介護記録ソフトとは？4つの導入メリットと選び方について解説

※2025年2月時点情報

介護記録ソフトとは？

介護記録を初めて導入するという方向けに、どのようなことが行えるのかと必要な理由について解説します。

介護サービスの利用者の情報を効率的に記録するソフト

介護記録ソフトとは、介護サービスの利用者に提供したサービス内容を始め、健康状態、経過記録、活動状況を簡単に記録できるソフトです。中には、介護サービスの記録だけでなく、アセスメントの登録・ケアプランの作成・介護請求など、幅広い機能を提供しているソフトもあります。

介護記録ソフトが必要な理由

介護記録ソフトが必要な理由として、正確な記録ができ、作業の負荷を減らせることが挙げられます。

まず、介護事業者は介護保険法によって介護記録の作成と保存が義務付けられています。そのため、介護現場でのメモを書類に転記してファイリングしたり、パソコンに入力したりといった作業を行う必要があるのです。記録用紙に手書き

で記録をする作業は手間がかかるだけでなく、転記やデータ入力にミスがあると正確な記録が残せなくなります。

介護記録アプリを利用すれば、介護現場でタブレットやスマホを使って記録することが可能です。業務中に正確な記録を残せるだけでなく、実績への転記の手間もないので事務作業や請求作業の負担も減らせます。

介護記録ソフトは無料で利用できる？

介護記録ソフトには、利用期間や機能が限られた無料のものもありますが、多くの介護記録ソフトは有料です。無料で使えるものは作業のサポート程度に限られたものが多く、記録業務の大幅な効率化を期待することは難しいでしょう。介護記録ソフトの導入によって業務の効率化や正確性の向上を求めるのであれば、予算に合った有料のソフトを使うことをおすすめします。

介護記録ソフトを導入する4つのメリット

介護記録ソフトを導入することで得られる事務作業の負荷軽減、記録管理の効率化、請求作業の短縮、サービスの品質向上といった主な4つのメリットについて解説します。

効率的な記録による事務作業の負荷の軽減

介護記録ソフトを使えば、入力のサポートや転記が不要な効率的な記録ができるので事務作業の負荷が軽減できます。介護記録ソフトの中には、紙からの転記が不要な、タブレットに直接入力できるものもあります。記録したデータが各種帳票に自動連携されれば、違うソフトへ重複した内容を入力する手間も不要です。

また、頻繁に使用する文章のテンプレート登録や同じ文章の一括登録が行える機能が利用できるものもあります。介護記録ソフトを利用することで、効率的で無駄のない記録の作成が行えます。

記録の管理や情報共有がスムーズ

介護記録ソフトは記録が電子化されるので、管理や情報共有がスムーズです。システム上にデータで保存することで、書類の整理や保管の手間がなくなります。また、質の高いケアを提供するために欠かせないスタッフ間の情報共有の効率も上がります。

請求作業にかかる時間が削減できる

請求機能と連携できる介護記録ソフトを利用すると、請求作業にかかる時間が削減できます。記録と請求が連携されれば、実績を転記する時間がかかりません。介護記録ソフトに記憶されたデータが他の書類に自動で連携されると、毎月の請求作業で発生していた手動の作業がなくなるので、業務時間が大幅に減らせます。

提供するサービスの品質向上

介護記録ソフトの導入によって事務作業を始めとした間接業務の時間が軽減できれば、提供するサービスの品質向上にもつながります。今まで間接業務に割いていた時間を、利用者とコミュニケーションを取るといった直接業務に充てられるからです。それにより、利用者の状態をより細やかに理解した寄り添ったケアが行えるでしょう。

介護記録ソフトの選び方のポイント

介護記録ソフトの選び方のポイントについて、以下でわかりやすく解説します。

タブレットやスマホで記録ができるか

介護記録ソフトは、タブレットやスマホで利用できることと、業務にあった記録の方法が備わっているかが選ぶ上での大切なポイントです。もちろん、介護記録ソフトは基本的にパソコンで記録を行います。

しかし、パソコンのみでは記録の方法としては不十分です。訪問介護を行う場合には、パソコンをその場で利用できる機会は少ないです。また、施設でも利用者が過ごす場所と事務室が離れていれば見守りが不十分になります。そのため、持ち歩いてその場で記録ができるタブレットやスマホに対応していることが選ぶポイントの1つになるのです。

