デイサービスのタブレット導入｜効率アップ・人員不足のサポートに役立つ導入事例

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タブレットは何ができる？介護におけるタブレットの利用方法

介護現場におけるタブレットの導入の最大のメリットは、業務効率化による職員負担の軽減にあります。

介護施設における人員不足解消や業務負担の軽減は重要な課題の1つです。

タブレットを活用することで情報共有や記録管理などが効率化された結果、多面的な業務改善を実現できます。

たとえば、記録をデジタル化してクラウドで共有することで、利用者の健康状態や介護記録をリアルタイムかつ複数人で共有可能となり、職員間の情報共有がスムーズになるでしょう。

記録がデジタル化されると、何度も記録を紙に転記するような重複作業の削減や情報伝達の正確性を高めることにつながり、記録入力作業の時間を大幅に削減できます。

記録のデジタル化やクラウド活用自体はPCを活用してもできますが、PCのデメリットである携帯性や操作性の低さなどが活躍の機会を制限してしまいます。突発的な業務の多い介護現場では、不便だと感じる場面が多いかもしれません。

しかし、タブレットの特徴はPCに比べて携帯性が高く、直感的な操作ができることにあります。

比較的軽いタブレットでタッチスクリーンを通じて気軽に情報にアクセスできたり、情報を入力できたりすることは、日々忙しい介護現場での大きな助けになるでしょう。

加えて、タブレットの活用は介護サービスの質向上にも寄与します。

たとえば、認知症予防アプリなどの活用により、利用者のモチベーションを高めることができます。また、ビデオ通話機能を活用すれば利用者と家族間とのコミュニケーション支援などがしやすくなるでしょう。

さらに、記録管理などの作業効率が改善されることで利用者への直接的なケアの時間が増え、職員の満足度向上と利用者へのサービスの質の向上にもつなげやすくなります。

実際にタブレットを導入することで業務が改善した例として、デイサービスの連絡帳の記録業務の効率化が挙げられます。

連絡帳への記録を手書きで行っている事業所では、定型文を全てのデイサービス利用者に対して書かなければならない記録業務があります。

この記録業務に職員の多くの時間を費やし、業務負担の増加と直接的な介護サービスに費やせる時間が少ないことが問題となっていました。

あるデイサービスでは実際にタブレットを導入し、連絡帳の記録業務を手書きからタブレット操作と印刷に変更することで大幅な業務改善がなされ、職員負担の軽減とサービスの質向上が達成されました。

このように、介護現場へのタブレット導入は、さまざまな課題解決への貢献が期待できます。

タブレットの導入は、業務効率化、負担軽減、介護サービスの質の向上などのメリットをもたらし、介護事業所の職員が直面する問題に有効な解決策を提供することでしょう。

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デイサービスでタブレットを導入するメリットとは

デイサービスでタブレットを導入すると、さまざまなメリットを得られますが、主となるのは以下の3つです。

• 記録業務の時間短縮と正確性の向上
• スタッフと利用者のコミュニケーション促進
• クラウドによるデータ管理で災害時の対策に

上記の3つのメリットに焦点を当てて詳しく解説します。

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記録業務の時間短縮と正確性の向上

タブレットを用いたデジタル記録システムは、紙ベースの記録に比べて時間を大幅に短縮でき、正確に記録しやすくなります。

タッチスクリーンを通じて直接入力できるため、記録作業にかかる時間が短縮され、クラウド管理をすれば転記する必要も無くなります。また、テンプレートやチェックリストを活用することで、記録漏れや記入間違いを減らすこともできるでしょう。

さらに、情報がデジタル化されると過去の記録を容易に検索しやすくなり、職員が必要とする情報を素早く見つけ出すことができます。

介護現場のIT化に関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
▶介護現場のIT化のメリット｜改善可能な業務・導入手順・課題とは

スタッフと利用者のコミュニケーション促進

タブレットは、職員と利用者間のコミュニケーションを促進する効果的なツールにもなります。

たとえば、タブレットで写真やビデオを利用者に見せることで話題をお互いに理解しやすくなり、会話などのコミュニケーションに役立てることができるでしょう。

また、認知症予防アプリや脳トレアプリなどを介して、簡単なレクレーションの参加を促すことも可能です。

タブレットをうまく活用することで、利用者との交流のきっかけを作り出し、精神的健康の支援に役立てることができます。

コミュニケーションの重要性は以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
▶介護のコミュニケーションの重要性｜話題作り・大切な技法とコツとは

