介護ソフトのデータ移行はどこまでできる？注意点と安全に引き継ぐ方法

介護ソフトのデータはどこまで移行できる？

介護ソフトを乗り換える際は、どのようなデータが移行できるのか以下で解説します。

すべてのデータ移行は難しい

まず前提として、介護ソフトの乗り換えの際に、すべてのデータ移行を行うのは難しいです。なぜなら、移行元と移行先のソフトによって、保存できるデータやフォーマットが異なるからです。場合によっては、全くデータが移行できない可能性も考えられます。

移行の対象になる主な項目

介護ソフトのデータ移行の対象となるのは、主に以下の情報です。

• 利用者の名前や住所といった基本情報
• 介護保険情報
• 家族の情報
• 銀行口座の情報
• 介護計画書
• 介護事業所の情報
• 居宅介護支援事業所とケアマネジャーの情報

業務に必要な情報が、データ移行の対象になります。

移行元の介護ソフトからすべてのデータを移行する必要はありません。文書保存の義務を満たすのであれば、必要な書類をPDFで出力して保存しましょう。

移行の方法と費用

介護ソフトのデータ移行には、主に3つの方法があります。

• 移行元の介護ソフトから出力したCSVを、移行先に自分で取り込む
• 移行先の介護ソフトの提供会社に、取り込みを任せる
• 移行先の介護ソフトに手で入力する

CSVは、Excelなどの表計算ソフトで開ける形式のファイルです。利用者情報や介護保険情報といった基本情報は、CSVで移行できる場合が多く見られます。多くの介護ソフトがCSVでの出力と取り込みに対応しており、手入力より手間と時間を抑えられます。

CSVで移せない項目は、手で入力します。どの項目でも移せますが、量が多いほど時間と労力がかかります。

費用も、無料のもの、有料のもの、移行する範囲によって無料と有料が分かれるものがあります。

移行できる範囲は介護ソフトによって3つのパターンにわかれる

2026年10月時点で、主な介護ソフト6製品の公開情報を確認したところ、移行できる範囲は、主に次の3つのパターンに整理されます。

パターン	移行できる主な項目
基本情報のみ	利用者の氏名・住所など
介護保険の情報まで	基本情報に加えて、介護保険の情報
ケアマネジャーの情報まで	基本情報と介護保険の情報に加えて、居宅介護支援事業所の事業所名・事業所番号、ケアマネジャー

どのパターンでも、事業所のサービス種類まで移ると明記したものは見当たりませんでした。移行後に手入力が必要になるものとして、準備しておきましょう。

※各社の公式サイトなどで公開されている情報だけをもとに整理しています。公開情報に記載がない項目でも、実際には対応していたり、個別の相談で対応できる場合もあるかと思います。

「データ移行に対応」とあっても、移る項目を1つずつ確かめる

「データ移行に対応」「乗り換えを無料でサポート」と書かれていても、移るのは基本情報と介護保険の情報まで、ということがあります。移行元のソフトによっては移せない項目がある、と注記している介護ソフトもあります。

項目の書き方にも注意が必要です。公開情報では項目が「〜など」とまとめて書かれていることがあり、住所や電話番号まで移るかは表記だけではわかりません。

移らない項目は手入力になり、事業所番号を打ち間違えると請求の返戻につながります。請求明細書の事業所番号やサービス種類が、居宅介護支援事業所の給付管理票と食い違うと、請求は返戻になります。

参照：請求エラーへの対処（秋田市）

乗り換え先の候補には、次の点を項目ごとに確認しましょう。

• 介護保険の情報、居宅介護支援事業所とケアマネジャー、事業所番号のうち、どれが移るか
• 利用者ごとの担当ケアマネジャーまで移るか
• 「〜など」に含まれる項目は何か
• 今使っている介護ソフトからの移行に対応しているか
• 前の介護ソフトから何を出力し、加工が要るか
• 移行の対象外になるサービスや利用者はあるか
• 移行にかかる期間と、どこまでが無料か

リハブクラウドで移行できる範囲

リハブクラウドでは、前の介護ソフトから出力した請求関連のファイル（国保連への伝送用CSVや請求明細書など）をもとに、データを移行できます。基本情報、介護保険の情報、ケアマネジャーの情報に加えて、事業所のサービス種類と事業所番号まで引き継げます。

移行できる主な項目は次のとおりです。（2026年10月時点）

• 利用者の基本情報
• 介護保険の情報
• 居宅介護支援事業所とケアマネジャー（利用者ごとの担当を含む）
• 事業所のサービス種類と事業所番号

番号を打ち直さないため、打ち間違いによる返戻やLIFEへの提出エラーを防げます。ファイルは前の介護ソフトから出力したまま使えるので、形式を合わせる加工は要りません。請求関連のファイルからの移行は、1日程度で終わります。