記録のデータ連携がスムーズに行えるか

ケアの記録と請求管理のデータ連携がスムーズに行えるかは、介護記録ソフトを選ぶ際に確認したいポイントです。

毎日のケアの実施記録は、請求業務で介護報酬の加算を算定するために必要になります。そのため、ケアの実施記録と請求管理のデータ連携ができれば、確認作業のみで入力作業はほぼ不要になり、負担が大きく軽減できます。

サポート体制が充実しているか

新しい介護請求ソフトを導入する際は、その後の運用も見据えてサポート体制が充実しているものを選びましょう。介護請求ソフトの導入は働く環境ややり方を大きく変えるので、それに慣れるまでには少なからず時間がかかります。

その際に、導入から運用まで相談に乗ってくれたり、わからないことがあった場合にすぐに答えてくれたりといった手厚いサポート体制があれば安心です。

導入目的にあった機能が備わっているか

介護記録ソフトを選ぶ際は、課題を解決できる導入の目的にあった機能が備わっているか慎重に検討しましょう。

介護記録ソフトはさまざまなメーカーから販売されており、目的に応じて豊富な機能が選べます。導入の費用を安く抑えることを優先して、無料や安い介護ソフトを選ぶと機能の不足によって課題が解決できない場合もあります。それぞれの事業所の課題が解決できる機能が備わっていて、費用とのバランスの取れた介護記録ソフトを選ぶことが大切です。

事業所の業務を1本化できるソフトを探しているのであれば、介護ソフトと一体になった介護記録ソフトを選ぶという選択肢も考えられます。

主な介護記録ソフト4選

介護記録ソフトの導入を進めたいという方向けに、主なソフト4つを以下で紹介します。

Rehab Cloud（リハブクラウド）

Rehab Cloud（リハブクラウド）は、計画・LIFE・記録・請求を一元管理して行えるクラウド型介護ソフトです。利用者情報や記録した内容は自動で連携されるので、請求データの作成もスムーズに行えます。また、現場の使いやすさを追求しているので、パソコンが苦手な方でも使いやすいです。わかりやすい操作マニュアルや無料のオンラインサポートも利用できるなど、サポート体制も充実しており99.7%という高い契約継続率から、満足度の高さが伺えます。

日々の記録業務で何度も必要な転記に悩んでいたり、パソコンが苦手な職員が多くICTが進んでいないといった課題を抱えている事業所に最適な介護ソフトです。

参考：介護ソフト・介護システムならRehab Cloud（リハブクラウド）

ほのぼのNEXT

ほのぼのNEXTは、ケアの記録や請求業務をICT化を実現し、介護現場をサポートする介護ソフトです。画面デザインや操作性の良さ、導入後のサポートが評価されており、71,900以上の事業所で利用されています。タブレットでケア記録の入力や確認が行えます。

参考：ケア記録から介護請求まで連動 介護ICTソフト「ほのぼのNEXT」 \| NDソフトウェア

ワイズマンシステムSP

ワイズマンシステムSPは、介護・福祉のすべてのサービスをカバーする豊富なサービスを提供し、介護現場のICT化を総合的に支援しています。厚生労働省のフォーマットに準拠した「介護支援経過」の記録ができるといった介護記録の作成や管理に役立つ機能を提供しています。

参考：カルテ・介護ソフトの開発・販売｜医療と介護・福祉のワイズマン

カイポケ

カイポケは、国保連請求・個別支援計画書・各種帳票・データ連携を一貫して行えるクラウド型の介護ソフトです。訪問介護の際にスマホで記録が行える「カイポケ訪問記録」というサービスを提供しており、サービス提供実績がスマホからパソコンに自動連携されます。

参考：介護・看護・障害ソフトやシステムならカイポケ｜新規導入数No.1

介護記録ソフト導入で間接業務の効率化を実現しよう

介護記録ソフトを導入することで、ケアの記録の手間を減らす効率化と正確性の向上が実現できます。記録と請求管理が連携できる介護記録ソフトを選べば、転記の手間が省けるので請求業務の負担も軽減できるでしょう。間接業務に割いていた時間を現場で利用者に接する時間に充てることができれば、ケアの品質を上げることが可能です。

ICT化の第一歩として介護記録ソフトを導入して、より正確でスピーディーな間接業務と品質の高いサービスを目指しましょう。