフトのデータ移行！注意点と安全に引き継ぐ方法

介護ソフトのデータはどこまで移行できる？

介護ソフトを乗り換える際は、どのようなデータが移行できるのか以下で解説します。

すべてのデータ移行は難しい

まず前提として、介護ソフトの乗り換えの際に、すべてのデータ移行を行うのは難しいです。なぜなら、移行元と移行先のソフトによって、保存できるデータやフォーマットが異なるからです。場合によっては、全くデータが移行できない可能性も考えられます。

データ移行の対象となるのは？

介護ソフトのデータ移行の対象となるのは、主に以下の情報です。

• 利用者の名前や住所といった基本情報
• 介護保険情報
• 家族の情報
• 銀行口座の情報
• 介護計画書
• 介護事業所の情報

業務に必要となる情報が、データ移行の対象となるでしょう。介護ソフトのデータ移行は、CSVの取り込みか手入力によって行います。

移行元の介護ソフトから全てのデータを移行することは、必ずしも必要ではありません。文書保存の義務を満たすのであれば、必要な書類をPDFで出力して保存しましょう。

基本情報はCSVでデータ移行できる

介護事業所の利用者情報や介護保険情報といった基本情報は、CSVによってデータ移行が可能な場合が多く見られます。

CSVとは「Comma-Separated Values」の略で、データ項目をカンマで区切ったテキストファイルです。移行元の介護ソフトから基本情報をCSVで出力し、移行先にCSVで取り込みを行うことでデータが移行できます。

多くの介護ソフトは、このCSVによる基本情報の出力と取り込みに対応しています。CSVによるデータ移行は、手間や時間がかからないのでコストを抑えることが可能です。

ソフト間のデータ移行が難しい場合は手作業でデータ入力で行う

基本情報以外のデータを移行したい場合には、手入力で行うという方法があります。

手動で行うので様々なデータの移行が可能です。ただし、データ移行の量が多くなればなるほど、時間と労力がかかります。

介護ソフトのデータ移行における注意点

介護ソフトのデータ移行を行う際の注意点について解説します。

新しい介護ソフトとの違いを確認する

移行元の既存の介護ソフトと新しい移行先の介護ソフトの違いについて、まず確認しましょう。介護ソフトの仕様やどのくらいのデータ量があるのか、最低限把握する必要があります。既存ソフトとの違いが理解できていると、データ移行の対象の選定もスムーズに行えるでしょう。

データのフォーマットを合わせる

新しい介護ソフトに問題なく取り込めるように、CSVのデータのフォーマットの調整を行います。

既存の介護ソフトから、どのような形式でCSVが出力できるのか確認します。そして、新しい介護ソフトのCSVの取り込み方式を確認し、必要に応じてデータのフォーマットを調整します。一度にすべて取り込むのではなく、想定通りに取り込めるか少量でテストすることも大切です。

バックアップの取得を必ず行う

介護ソフトのデータ移行を行う際は、必ずバックアップを取得しましょう。データ移行を行う際は、取り込みデータの不備や人的なミスによってトラブルが発生する可能性があります。そのような不測の事態が発生した際に、作業前の状態に戻せるようにバックアップを取得する必要があります。

データ移行のテストを行う

データ移行の本番作業を行う前に、必ずテストを行いましょう。CSVファイルを使った移行や手作業によるデータ入力を行う場合でも、想定通りに作業が行えることを確認します。準備をしていても、実際の作業を行うと何かしらの想定外は発生するものです。事前にそのような事態を解決することが、介護ソフトのデータ移行を成功させる大切なポイントです。

移行前と移行後のデータの整合性を確認する

データの移行後は、移行前とのデータの整合性を確認しましょう。データの取り込みができて完了ではなく、既存の介護ソフトと同じ内容でデータ移行できていることが重要です。データの差分のチェックを行い、間違いがないことを確認します。

他のシステムと連携させている場合には、事前に提供している会社に相談し、滞りなく業務が行えるようにサポートを依頼することも大切です。

並行して運用を行って段階的に移行する

データ移行後は、既存の介護ソフトと新しい介護ソフトを並行して運用して段階的に移行します。

新しい介護ソフトを運用するためには、職員の教育も必要です。職員が新しい介護ソフトを使いこなすには、基本操作を覚えたり、新しい業務フローに対応したりといったことが求められます。

以前の介護ソフトに戻せるようにしておけば、トラブルが発生したときにすぐに前のフローで対応できます。それにより、業務が滞るリスクを回避できるでしょう。

介護ソフトのデータ移行を成功させるポイント

介護ソフトのデータ移行を成功させるための3つのポイントについて解説します。

介護ソフトのデータ移行に関するスケジュールを設定する

介護ソフトのデータ移行を成功させるには、スケジュールをしっかりと設定することが大切です。関係者がスケジュールに対する共通認識を持っていると、スムーズにデータ移行が進められます。

スケジュールを作成する際には、全工程の洗い出しを行って大枠を作成し、細分化して具体的なタスクまで落とし込むとよいでしょう。

データ移行のサポートを行っている介護ソフトを選ぶ

手厚いサポートを行ってくれる介護ソフトを選ぶと、安心してデータ移行が行えます。どのようなデータが移行できるのか、CSVファイルによる取り込みなのか、手作業での入力が必要なのか、どのくらいの期間が必要かなど相談できると、迷わずに作業が進められます。

Rehab Cloud（リハブクラウド）では、利用者情報の移行を始めとした導入支援のサービスを提供。データ移行だけでなく、導入・定着・活用までフォローする充実したサポート体制が用意されています。

Rehab Cloudのサポート体制の詳細は、以下からご確認いただけます。

▶サポート体制 | 介護ソフト・介護システムならRehab Cloud（リハブクラウド）

サポート体制が充実した介護ソフトを選ぶとデータ移行も安心

介護ソフトのデータ移行は、移行するデータを決めたり、新しい介護ソフトの仕様を確認したりなど準備に時間がかかります。また、データを手作業でコンピュータに入力してデータを移行する場合には、その対応にもリソースが割かれるでしょう。

また、データ移行を行うだけでなく、新しい介護ソフトでも問題なく業務が行えることが大切です。そのようなデータ移行の作業を安心して行いたいのであれば、サポート体制が充実した介護ソフトを選びましょう。計画の段階から活用までサポートしてくれる介護ソフトを選ぶと、乗り換えによるさらなる業務の効率化を実現できる可能性が高まります。