介護ソフトとは？必要な理由・できること・メリット・選び方を解説

介護ソフトとは？

まず、介護ソフトとはどのようなものか、またクラウド型とパッケージ型の違いについて以下で説明します。

介護ソフトは介護現場の業務を効率化するソフト

介護ソフトとは、介護計画書の作成、介護記録、介護保険請求といった介護現場で求められる機能を提供するソフトウェアです。

少子高齢化が進み、介護業界はニーズが高まっていることに反して、働く人材は不足しています。そのような状況において、職員が働きやすい環境づくりと利用者に品質の高いケアを提供するために介護ソフトは活用されています。

クラウド型（ASP型）の介護ソフト

クラウド型の介護ソフトは、インターネット上のサービスにアクセスして利用します。そのため、インターネット環境があれば、いつでもどこでも使用可能です。ASP（Application Service Provider）型とも呼ばれます。

クラウド型の介護ソフトは、サービスを提供する会社が保守・メンテナンスを行い、法改正の際には自動的にアップデートがされます。そのため、自分でソフトのバージョンアップや管理を行う必要がありません。

インストール不要で利用できるので、導入が行いやすい介護ソフトと言えるでしょう。

パッケージ型（オンプレミス型）の介護ソフト

パッケージ型の介護ソフトは、介護施設内へのサーバやネットワークの構築やパソコンへのソフトのインストールを行って、社内で運用を行います。オンプレミス型とも呼ばれます。

利用できる場所や機器が限られるので、情報漏洩のリスクが抑えられることが特徴。一方で、機器の保守、バックアップの作成、アップデートへの対応は自分で行う必要があります。

介護ソフトが必要な理由について

介護ソフトが必要とされている理由について、以下で解説します。

介護業界のICT化の推進

介護ソフトが必要な理由として、厚生労働省による介護業界のICT化の推進が挙げられます。ICTとは「Information Communication Technology」の略で、直訳すると情報通信技術の意味です。大まかに言うと、スマホやパソコンといったデジタル技術を駆使することを意味します。

厚生労働省は介護現場における介護テクノロジーの利用を推進しており、業務改善のポイント集やデータ連携促進モデルの手引といった資料も公開しています。

参考：介護テクノロジーの利用促進｜厚生労働省

介護業界の人手不足による業務負荷の軽減

介護業界の人手不足によって増える業務負荷を軽減するため、介護ソフトへの注目は高まっています。

日本は少子高齢化が進んでおり、労働人口が減ったことで様々な業界や職種で人手不足の傾向が見られます。それに加え、高齢者が増えることで介護業界に対するニーズは高まっています。

介護従事者1人あたりの業務の負担は増えており、それを軽減するために介護ソフトによる作業の効率化や自動化が求められているのです。

介護ソフトでできることとは？

「介護ソフトを利用するとどのようなことができるのか」という疑問を持つ方向けに、主な機能について以下で解説します。

請求関連の機能

介護ソフトには、利用者と国保連への請求をサポートしたものが多く見られます。単位数の計算、利用者負担額の算出など、介護保険請求はとても複雑です。手作業で行うとミスが発生しやすいため、介護ソフトにより正確性と効率の向上が大きく期待できるでしょう。

介護ソフトの介護保険請求に関わる主な機能は、以下の通りです。

• 請求データ作成
• 入金管理
• 加算請求
• 間違い防止機能

入力された介護記録のデータと自動連携する介護ソフトを選ぶと、さらに請求業務を効率化できます。

計画関連の機能

介護ソフトを利用すると、介護保険サービスを提供する上で欠かせない計画と実績の管理が1つで行えます。また、利用者の状況・要望・スケジュールを入力し、自動で計画を作成できるものもあります。

介護ソフトの計画関連の主な機能は、以下の通りです。

• 介護計画書の作成
• アセスメントの作成と管理
• モニタリングの作成と管理
• 予定実績の管理

介護記録関連の機能

介護ソフトは、サービスの提供、利用者の健康状態、連絡帳などの様々なデータの記録が行えます。また、そのようなデータを他の機能と自動連携できるものを選ぶとさらなる業務効率化が可能です。

介護ソフトの介護記録関連の主な機能は、以下の通りです。

• 介護記録
• 過去の記録の検索
• 職員の勤怠管理

LIFE関連の機能

介護ソフトによっては、科学的介護情報システム（LIFE）の提出に対応したものもあります。

LIFEの提出には、重複した内容の入力、エラーの発生、データの修正といった作業が発生しやすいです。LIFEの提出に対応した介護ソフトを選ぶと、毎月発生するそのような手間を解消できます。

介護ソフトを導入する4つのメリット

間接業務の効率化やペーパーレス化といった介護ソフトを導入する4つのメリットについて解説します。

間接業務の効率化

介護ソフトの導入によって、介護記録や介護保険請求にかかる事務作業の手間を減らすことが可能です。情報を一元管理できれば、様々な書類を確認する必要がなくなります。また、データ連携が行われる介護ソフトの場合には、同様のデータを何度も入力する手間がかかりません。

