サービス担当者会議マニュアル｜事前準備・記録の取り方・必要書類

⇒「職員の業務過多・残業の改善方法」解説資料のダウンロードはこちらから

サービス担当者介護とは

サービス担当者会議とは、介護保険サービスを利用する際、ケアマネジャーが開催する会議のことです。利用者と家族、実際に介護サービスを提供する介護事業所の担当者など、ケアマネジャーがアサインしたメンバーが参加して行います。

居宅サービス計画（ケアプラン）を作成するために、情報共有・利用者と家族の意向の確認・それぞれのサービスの課題の解決などを行います。

▶サービス担当者会議とは？進め方・開催頻度・参加者など徹底解説

⇒「職員の業務過多・残業の改善方法」解説資料のダウンロードはこちらから

サービス担当者会議に必要な書類と役割

サービス担当者会議に必要な書類は、以下の通りです。

後述する担当者会議の記録様式については、厚生労働省の「居宅サービス計画書標準様式及び記載要領」にある「第4表：サービス担当者会議の要点」に明示されています。

参考：居宅サービス計画書標準様式及び記載要領（2023年7月23日確認）

サービス担当者会議を開催するまでに準備すること

サービス担当者会議を開催するまでは、以下の流れで準備を進めていきます。

1. 参加者を決めてチームを編成
2. 確認事項・課題の確認

担当者会議は基本的にケアマネジャーが主体となって準備をする必要があります。ここでは、担当者会議の準備の流れについて解説します。

参加者を決めてチームを編成

サービス担当者会議の参加者を決めてチームを編成します。利用者にサービスを提供する際、基本的に多職種でチームを編成する必要があります。

おもに参加する機会の多い職種は以下の通りです。

• 医師
• 看護師
• 介護職
• リハビリ職（理学療法士や作業療法士）

このようなチーム編成は、ケアマネジャーが主体となって行います。

確認事項・課題の確認

サービス担当者会議で伝えておきたいポイントや課題点について確認しておきましょう。利用者の希望や身体状況など、気になる点がある場合は、あらかじめ利用者と家族に確認しておきます。

事前にケアプランの原案を作成しておくと、当日の担当者会議に資料として提供できるため、話がまとまりやすくなります。

スムーズに担当者会議を進めるためにも、ケアプランの原案や利用者の状況、必要となるプランをまとめた書類などを用意しておくことをおすすめします。

欠席者がいる場合の情報収集・注意点

厚生労働省の「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」によると、欠席者がいる場合は担当者への照会（依頼）という形で出席に代えることが認められています。

その際は、ケアマネジャーが担当者に照会文書を送ります。

照会文書には、ケアマネジャーからのサービス提供状況やケアプランの見直しの必要性があるかなどの質問が記載されています。

その質問に回答して返送することで、担当者会議に参加したという扱いになります。

担当者会議の準備を進めるために、照会が送られてきた場合は早めに返信しましょう。

参考：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（2023年7月23日確認）

議事録「サービス担当者会議の要点」とは

サービス担当者会議の議事録として作成するのが、標準様式のケアプラン「第4表：サービス担当者会議の要点」です。

これは担当者会議の内容をまとめて各担当者がスムーズに業務を進行するためのもので、ケアプランの作成で必要となる書類です。

厚生労働省にひな形が用意されていますので、それを活用するとよいでしょう。

参考：居宅サービス計画書標準様式及び記載要領（2023年7月23日確認）

「サービス担当者会議の要点」の項目と具体的な記入例

ここでは、サービス担当者会議の要点の項目に記載する内容について具体的に解説します。

• 会議出席者

サービス担当者会議でケアマネジャーが参加者の確認をした後、会議出席者の欄にそれぞれの「所属（職種）」と「氏名」を記載します。

家族の出席の際には、利用者との続柄も記載しておきましょう。
また、欠席者がいる場合は、氏名の後に（欠席）と記載して、「結論」の欄にその理由を書きます。　

• 検討した項目

「検討した項目」の欄では、今回の担当者会議を開催した目的を記載しましょう。目的が複数ある場合は、箇条書きで1つずつ簡潔に記載します。

スムーズに話を進めるために、担当者会議を開催する前に各担当者に目的について共有しておくことをおすすめします。

【記載例】
・ケアプランに対する利用者・ご家族の意向について
・利用するサービスの内容や頻度について
・各担当者の役割内容について

• 検討内容

「検討内容の欄」では、担当者会議で話し合った内容を記載します。箇条書きでまとめつつ、発言者が誰かわかるように記載しておくと話し合った内容がわかりやすくなります。

各担当者がどのような意見をしたのか、その話の流れがわかるように記載することも大切です。

欠席者がいた場合は、あらかじめ担当者会議の内容を伝えたうえで意見をもらいましょう。

【記載例】
・本人の身体状況から、○○のサービスを利用する際は○○のリスクに注意する必要がある（医師）
・身体機能の改善に対する要望が強い場合、○○のサービスの利用も検討か（理学療法士）

• 結論

担当者会議の話し合いで決まった内容を「結論」の欄に記載します。検討した項目が複数ある場合は、それぞれの結論がわかるように記載しましょう。

結論は「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように行うのか」について、具体的に示すことが大切です。各担当者にも結論を共有し、それぞれが行うべき内容を把握してもらいます。

【記載例】
・ケアプランに対する利用者・ご家族の理解に関しては、概ね問題なし
・利用サービスについては、○○に決定。○月○日より実施予定

• 残された課題

担当者会議で最後まで決まらなかった内容がある場合、「残された課題」の欄に記載します。会議のなかで新たに生まれた課題も、この欄に記載しましょう。

残された課題をそのままにしないように、「誰が」「いつまでに」「何をすべきか」という内容をメモしておきます。

残された課題についてまとめたら、最後に次回の担当者会議の開催時期について話し合い、内容が決まり次第記載します。

【記載例】
・○○サービスについては、事業所の看護師・理学療法士と相談してもらい、○日までに対応可能か連絡をもらう
・次回の会議については○○に関する内容について検討をする。○月○日に開催予定

サービス担当者会議を円滑に進めるには事前準備が重要

今回はサービス担当者会議を行ううえで準備しておきたいことや記載する内容について解説しました。

各担当者とのコミュニケーションを円滑にして、利用者・家族に適切なサービスを提供するには、担当者会議で内容を細かい部分まで詰めていくことが大切です。

そのためには、事前準備や記録の取り方などをしっかりとおさえておく必要があります。とくにはじめて担当者会議を開催する場合は、どのような流れで進行するのかを事前に把握しておきましょう