サービス担当者会議とは？進め方・開催頻度・参加者など徹底解説

▶科学的介護ソフト「Rehab Cloud」は2024年度の介護報酬改定に対応！

サービス担当者会議とは？その目的・意義

サービス担当者会議とは、ケアマネジャーが作成したケアプランの内容・方向性を決定するときに関係者を集めて開かれる話し合いのことを指します。

担当者会議は、利用者の状態やニーズなどの情報を多職種で共有・検討できる貴重な場といえるでしょう。担当者会議を開く目的は、おもに以下の通りです。

• 情報の共有
• 利用者と家族の希望の確認
• 課題の解決策に対する説明
• 支援内容の検討

▶科学的介護ソフト「Rehab Cloud」は2024年度の介護報酬改定に対応！

情報の共有

利用者と家族の状況や作成したケアプランの内容などについての情報共有を行うことが目的の1つです。ケアマネジャーだけでなく、医師や事業者にも情報を伝えることで、それぞれの役割やケアの方法が明確となります。

利用者と家族の希望の確認

利用者と家族がどのような希望を持っているのかを確認することも大切です。どのようなサービスを希望しているのか、どのような調整をして欲しいのかなど、利用者と家族の意向に沿ってケアプランを作成しましょう。

課題の解決策に対する説明

利用者と家族の希望を聴取したうえで、課題に対してどのような解決策をとるのかを説明していきます。

適切なサービスを提案したとしても、利用者と家族の理解が得られない場合、受け入れてもらえないケースも考えられます。解決策を説明して理解を得たうえで、ケアプランの作成を進めていきましょう。

支援内容の検討

今まで話し合った利用者・家族の希望や解決策を総括しながら、サービス内容を検討します。提供するサービスを変更する必要が出た場合は、それにあわせてケアプランの内容も更新します。

参加するメンバーの職種・役割

サービス担当者会議に参加するメンバーの職種は以下の通りです。

• 利用者
• 利用者の家族
• ケアマネジャー
• 医師
• 介護関連スタッフ（介護職員、介護福祉士など）
• リハビリスタッフ（理学療法士、作業療法士など）
• サービス提供責任者
• 福祉用具専門相談員
• 栄養指導員

担当のケアマネジャーを中心に、さまざまなスタッフが参加してサービス担当者会議を行います。また、今回紹介したスタッフは毎回全員参加するわけではなく、会議の内容に応じて必要な職種だけを集めて行います。

開催する場所は？

サービス担当者会議は、基本的に利用者の自宅で開催されます。利用者の家が狭く、担当者全員が十分に集まれないような環境の場合は、デイサービスや他の施設の会議室などで開催するパターンもあります。

当日にトラブルが起きないように、担当者会議を利用者の家で行っても問題ないかを事前に確認しておくと良いでしょう。

開催時期と頻度は？

サービス担当者会議は、ケアプランを作成するタイミングで開催されます。その他の開催時期としては、以下のタイミングがあげられます。

• 利用者が要介護更新認定を受けたとき
• 利用者の要介護区分の変更を申請するとき
• 利用者の身体状況や居住環境が大きく変化したとき
• 利用者のサポートが困難となったとき
• ケアプランの内容が変更となったとき

このように、担当者会議の時期や頻度は利用者の状況によって異なります。適切なタイミングで担当者会議を実施しない場合、減算の対象となるケースもあるので注意が必要です。

サービス担当者会議の進め方・セリフ

サービス担当者会議は司会・進行役を立てておくと、スムーズに話を進められます。ここではサービス担当者会議の流れを解説しつつ、状況に沿ったセリフ例についてご紹介します。

進行に欠かせない書類や事前準備のやり方、担当者間で話し合いが必要な事項など、サービス担当者会議を開く前にやっておくべきことを知りたい方は以下の記事からチェックできます。ぜひご一読ください。
▶︎サービス担当者会議マニュアル｜事前準備・記録の取り方・必要書類