クラウドによるデータ管理で災害時の対策に

タブレットとクラウドを使ったデータ管理は、利用者情報を安全に守り、場所を選ばずにデータを活用できるようにします。

クラウドに保存されたデータは、災害時でも消失することがなく、どこからでもアクセス可能です。また、タブレットは持ち運びしやすいため、緊急時には重要な情報を持ち出しやすく迅速な対応を可能にします。

このように、クラウド管理は災害時のデータ保護と介護サービスの継続性確保の両方をサポートできるメリットがあるでしょう。

デイサービス現場から学ぶタブレット導入事例

デイサービスの現場では、タブレットの活用が業務効率向上やサービスの質の改善に役立っています。

以下で具体的な改善事例を紹介します。

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二度書きの削減と情報共有のスムーズ化

デイサービスの現場では、業務日誌や連絡帳などの各種記録用紙への二度書きが業務負担となっているケースは少なくないでしょう。タブレットの導入により、文章をデジタル化することで、二度書きの手間を削減し、情報共有をスムーズにできます。

職員はタブレットを使用してリアルタイムで情報を入力し、更新することができるため、記入作業の重複がなくなり、ムダな時間の節約にもつながるでしょう。

たとえば、メモに情報を書き、その後にカルテと共有ノートに転記するなどといった効率の悪い作業を無くすことができます。

また、情報が一元管理できるため、スタッフ間での情報共有が容易かつ的確になります。ムダな作業が省かれることで、利用者へ対応する時間も増え、介護サービスの質の向上にもつながるでしょう。

業務効率化に関しては以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご一読ください。
▶介護業界の業務改善のアイデア｜具体的な業務改善ステップ・現場のストレスを減らすポイント

事故リスク軽減に貢献するタブレット活用術

デイサービスでのタブレット活用は、事故リスクの軽減にも大きく寄与します。紙ベースもしくはPCでの情報管理をしている場合、職員は利用者の情報を確認するために、事務所など指定の場所に戻る必要があります。

しかし、持ち運びやすいタブレットを導入することで、場所を問わずに情報を確認できるようになるでしょう。

タブレットを活用した情報管理システムは、利用者から目を離す時間が減少し、安全なケアの提供につながります。

さらに、タブレットを使うことで利用者の健康状態や日々の変化をリアルタイムで記録でき、情報を簡単に引き出せるようになります。

情報管理が行いやすくなることで、異常があった場合にも迅速な対応が可能になるでしょう。

若い職員のモチベーションアップと求人への好影響

若い世代の職員はタブレットやデジタルツールなどに抵抗を感じにくく、むしろデジタルツールを活用できる効率的で働きやすい環境は、モチベーションアップを促すことでしょう。

タブレットの導入などによるデジタル化の取り組みは、事業所が先進的であるというイメージを与えます。

新しい技術に対して前向きな取り組みをしている事業所の姿勢は、求人応募者に対しても魅力的なメッセージとなるでしょう。

タブレット導入の取り組みは、より多くの若い人材を引き付け、組織全体のサービスの質の向上につながります。

タブレット導入における注意点

デイサービスにおけるタブレット端末の導入は、日々の業務の効率化や人員不足問題の解決に大きく寄与します。

しかし、導入にあたってはいくつかの注意点があります。

注意点を理解し、適切に対応することで、タブレット導入のメリットを最大限に引き出すことができます。

以下にタブレット導入における注意点について詳しく解説しますのでご参考ください。

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• タブレットだけでなく「介護ソフト」が必要

タブレット端末は、単なる機械に過ぎません。実際に介護現場での業務効率化を図るためには「介護ソフト」の導入が必要です。介護ソフトは、記録のデジタル化、スケジュール管理、ケアプラン作成など、日々の介護業務をサポートする多様な機能を提供します。事業所の規模や必要とする機能、予算など事業所の事情に合わせて最適な介護ソフトを選択し、導入する必要があります。