情報のデジタル化

介護ソフトへの入力によって、ペーパーレス化が実現できます。

介護現場では、介護記録、報告書、請求書などの多くの紙の情報があります。そのような紙の情報は管理や整理に時間がかかるだけでなく、紛失や情報漏洩のリスクも高いです。

介護ソフトによってデータとして保管することで、そのようなリスクを低減できます。また、必要な情報が探しやすくなることもメリットと言えるでしょう。

人為的なミスの発生を減らせる

人為的なミスの発生を抑えた正確な業務ができることも、介護ソフトを導入するメリットです。

介護現場では、実績から請求情報への入力や記録を元に報告書に記載するなどの転記が必要です。手作業で転記作業を行う場合には、人が行うことなので少なからずミスが発生する可能性があります。

介護ソフトへの入力により、そのような転記を減らせれば人為的なミスの発生を抑えられます。また、データの整合性の確認もスムーズに行えるでしょう。

現場でのケアの時間を増やせる

介護ソフトによって介護記録や請求業務にかかる時間を減らせれば、現場でのケアの時間を増やせます。それにより、より細やかなケアの実施による利用者の満足度の向上が期待できます。介護ソフトの導入は、介護保険サービスの品質向上という観点からも効果的です。

介護ソフトを導入するデメリット・注意点

コストの発生や学習コストの発生といった介護ソフトを導入するデメリットや注意点について、以下で解説します。

初期費用や月額のコストが発生する

介護ソフトの導入には、初期費用や月額のコストが発生します。介護ソフトによって料金体系は様々ですが、少なからずコストがかかります。

中には、無料で利用できる介護ソフトもありますが、機能や期間が限定されているものが多いです。導入前のサポートやデモ版を利用して、コストに見合った成果が得られるか検討することが大切です。

操作を理解する時間がかかる

介護ソフトを使いこなすには、操作を理解する時間が少なからずかかります。どれだけ機能が充実していても、操作が複雑な場合には職員が使いこなすまでには多くの時間がかかります。

そのような問題をケアするためには、直感的に操作できるわかりやすい介護ソフトを選ぶとよいでしょう。介護ソフトは導入して終わりではなく、機能を使いこなして効率化を実現することが大切です。

職員の理解と協力を得る必要がある

介護ソフトの導入は多くの業務に関連するため、働く環境を変化させるので職員の理解と協力を得る必要があります。環境の変化に対応するためには、一人ひとりが意識を持って業務に取り組まなければなりません。そのため、介護ソフトの導入前から情報を共有し、不安や不満について解消することが大切です。

介護ソフトの選び方

機能性、操作性、サポート体制といった、介護ソフトの選び方のポイントについて以下で解説します。

課題を解決する機能が備わっているか

介護ソフトを選ぶ際には、介護事業所が抱える課題を解決できる機能が備わっていることが大切です。

介護ソフトは、種類によって様々な機能が提供されています。そのような機能が「請求作業に時間がかかっている」「記録の重複した入力に手間がかかる」といったお悩みを解決できるか、よく検討する必要があります。

また、介護ソフトは価格もソフトによって異なります。機能と価格のバランスを考えて、介護事業所に合ったソフトを選びましょう。

誰でも使いやすいか

シンプルで直感的に使えるかという点は、介護ソフトを選ぶ上で重要です。

介護事業所の中には、パソコンやタブレットの操作が苦手な職員もいるものです。そのような方が日常的に扱うことに抵抗がない介護ソフトであれば、機能を最大限に発揮できるでしょう。

それとは逆に、使いづらいと感じる介護ソフトの場合には、便利な機能を活かすことは難しいでしょう。

サポートは充実しているか

導入前と導入後のサポートが充実していることも、介護ソフトを選ぶポイントです。導入前にどのような課題を解決したいか相談できれば、機能の過不足を見極めることができます。また、必要な準備も明確になるでしょう。

そして、介護ソフトは導入するだけでなく、定着して活用できることが重要。そのため、しっかりと介護ソフトの機能を生かしたいと考えている場合には、手厚いサポートを行っている介護ソフトを選ぶと安心です。

Rehab Cloud（リハブクラウド）は、介護ソフトの導入前から導入後まで安心できるサポート体制を用意しています。わかりやすい操作マニュアルの提供や無料のオンラインサポートが受けられます。また、リハビリ専門職が活用をサポート。介護ソフトの導入に悩んでいる方は、まず相談することをおすすめします。

▶お問い合わせ | 介護ソフト・介護システムならRehab Cloud（リハブクラウド）

介護ソフトの導入で業務効率化とケアの品質向上を実現

介護ソフトは、人材不足による問題の解決やICT化の推進により注目が高まっています。そして、日本は少子高齢化が進んでおり、今後も介護業界に対するニーズが高まることが予想されます。

そのような状況において、職員の業務の負荷を軽減し、ケアの品質を向上するには、介護ソフトによる業務効率化が不可欠となっていくでしょう。介護ソフトは、計画・記録・請求までの一元管理が可能です。それにより、間接業務の効率化やペーパーレス化といったメリットが得られます。

介護ソフトを導入することで業務効率化を実現し、人にしかできない現場作業に充てて利用者へのケアを充実させましょう。