▶科学的介護ソフト「Rehab Cloud」は2024年度の介護報酬改定に対応！

開始の挨拶・参加者紹介

まずは主催者であるケアマネジャーから開始の挨拶と自己紹介をします。その後、参加者の紹介を行います。

初対面の参加者が多い場合は、1人ずつ挨拶と自己紹介をしてもらうのも良いでしょう。すでに多くの参加者が何度も顔合わせをしている場合は、ケアマネジャーが1人ずつ軽く紹介する流れでも問題ありません。

【セリフ例】

• 本日はお忙しい中ありがとうございます。今回のサービス担当者会議の司会を務める○○（主催者ケアマネジャーの名前）です。よろしくお願いします。
• では、今回参加する担当者から1人ずつ順番に自己紹介をお願いします。（自己紹介を促すパターン）
• では、今回参加する担当者について、私からご紹介させていただきます。（ケアマネジャーが紹介するパターン）

会議の目的・決めるべきことの説明

挨拶が済んだら、今回の会議の目的や決めるべき内容について説明をします。

【セリフ例：ケアプランの原案の場合】

• 今回の会議の目的は、○○（利用者）さんのケアプランの原案などについてです。こちらのケアプランについてご覧ください。
• 利用者様とご家族様の意向をもとに作成したサポートの方針については、ケアプラン第1表をご覧ください（詳しく説明）
• 利用者様とご家族様の生活場面で課題となっている部分と、その解決策については、ケアプラン第2表をご覧ください（詳しく説明）

議題に関する話し合い・意見交換

ケアマネジャーが今回の内容について一通り話したら、それぞれの担当者の意見を伺います。各担当者が意見をスムーズに出せるように、ケアマネジャーから順番に話を振るのも良いでしょう。

【セリフ例】

• 以上がケアプランの原案についてでした。ケアプランについて担当者様から何かご意見はないでしょうか？
• 以上がケアプランの原案についてでした。各担当者様からご意見をいただければと思います。まずは、医師の○○さんから何かご意見についてありましたらよろしくお願いします。（順番に話を振るパターン）

利用者・家族への説明と確認

議題に関する話し合いがひと段落したら、利用者とその家族に確認をします。議題の内容に不明点がある場合は丁寧に説明しましょう。

担当者だけでなく、利用者と家族にも納得がいく状態で話を進められるように配慮することが大切です。

【セリフ例】

• 今回の議題に対する話し合いについて、○○（担当者）さんからこのようなご意見をいただきましたが、利用者様やご家族様の方で何かご不明点などはありませんか？

内容のまとめ・整理・確認

議題の終了時に話し合った内容をまとめて、再確認します。どのような議題だったのか、どのような意見が出たのかについて整理して、全員が把握できるようにまとめましょう。

今回の議題では解決できなかった課題がある場合、その内容についても共有します。

【セリフ例：ケアプランの原案の場合】

• では今回の議題であるケアプランの原案としましては、○○（内容）で、担当者様からいただいた意見としては、○○（担当者からの意見）ということでした。そのため、○○（変更内容）の方向性で進めさせていただければと思います。
• 今回の話し合いではうまくまとまらなかった○○（課題点）に関しては、決まり次第またあらためてご連絡いただければと思います。

終わりの挨拶

最後に終わりの挨拶を行います。集まっていただいた利用者・家族と担当者にお礼を伝えて閉会しましょう。

【セリフ例】

• それでは今回の議題はここで終了したいと思います。本日はお集まりいただきありがとうございました。
• 後日、今回の議題内容の記録と新しいケアプランをお渡ししますので、よろしくお願いいたします。

サービス担当者会議の意義をおさえてスムーズな進行を

サービス担当者会議は、さまざまなスタッフが連携し、利用者の状態やニーズを共有して最適なケアプランを立案するのに欠かせない要素です。

多職種と情報共有することで、利用者に提供できるサービスの質の向上だけでなく、医療スタッフとの連携の強化につながるでしょう。

また、定期的な担当者会議の開催によって、より効果的なサポート体制の構築が期待できます。ぜひこの記事を参考にして、適切に担当者会議を進められるようにしていきましょう。