介護ソフトの失敗しない乗り換え方法！やるべきこと・選び方・手順について解説

介護ソフトの乗り換え前に必ずやるべきこと

現状の業務フローの見直しや現状の課題の洗い出しなど、介護ソフトを乗り換える前に必ずやるべきことについて解説します。

現状の業務フローの見直し

介護ソフトの乗り換えを検討する際は、まず現状の業務フローを見直しをしましょう。なぜなら、業務の見直しによって課題が解決できる場合があるからです。

例えば、介護記録のメモを紙で取っていて、事務所に帰ってから改めて介護ソフトに入力することが負担になっているとします。使っている介護ソフトがタブレットでも利用可能であれば、乗り換え不要でそのような問題は解決できる可能性があります。

また、個人のやり方が定着してしまって、見直しが行われないままになっている場合もあります。発生している問題への認識が、現場の職員と管理者で異なっていることが原因の場合もあるでしょう。それぞれの意見を交換し、既存の介護ソフトで解決ができないか検討することが大切です。

現状の良い点・悪い点の洗い出し

現状の介護ソフトの良い点と悪い点の洗い出しを行いましょう。介護ソフトは、それぞれのソフトで特徴が異なります。そのため、単に乗り換えを行っただけでは「前のソフトのほうが使いやすかった」という結果になることも考えられます。

乗り換える前に、現状の介護ソフトの良い点と改善したい点を明確にすることで、どのような介護ソフトに乗り換えるべきか具体的な条件が見えてきます。

介護ソフトの乗り換え目的を明確にする

具体的な条件が出せたら、次は乗り換える目的を明確にします。コスト、機能、使いやすさといった、すべての条件をクリアする介護ソフトを選ぶことは簡単ではありません。実現したいことの優先度を決め、それを踏まえて理想に近い介護ソフトを選びましょう。

新しさや人気で選ぶのではなく、乗り換えによって解決したい課題や問題から逆算して選ぶことが失敗しないポイントです。

介護ソフトの乗り換えを考えるべき場合とは？

次に、介護ソフトの乗り換えを考えるべき場合の具体例について解説します。

介護ソフトの機能と業務内容のミスマッチ

使っている介護ソフトに備わっている機能が業務内容に適していないと、非効率になる場合があります。使わない機能が多くて求める画面までたどり着けない、使いたい機能に対応していないといったことが問題になっているのであれば、介護ソフトの乗り換えを検討する必要があります。

コストとメリットのバランスが悪い

利用料金に対して得られる成果に満足できない場合は、介護ソフトの乗り換えを検討してもよいでしょう。

介護ソフトは規模や機能が多くなると、料金が高くなる傾向が見られます。使っている機能の見直しを行ってそれに合った介護ソフトを選べば、コストパフォーマンスに優れた介護ソフトに乗り換えられる可能性があります。

サポートが不十分で使いづらい

機能は優れているけれど、使い方がよくわからなくてサポート体制が不十分だと感じる場合には乗り換えを検討してもよいでしょう。介護ソフトは日常的に使用するので、誰にでも使いやすいことはとても大切です。

サポート対応が遅いと、業務が滞る場合があります。また、職員が介護ソフトの利便性を実感できないと、定着や活用が難しくなります。特にパソコンが苦手な方が多いのであれば、サポート体制が充実した介護ソフトを選ぶのがおすすめです。

乗り換え先の介護ソフトの選び方

乗り換え先の介護ソフトの選び方について解説します。

乗り換え目的に合った機能が備わっているか

乗り換え目的に対して、対応した機能が備わっている介護ソフトを選びましょう。当たり前に感じるかもしれませんが、乗り換え目的に合ったソフトを選ばなければ単に入れ替えただけという結果になることもあります。

「介護記録の業務の負担を減らしたい」「請求業務の入力の時間を減らしたい」「二重の入力が面倒で負担が大きい」など、解決したい課題をできるだけ具体的にすると乗り換えで成功する可能性が高まります。

予算に合っているか

介護ソフトは長く利用することになるので、予算内で運用できるか確認することも大切です。介護ソフトを乗り換えるときには、できるだけ大きな業務効率化ができるものを選びたいと考えるはずです。

しかし、機能が豊富になればそれだけ料金も高くなる可能性が高いです。経営が苦しくなるような介護ソフトを選んでしまっては、業務効率が上がっても新たな問題が生まれる可能性があります。予算に見合った成果が得られるコストパフォーマンスの高い介護ソフトを選ぶとよいでしょう。

