ケアプラン連携システム完全ガイド｜基本構造・導入の手順・メリット

ケアプランデータ連携システムとは？導入された背景

ケアプランデータ連携システムとは、ケアプランやサービス利用票などの情報連携をオンライン上でやり取りできるシステムです。

連携システムの導入により、介護サービス事業所と居宅介護支援事業所のやり取りに必要な業務の負担軽減が期待できます。

連携システムは、厚生労働省によって2023年の4月から開始されています。

介護現場の負担軽減や職場環境改善の取り組みの一環として、厚生労働省が連携システムを導入したのがおもな背景です。

参考：国民健康保険中央会｜ケアプランデータ連携システム

ケアプランについて詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事をご一読ください。
▶︎ケアプランとは？介護計画との違い・作成の流れをわかりやすく解説

ケアプランデータ連携システム導入のメリット

ケアプランデータ連携システムの利用は任意ですが、導入によってさまざまなメリットが得られます。

連携システムの導入で得られるメリットは以下の通りです。

• 業務の効率化

連携システムを導入すれば記載に必要な時間が短縮し、ケアプランを送る手間も省けます。業務が効率化することで、スタッフの負担が軽減するだけでなく、ケアの質向上につながるでしょう。

• コストの削減

オンライン上でのやり取りなので、FAXや郵送が不要で印刷費・郵送費などのコストを削減可能です。

• 業務の標準化

ケアプランやサービス利用票のデータ化によって確認すべきポイントが明確化しやすくなり、入力ミスが減ります。

このように、連携システムは業務面やコスト面からみても導入メリットがあるといえます。

今までの仕組みとケアプランデータ連携システムの違い

今まで居宅介護支援事業所と書類のやり取りをする際は、手渡しやFAX・郵送をする必要がありました。そのためやり取りに時間がかかる、記載ミスが出るなどの課題点がありました。

ケアプランデータ連携システムを導入すれば、オンライン上で居宅介護支援事業所とやり取りが可能です。送信・受領の時間がかからず、ミスなく連携できるため、今までの課題点を解決できます。

連携できる範囲と様式

システム連携できるケアプランデータの範囲と様式は、以下の4種類です。

• 居住サービス計画書（第1表）
• 居住サービス計画書（第2表）
• サービス提供票（第6表）
• サービス提供票別表（第7表）

これらの書類であれば、オンライン上でのやり取りが可能です。

連携システムは、ケアプラン（居宅サービス計画書）の第1〜7表すべてにはまだ対応していない点に注意してください。

ケアプランデータ連携システムの導入方法と流れ

ケアプランデータ連携システムを導入する流れは、以下の通りです。

1. ライセンスの利用申請
2. クライアントソフトのインストール
3. 電子証明書の確認・ダウンロード
4. 対応した介護ソフトの導入と環境整備

ここではそれぞれの流れについて詳しく解説します。

1.ライセンスの利用申請

まずは「国民健康保険中央会」のホームページにアクセスして、利用申請をします。ユーザーIDとパスワードを入力したら利用規約が表示され、同意すれば申請が完了します。

2.クライアントソフトのインストール

ライセンスの利用申請が完了したら、国保中央会のホームページからクライアントソフトをパソコンにインストールします。インストールする際は、介護ソフトが入っているパソコンを選択しましょう。

3.電子証明書の確認・ダウンロード

電子証明書があるかを確認し、なければダウンロードしてください。電子証明書とは、介護報酬を請求するときに必要な証明書のことです。

電子証明書をダウンロードするときは管轄の国民保険団体連合会のホームページにアクセスし、手順に従って発行申請しましょう。

4.対応した介護ソフトの導入と環境整備

ダウンロードした連携システムを利用するには、対応した介護ソフトを導入する必要があります。

厚生労働省のケアプラン標準仕様に準拠していない介護ソフトを利用している場合は、新しいソフトに切り替えましょう。

国保中央会のホームページでは連携に対応している介護ソフトを公開しているので、そちらも参考にしてください。

参考：国民健康保険中央会｜ケアプランデータ連携システム

ケアプランデータ連携システム導入の注意点

ここでは、ケアプランデータ連携システムを導入する際に注意すべき点について解説します。

利用料金が必要

連携システムを導入するには、利用料金が必要です。

利用料金は以下の通りです。

• 1事業所あたりのライセンス料：21,000円／年
• 電子証明書の発行手数料：13,200円／3年

連携システムに加えて、介護ソフトを導入する場合はさらに「5,000〜30,000円／月」ほどのコストがかかります。

連携システムの利用料金は決して安くないため、予算を確認しながら導入を検討しましょう。

参考：厚生労働省｜ケアプランデータ連携システムについて
福岡県国民健康保険団体連合会｜介護給付費等のインターネット請求について

クライアントもシステム導入が必要

連携システムは、送受信者の両方が導入しなければやり取りができません。そのため、クライアント側も連携システムの導入が必要です。

事業所によっては、クライアントにあわせて連携システムと従来の紙媒体の両方でやり取りをするケースもあるでしょう。

また、連携システムを導入する際は、クライアントに説明して新しい連携方法を理解してもらうことも大切です。

ケアプランデータ連携システムの導入が適している介護事業所の特徴とは

事業所の状況によっては、ケアプランデータ連携システムの導入によって大きな成果が出ることもあります。

連携システムの導入が適している介護事業所の特徴は、以下の通りです。

• タスクが多く仕事がスムーズに回っていない
• コスト削減を目指している
• 人材不足に直面している
• 文書管理の効率化を図りたい

連携システムを導入すれば業務効率化につながり、スタッフの負担軽減につながります。居宅介護支援事業所とのやり取りに印刷費や郵送費が必要なくなるので、コスト面の削減も期待できるでしょう。

このように、上記に当てはまる事業所は連携システムの導入をおすすめできます。

業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
▶介護業界の業務改善のアイデア｜具体的な業務改善ステップ・現場のストレスを減らすポイント

ケアプランデータ連携システムの導入で業務の効率化を

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所とサービス提供事業所のやり取りがオンライン上でできるシステムです。

連携システムを導入することで、業務の効率化やコスト軽減などのメリットにつながります。

仕事が忙しく、スタッフの負担が大きい事業所や、印刷費や郵送費のコストの節約をしたい事業所は連携システムの導入がおすすめです。

その一方で、利用料金がかかる点や、送受信の両者が導入する必要がある点に注意しましょう。ぜひ今回の記事を参考にして、連携システムの導入を検討してみてください。