• 必要台数と維持管理費を計算しておく

タブレット導入にあたっては、必要台数の計算と維持管理費用の見積もりが重要になります。利用者や職員の人数、事業所の運営スタイルに応じて、適切な台数を計算する必要があります。また、導入後もバージョンアップや故障時の買い替えの費用、さらには日常的なメンテナンスにかかるコストを考慮に入れた予算管理が必要です。

• 操作の習熟まで時間がかかると工数が増える

タブレット端末や介護ソフトの導入をしても全員がすぐに操作に慣れることは難しく、習熟するまでの間は一時的に業務効率が低下することも考えられます。

適切に効率化を図るためには、研修などの時間を設けて、職員の教育をする必要があるでしょう。

Rehab Cloud デイリーの導入事例

Rehab Cloud デイリーは、導入された多くの介護事業所において、業務効率向上や人員不足の問題解決、そして職員と利用者のコミュニケーション促進などの介護サービスの質の向上に大きなメリットをもたらしています。

Rehab Cloud デイリーを導入した場合にどのようなメリットが得られるのかについて、以下で具体的な事例を紹介します。

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株式会社ミストラルサービス様

株式会社ミストラルサービスでは、Rehab Cloud デイリーの導入により、パソコン操作に不慣れな50代の職員でも介護ソフトがスムーズに扱えるようになりました。

わかりやすく直感的に動かせる操作性によって、パソコンなどの機器が苦手な職員でも記録業務が効率的かつ抜け漏れなく行えるようになったのです。

多くの職員が介護ソフトを使いこなすことができるようになったことにより業務が効率化され、職員と利用者との会話の時間が増加し、より質の高い介護サービスの提供が可能になりました。

さらに詳しい内容については、以下をご参考ください。

▶タブレット世代でない50代職員もスムーズに扱える！利用者との会話も増加

有限会社佐藤タイヤ商会様

有限会社佐藤タイヤ商会では、45名分の連絡帳を紙ベースでの手書き作業からRehab Cloud デイリーを活用したデジタルな記録に切り替えることで、記録作成時間が大幅に短縮されました。

Rehab Cloudデイリーの機能の1つである定型文登録やまとめて入力などをうまく活用することで、操作は簡単なチェックのみで済み、文章を書くことが苦手な職員でも効率的に記録することができます。

記録業務が効率化すると、職員は利用者とのコミュニケーションにゆとりを持つことができるようになり、サービスの質の向上につながりました。

また、時間帯絞り込み機能により利用時間ごとに必要な書類を簡単にピックアップできるようになったことも、業務効率化に大きな貢献をしています。

さらに詳しい内容については、以下をご参考ください。

▶実施記録・連絡帳作成時間が1/2に短縮！職員の負担が大幅減

有限会社メディカルマーチン様

有限会社メディカルマーチンでは、Rehab Cloud デイリーの導入により、記録作業の時間が従来の1/3に短縮され、残業が減少しました。

視覚的な操作性と簡単なタップ操作により、手書きに慣れている職員であっても、抵抗感なくシステムを受け入れることができ、業務効率が大幅に向上しました。

さらに、Rehab Cloud デイリーを導入することで利用者が休んだ場合における振替設定が容易になりました。

書類業務が負担になっている職場の場合、振替のための作業などに時間をさらに奪われてしまい、ミスなどが生じやすくなります。

Rehab Cloud デイリーは記録業務のみでなく振替の設定も簡単に行えるため、稼働率の改善にも役立つのです。

さらに詳しい内容については、以下をご参考ください。

▶記録時間が1/3に軽減！運営体制を見直すゆとりができた

デイサービスにおけるタブレット導入は課題解決の要になる

デイサービスにおけるタブレット導入は、業務の効率化、人員不足への対応など多面的なメリットをもたらします。

本記事で紹介してきた、タブレット導入による記録業務の時間短縮や正確性の向上、事故リスクの軽減などの具体的な成果は、事例を通してその効果がみてとれるでしょう。

しかし、タブレット導入によって課題解決を達成するまで道のりは簡単ではありません。

計画的な導入と継続的な評価と改善が必要であり、注意点を踏まえた上での取り組みが求められます。

タブレット導入などの先進的な取り組みは、介護サービスの質の向上とサービス提供体制の強化へとつながるでしょう。