サポート体制が充実しているか

サポート体制も介護ソフトを選ぶ際の重要なポイントです。特にサポートが不十分で使いこなせていないことが乗り換える理由であれば、どのようなサポートが受けられるかしっかりチェックしましょう。

困ったときにすぐに問題が解決できることだけでなく、導入から定着までサポートしてくれると乗り換えに対する不安を軽減できます。

口コミや評判はよいか

乗り換える介護ソフトを選ぶときは、口コミや評判も確認するとよいでしょう。実際にその介護ソフトを使っている方の声は、素直な意見なのでとても参考になります。また、確認するときはよい意見だけでなく、厳しい意見も見るようにします。それぞれの事業所で状況は異なるので、厳しい意見があるからと言って性能が低いということにはなりません。よい意見にも同じことが言えるので、どちらにも目を通して自身で判断することが大切です。

介護ソフトの乗り換え手順

介護ソフトの乗り換えを行う際の具体的な手順について解説します。

乗り換え元の介護ソフトの仕様やデータを調べる

介護ソフトの乗り換えを行う準備として、乗り換え元の仕様やデータの量について調べます。仕様が異なりデータの量が大きくなれば、乗り換えに必要な作業時間も大きくなるからです。

データ形式・アップデートの状況・連携しているシステムといった項目について最低限確認が必要です。既存のソフトの詳細がわかると、移行先へのデータ移行もスムーズに行えます。

介護ソフトの乗り換えのスケジュールを決める

介護ソフトの乗り換えのスケジュールを設定します。スケジュールを決めることで、乗り換え作業の流れがわかりやすくなり、それぞれが対応するタスクも明確になります。関係者全員がスケジュールを把握できると、乗り換えから介護ソフトの定着までスムーズに行えるでしょう。

全体のスケジュールを考えて関係者と話し合いながらタスク単位まで落とし込むと、新しい介護ソフトに円滑に乗り換えられます。

乗り換え先の介護ソフトを選ぶ

スケジュールが決まったら、乗り換え先の新しい介護ソフトを選びます。介護ソフトを選ぶ際には、上述のとおり機能・予算・サポート体制・口コミなどが判断基準となります。

また、データ移行が必要となりますので、対応が難しい場合にはサポートが受けられるかも確認しましょう。

データ移行と乗り換え先の介護ソフトの稼働

乗り換え先の介護ソフトが決まったら、データ移行後に稼働させます。データ移行は、CSVによる連携か手入力で行うことが一般的です。移行元と移行先の介護ソフトを確認し、適した方法で実施しましょう。

他のシステムとの連携が必要な際は、介護ソフトの提供会社に相談して業務が滞らないようにケアする必要があります。

乗り換え先の介護ソフト活用のための職員の教育

新しい介護ソフトを想定通りに活用するには、職員の教育が必要です。介護ソフトは導入して終わりではなく、使いこなすことで機能を発揮します。

職員の教育は、以下のポイントを抑えると効果的に行えます。

• 新しい介護ソフトに合わせた業務フローが記載されたマニュアルの整備
• 基本的な操作方法の説明
• トラブルが発生した際の対応の周知

Rehab Cloud（リハブクラウド）は、介護ソフトの使いやすさにこだわっているだけでなく、定着や活用をサポートする体制が充実しています。キックオフや運用設計といった計画段階からサポートが受けられ、利用者情報のCSV取り込みにも対応しています。また、わかりやすいマニュアルや職員向けのオンライン勉強会も行っているので、職員の教育に不安がある事業所に最適です。

Rehab Cloudのサポート体制の詳細については、以下からご確認いただけます。

▶サポート体制 | 介護ソフト・介護システムならRehab Cloud（リハブクラウド）

事業所に合った介護ソフトに乗り換えて業務効率化を実現

介護ソフトの乗り換えを考える際は、まず現状の業務フローの見直しを必ず行いましょう。業務フローの変更や現状の介護ソフトへの機能追加で解決する場合もあるからです。

しかし、必要な機能が足りていない、コストパフォーマンスが悪い、わかりづらくて使いづらいといった問題があるときには、乗り換えを検討する必要があります。乗り換える際には、目的に合った介護ソフトを選び、スケジュールを立てて計画的に取り組むことが重要です。そして、職員が使いこなせるようにケアを行い、さらなる業務効率化を実現しましょう。