介護ソフトは何ができる？対応業務・運用方法・料金について解説

介護ソフトの主な対応業務

「介護ソフトを使うと何ができるのだろう」という疑問を持つ方向けに、まず対応した主な業務について解説します。

介護計画書の作成業務

介護計画書の作成業務は、利用者や家族のニーズを反映して、具体的にどのようなサービス提供を行うか記載した計画書を作成する業務です。介護計画書には、厚生労働省が提示しているフォーマットがあるため、それに準じている介護ソフトが多く見られます。

介護記録業務

介護保険サービスを提供した際の内容を始め、利用者の健康状態などを記録する業務です。業務日誌や連絡帳への記載も介護記録業務に含まれる場合もあります。特定のフォーマットはないので、介護ソフトによって出力される内容やレイアウトは異なります。

科学的介護情報システム（LIFE）提出業務

厚生労働省の科学的介護情報システム（LIFE）の提出を行う業務です。LIFEの提出により、算定できる加算もあります。そのため、LIFE提出に対応した介護ソフトも増えています。基本的にはLIFEの提出は、システムに直接入力して行います。介護ソフトの中には、ソフト内でLIFEへの報告様式を作成し、そのままCSVファイルとして取り込んで提出できるものもあります。そのようなソフトを選ぶとさらに便利です。

請求業務

請求業務には、大きく分けて国保連請求と利用者請求があります。国保連請求は、国保連合会へ請求を行います。利用者請求は、自己負担分を利用者に請求する業務です。

請求業務は、単位数の計算や利用者負担額の計算が必要となる複雑な作業です。そのため、手作業で行うとミスが発生しやすくなります。記録と請求が連携する介護ソフトを選ぶと、効率的でミスのない請求が行えます。介護ソフトによる業務効率化のインパクトが大きい業務と言えるでしょう。

介護ソフトの2種類の運用方法

介護ソフトの基礎知識として、クラウド型とパッケージ型の2種類の運用方法の違いについて解説します。

クラウド型（ASP型）介護ソフト

クラウド型の介護ソフトは、インターネットを通してソフトを利用する運用方法です。インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでも利用できることが特徴。ASP（Application Service Provider）型とも呼ばれます。

クラウド型の介護ソフトは、システムの提供会社が保守やメンテナンスを行います。そのため、法改定への対応といったアップデートにもスムーズに対応可能です。

パッケージ型（オンプレミス型）介護ソフト

パッケージ型の介護ソフトは、パソコンやサーバにインストールして自社で管理する運用方法です。オンプレミス型とも呼ばれます。事業所の利用状況に合わせたカスタマイズができるパッケージ型の介護ソフトもあります。また、利用できる環境が限られるので、情報漏洩のリスクを軽減可能です。

一方で、バックアップを取ったり、アップデートをしたりといった対応を行う必要があります。

介護ソフトの導入に必要な料金

介護ソフトの導入は、コストが課題になる場合が多く見られます。以下で、どのような料金が必要となるのかわかりやすく解説します。

初期費用

介護ソフトを導入する際に初めに必要となる料金です。ソフトのインストールやセットアップなどが、初期費用に含まれます。ただし、すべての介護ソフトで初期費用が発生するわけではありません。クラウド型の場合には無料の場合もあり、主にパッケージ型の介護ソフトで初期費用が発生します。

基本料金

介護ソフトを利用するために必要となる基本的な料金です。クラウド型は月額料金である場合が多く見られます。パッケージ型の場合には、1年間や3年間分をまとめて払ったり、分割で支払ったりといった場合があります。その他にも、利用者数や職員数に応じて料金が変わる従量課金制の介護ソフトもあります。

オプション追加料金

介護ソフトの基本となる機能とは別にオプションを追加する際に発生する費用です。料金が低く抑えられている介護ソフトの場合、使える機能が限られる場合があります。また、介護ソフトの導入後に一本化を検討したい場合に機能を追加するケースがあるでしょう。

保守費用

保守費用は、介護ソフトのメンテナンスやサポートを受けることで発生する費用です。このようなサポートは困ったことがあった場合に解決に役立つので、介護ソフトを使いこなす上でとても重要です。保守費用が基本料金に含まれており、サポートを無料で受けられる介護ソフトもあります。

バージョンアップ費用

介護ソフトの機能の改善や追加といった、バージョンアップにかかる費用です。介護報酬の改定の際にバージョンアップが必要となる場合が多く見られます。介護ソフトによっては、このような更新やバージョンアップが無料のものもあります。

業務を効率化する介護ソフトの選び方

事業所の業務を効率化する介護ソフトの選び方について解説します。

課題を解決する機能が備わっているか

まず、課題を解決する機能が備わっているか、必ず確認しましょう。介護ソフトによっては、介護記録や請求などに機能が限られていて低価格の場合もあります。

事業所としてどのような課題があるのか洗い出しを行い、それを解決する機能を持つ介護ソフトを選ぶことが大切です。

予算内で運用できるか

介護ソフトを予算内で運用できるか、慎重に検討する必要があります。機能が豊富であっても、事業所の売上を圧迫して経営に影響を与えてしまっては利用の継続が難しくなるでしょう。

介護ソフトの導入には上述のとおり、様々な費用が発生します。初期費用だけでなく、月々のランニングコストも考え、費用と効果のバランスを考えることが重要です。

操作はわかりやすいか

介護ソフトは、操作がわかりやすく使いやすいことも選ぶポイントです。幅広い業務に対応した介護ソフトは、毎日の様に使用するようになるでしょう。そのため、パソコンが苦手な職員の方でも抵抗なく使えるものを選ぶと、定着しやすくなります。

介護ソフトの導入によって、働き方が変わることに少なからず職員はストレスを感じるものです。使いやすい介護ソフトを選べば、そのようなストレスが軽減できます。

サポート体制は充実しているか

介護ソフトの機能をしっかりと使いこなすには、わかりやすい操作だけでなく、サポート体制も大切です。新しいソフトを導入すると、慣れるまでは色々な疑問やトラブルが発生します。そのような困ったことがあったときに、すぐに問題を解決できるサポート体制があると安心です。

Rehab Cloud（リハブクラウド）は、充実したサポート体制が整った計画・LIFE・記録・請求まで行えるデイサービス向けの介護ソフトです。職員の事務作業や残業を減らすことで介護現場で利用者と向き合う時間を増やし、ケアサービスの品質向上を目指して開発されました。

介護ソフトの導入から相談でき、事業所の業務効率化の実現までサポートしています。Rehab Cloudのサポート体制については、以下から詳細をご確認いただけます。

▶介護ソフト・介護システムならRehab Cloud（リハブクラウド）

介護ソフトで業務効率化実現とケアサービスの品質を向上

介護ソフトは、主に計画・記録・LIFE・請求まで幅広い業務に対応しています。その機能を使いこなせば、事務作業にかかる時間の削減が可能です。

ただし、介護ソフトには、それぞれできることに違いがあるため、課題を解決できる最適な介護ソフトを選ぶ必要があります。介護ソフトを導入する際は、運用方法の違い、かかる費用、選び方のポイントをしっかりと理解することが大切です。事業所にあった介護ソフトの導入で間接業務の負担を減らし、利用者へのケアサービスの品質向上を実現しましょう。