職員の情報や日常生活費、口座の情報などは、移行後に登録する流れになります。また、移行する範囲によって、一部有料のサポートになります。

介護ソフトのデータ移行における注意点

介護ソフトのデータ移行を行う際の注意点について解説します。

新しい介護ソフトとの違いを確認する

移行元の既存の介護ソフトと新しい移行先の介護ソフトの違いについて、まず確認しましょう。介護ソフトの仕様やどのくらいのデータ量があるのか、最低限把握する必要があります。既存ソフトとの違いが理解できていると、データ移行の対象の選定もスムーズに行えるでしょう。

データのフォーマットを合わせる

新しい介護ソフトに問題なく取り込めるように、CSVのデータのフォーマットの調整を行います。

既存の介護ソフトから、どのような形式でCSVが出力できるのか確認します。そして、新しい介護ソフトのCSVの取り込み方式を確認し、必要に応じてデータのフォーマットを調整します。一度にすべて取り込むのではなく、想定通りに取り込めるか少量でテストすることも大切です。

バックアップの取得を必ず行う

介護ソフトのデータ移行を行う際は、必ずバックアップを取得しましょう。データ移行を行う際は、取り込みデータの不備や人的なミスによってトラブルが発生する可能性があります。そのような不測の事態が発生した際に、作業前の状態に戻せるようにバックアップを取得する必要があります。

データ移行のテストを行う

データ移行の本番作業を行う前に、必ずテストを行いましょう。CSVファイルを使った移行や手作業によるデータ入力を行う場合でも、想定通りに作業が行えることを確認します。準備をしていても、実際の作業を行うと何かしらの想定外は発生するものです。事前にそのような事態を解決することが、介護ソフトのデータ移行を成功させる大切なポイントです。

移行前と移行後のデータの整合性を確認する

データの移行後は、移行前とのデータの整合性を確認しましょう。データの取り込みができて完了ではなく、既存の介護ソフトと同じ内容でデータ移行できていることが重要です。データの差分のチェックを行い、間違いがないことを確認します。

他のシステムと連携させている場合には、事前に提供している会社に相談し、滞りなく業務が行えるようにサポートを依頼することも大切です。

並行して運用を行って段階的に移行する

データ移行後は、既存の介護ソフトと新しい介護ソフトを並行して運用して段階的に移行します。

新しい介護ソフトを運用するためには、職員の教育も必要です。職員が新しい介護ソフトを使いこなすには、基本操作を覚えたり、新しい業務フローに対応したりといったことが求められます。

以前の介護ソフトに戻せるようにしておけば、トラブルが発生したときにすぐに前のフローで対応できます。それにより、業務が滞るリスクを回避できるでしょう。

介護ソフトのデータ移行を成功させるポイント

介護ソフトのデータ移行を成功させるための2つのポイントについて解説します。

介護ソフトのデータ移行に関するスケジュールを設定する

介護ソフトのデータ移行を成功させるには、スケジュールをしっかりと設定することが大切です。関係者がスケジュールに対する共通認識を持っていると、スムーズにデータ移行が進められます。

スケジュールを作成する際には、全工程の洗い出しを行って大枠を作成し、細分化して具体的なタスクまで落とし込むとよいでしょう。

▼関連記事
介護ソフトの失敗しない乗り換え方法！やるべきこと・選び方・手順について解説

データ移行のサポートを行っている介護ソフトを選ぶ

手厚いサポートを行ってくれる介護ソフトを選ぶと、安心してデータ移行が行えます。どのようなデータが移行できるのか、CSVファイルによる取り込みなのか、手作業での入力が必要なのか、どのくらいの期間が必要かなど相談できると、迷わずに作業が進められます。

リハブクラウドでは、利用者情報の移行を始めとした導入支援のサービスを提供。データ移行だけでなく、導入・定着・活用までフォローする充実したサポート体制が用意されています。

リハブクラウドのサポート体制の詳細は、以下からご確認いただけます。

▶サポート体制｜リハブクラウド

データ移行はサポートが充実した介護ソフトで

介護ソフトのデータ移行は、移行するデータを決めたり、新しい介護ソフトの仕様を確認したりなど準備に時間がかかります。また、データを手作業でコンピュータに入力してデータを移行する場合には、その対応にもリソースが割かれるでしょう。

また、データ移行を行うだけでなく、新しい介護ソフトでも問題なく業務が行えることが大切です。そのようなデータ移行の作業を安心して行いたいのであれば、サポート体制が充実した介護ソフトを選びましょう。計画の段階から活用までサポートしてくれる介護ソフトを選ぶと、乗り換えによるさらなる業務の効率化を実現できる可能性が高まります。